WEG Selbstverwaltung: So organisieren Eigentümer die Verwaltung in Eigenregie

Was Eigentümer vor dem Start wissen müssen

Die Suche nach einer passenden Hausverwaltung wird für viele Wohnungseigentümergemeinschaften zur Geduldsprobe: Absagen, Wartelisten, steigende Honorare – und oft bleibt trotzdem das Gefühl, zu wenig Einblick in Konten, Rücklagen und Maßnahmen zu haben.

Genau deshalb gewinnt ein Modell stark an Bedeutung: WEG Selbstverwaltung.

Selbstverwaltung lässt sich heute modern und digital organisieren. Statt Ordnern, Excel-Listen und vielen Einzelabstimmungen entstehen klare Abläufe, die für alle Eigentümer transparent sind: Entscheidungen sind nachvollziehbar dokumentiert, Dokumente zentral verfügbar – und der Alltag der WEG wird strukturiert und sauber abgebildet.

Was genau ist WEG Selbstverwaltung?

Unter WEG Selbstverwaltung (oft auch „WEG Eigenverwaltung“ oder „Hausverwaltung in Eigenregie“) versteht man, dass die Eigentümergemeinschaft die organisatorischen Aufgaben nicht an eine klassische Vollverwaltung abgibt, sondern in der Gemeinschaft steuert.

In der Praxis gibt es zwei Denkweisen:

• Selbst verwalten heißt entscheiden: Eigentümer behalten die Prozesshoheit (Finanzen, Beschlüsse, Maßnahmen) in der WEG.
• Selbst verwalten heißt nicht alles selbst machen: Routine lässt sich heute sehr gut digital abbilden, sodass Selbstverwaltung übersichtlich bleibt.

Ein zentraler Aspekt ist die Vertretung nach außen: In der Praxis bewährt es sich, eine klare interne Zuständigkeit zu definieren. So ist jederzeit eindeutig geregelt, wer für die Gemeinschaft koordiniert und nach außen auftritt.

Für wen eignet sich WEG Selbstverwaltung besonders?

Viele Eigentümergemeinschaften entscheiden sich heute ganz bewusst für WEG Selbstverwaltung – nicht als Ausweichlösung, sondern weil sie Transparenz, Mitbestimmung und Tempo in die eigenen Hände nehmen möchten.

Typisch passend ist Selbstverwaltung, wenn:

• Ihre WEG zwischen 2 und 40 Einheiten hat (auch darüber hinaus sehr gut machbar),
• Eigentümer mehr Einblick in Belege, Konten, Rücklagen und Maßnahmen wünschen,
• Es in der WEG eine oder mehrere koordinierende Personen gibt,
• Die Gemeinschaft Kosten planbarer machen und die Immobilie aktiv steuern möchte.

Drei Modelle im Vergleich: Vollverwaltung, digitale Vollverwaltung, betreute Selbstverwaltung

Im Kern gibt es drei Modelle – mit klar unterschiedlichen Folgen für Kontrolle, Tempo und Einblick der Eigentümer.

In 5 Schritten in die WEG Selbstverwaltung

Der Wechsel klingt oft größer, als er in der Praxis ist – wenn man ihn strukturiert angeht.

1) Ausgangslage klären

• Welche Unterlagen liegen vollständig vor (Verträge, Beschlusssammlung, Abrechnungen, Kontozugänge)?
• Welche Aufgaben sind wiederkehrend (Zahlungen, Rücklagen, Versammlung, Beschlüsse)?

2) Zuständigkeit definieren

Damit der Alltag der WEG klar organisiert ist, wird eine interne Verwalterrolle definiert – eine oder mehrere Personen aus der WEG, die koordinieren und als feste Anlaufstelle dienen.

3) Beschluss sauber vorbereiten

Wenn eine Eigentümerversammlung einberufen werden muss, gelten ein paar Grundregeln (z. B. Textform und in der Regel drei Wochen Einladungsfrist).
Gut zu wissen: Fehlt ein Verwalter, kann die Versammlung unter den Voraussetzungen des § 24 Abs. 3 WEG auch durch Beirat/Beiratsvorsitz oder einen ermächtigten Eigentümer einberufen werden.

4) Prozesse digital abbilden

Der Hebel für „ruhige“ Selbstverwaltung ist fast immer derselbe:

• Finanzen (Zahlungen, Zuordnung, Rücklagen)
• Dokumente (ein zentraler Ort, für alle Eigentümer zugänglich)
• Beschlüsse & Protokolle (standardisiert, nachvollziehbar archiviert)

5) Starten – und den Alltag stabil machen

Ab jetzt wird nicht „mehr“ gemacht, sondern anders organisiert: weniger Suchen, weniger Rückfragen, mehr Transparenz im System. Umlaufbeschlüsse und digitale Beteiligung können zusätzlich helfen, Themen schneller zu entscheiden – je nach Beschlusslage.

Was in der Selbstverwaltung wirklich zählt

Hier zeigt sich, wie reibungsarm Selbstverwaltung im Alltag läuft – oft sind es wenige, klare Standards, die sofort spürbar mehr Ruhe und Übersicht bringen.

1) Ein Finanztakt, den alle verstehen

Ein sauberer Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Rücklagen ist die Grundlage jeder ordnungsgemäßen Verwaltung – inklusive Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung.

2) Dokumente zentral, nicht verteilt

Ein System, in dem Beschlüsse, Angebote, Verträge und Belege sofort auffindbar sind, spart im Alltag mehr Zeit als jede „Extra-Runde“ im Beirat.

3) Beschlüsse als Prozess, nicht als PDF

Beschlüsse sind nicht nur „ein Ergebnis“, sondern ein Ablauf: Vorbereitung, Beschlussfassung, Protokoll, Umsetzung, Ablage. Wenn das standardisiert ist, wird Verwaltung ruhig.

Betreute Selbstverwaltung: Wie dotega das Modell praktisch macht

Klassisch verstand man unter WEG Eigenverwaltung oft: Ein engagierter Eigentümer erledigt Abrechnungen, schreibt Protokolle, hält Versammlungen ab – mit Word, Excel und viel Freizeit. Die moderne Variante funktioniert anders: Eine Plattform übernimmt Routinen, Eigentümer steuern die Entscheidungen.

dotega spricht deshalb von betreuter Selbstverwaltung: Die WEG verwaltet sich selbst, steht dabei aber nicht allein.

Was das in der Praxis heißt:

• Automatisierte Buchhaltung & Rechnungsabwicklung (Bankenintegration, Zuordnung, nachvollziehbar erfasst)
• Wirtschaftsplan & Jahresabrechnung automatisiert erstellt
• Eigentümerversammlung digital organisieren – Einladung, Beschlüsse, Protokoll an einem Ort
• Eigentümerzugänge für alle: volle Transparenz über Vorgänge der WEG
• Fester, zertifizierter dotega WEG-Experte bzw. eine zertifizierte WEG-Expertin an Ihrer Seite

Selbstverwaltung ist kein „Verwalter weg“-Experiment, sondern ein professionelles Setup: Eigentümer entscheiden selbst, Prozesse laufen strukturiert, Informationen sind jederzeit verfügbar.

Fazit

WEG Selbstverwaltung ist für viele Eigentümergemeinschaften heute der direkte Weg zu mehr Transparenz, mehr Mitbestimmung und klarer Steuerung der eigenen Immobilie. Wer die Verwaltung in der Gemeinschaft organisiert, sieht schneller, was passiert – und kann Entscheidungen fundiert und nachvollziehbar treffen.

Mit betreuter Selbstverwaltung wird daraus ein professionelles Setup: Sie behalten die Kontrolle, digitale Prozesse sorgen für Übersicht – und ein fester, zertifizierter WEG-Experte bzw. eine zertifizierte WEG-Expertin begleitet den Wechsel und den laufenden Betrieb.

Wenn Sie gerade überlegen, ob das zu Ihrer WEG passt, starten Sie pragmatisch: Legen Sie Rollen fest, schaffen Sie einen zentralen Ort für Dokumente und Finanzen – und bauen Sie Ihre Abläufe dann Schritt für Schritt aus. Genau so wird Selbstverwaltung dauerhaft einfach, transparent und planbar.