Hausverwaltung kündigt: Was Ihre WEG jetzt tun muss – der Sofortplan

Kein Einzelfall: Warum immer mehr Verwaltungen kündigen

Zuerst die wichtigste Nachricht: Ihre Gemeinschaft ist nicht allein. Die Zahl der Hausverwaltungen in Deutschland ist in wenigen Jahren von rund 24.000 auf unter 22.000 gesunken, rund ein Viertel der offenen Stellen in der Branche bleibt unbesetzt. Viele Verwaltungen verkleinern deshalb ihren Bestand – und trennen sich zuerst von den Objekten, die wirtschaftlich am wenigsten attraktiv sind: kleinen und mittelgroßen WEGs mit 2 bis 40 Einheiten.

Die Kündigung hat also in den meisten Fällen nichts mit Ihrer Gemeinschaft zu tun. Sie ist Ausdruck eines strukturellen Branchenproblems. Das ändert allerdings nichts an der praktischen Konsequenz: Ab dem Stichtag ist niemand mehr da, der Rechnungen bezahlt, die Buchhaltung führt, die Versammlung einberuft oder die Jahresabrechnung erstellt.

Genau deshalb zählt jetzt strukturiertes Vorgehen statt Panik. Die gute Nachricht: Mit einem klaren Plan ist die Situation gut beherrschbar – und für viele Gemeinschaften ist die Kündigung rückblickend sogar der Anstoß zu einer besseren, günstigeren und transparenteren Lösung gewesen.

Kurzantwort: Was muss eine WEG nach der Kündigung der Hausverwaltung tun?

Die wichtigsten Schritte im Überblick:

• Kündigung prüfen: Frist und Wirksamkeit kontrollieren – Verwaltervertrag und Bestellung sind zwei verschiedene Dinge.
• Eigentümer informieren: Alle Miteigentümer sofort in Kenntnis setzen und eine Versammlung planen.
• Übergabe vorbereiten: Vollständige Herausgabe aller Unterlagen, Konten und Zugänge einfordern.
• Konten sichern: Kontovollmachten regeln, damit laufende Zahlungen (Versicherung, Energie, Handwerker) weiterlaufen.
• Nachfolge entscheiden: Neue externe Verwaltung suchen, einen Eigentümer als internen Verwalter bestellen – oder in die betreute Selbstverwaltung wechseln.

Wichtig: Eine WEG ist auch ohne Verwalter handlungsfähig. Die Eigentümerversammlung kann weiterhin einberufen werden und Beschlüsse fassen.

Erste Einordnung: Was die Kündigung rechtlich bedeutet

Bevor Hektik entsteht, lohnt ein genauer Blick auf das Kündigungsschreiben. Rechtlich sind zwei Ebenen zu unterscheiden:

Der Verwaltervertrag regelt das Schuldverhältnis zwischen WEG und Verwaltung – hier gelten die vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen. Die Bestellung ist der organschaftliche Akt, mit dem die Verwaltung ihr Amt innehat. In der Praxis enden beide meist zusammen, aber die Details stehen im Vertrag.

Das sollten Sie jetzt prüfen:

• Zu welchem Datum endet die Verwaltung? Ordentliche Kündigungen haben Fristen – oft drei bis sechs Monate. Diese Zeit ist Ihr Handlungsfenster.
• Ist die Kündigung wirksam? Form und Frist müssen dem Vertrag entsprechen.
• Welche Pflichten bestehen bis zum Ende? Bis zum letzten Tag muss die Verwaltung ordnungsgemäß arbeiten – inklusive der Vorbereitung einer geordneten Übergabe.

Ein wichtiger Punkt zur Beruhigung: Auch nach dem Ausscheiden der Verwaltung ist die WEG nicht führungslos. Nach § 24 Abs. 3 WEG kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen. Die Gemeinschaft bleibt voll handlungsfähig.

Die ersten 14 Tage: Sofortmaßnahmen für Ihre WEG

In den ersten zwei Wochen nach der Kündigung zählt vor allem eines: die Weichen richtig zu stellen. Die Langfrist-Entscheidung hat danach noch Zeit.

1) Alle Eigentümer informieren

Transparenz von Anfang an verhindert Gerüchte und Alleingänge. Ein kurzes Schreiben oder eine E-Mail an alle Miteigentümer mit den Fakten: Wer hat wann zu welchem Termin gekündigt, was passiert als Nächstes.

2) Eine Versammlung ansetzen

Die Nachfolge-Entscheidung gehört in die Eigentümerversammlung. Die Einladung sollte frühzeitig erfolgen – mit der Nachfolgefrage als konkretem Tagesordnungspunkt.

3) Fristen und Stichtage notieren

Wann endet die Verwaltung? Wann ist die nächste Jahresabrechnung fällig? Laufen Verträge (Versicherung, Wartung, Energie) über die Verwaltung? Diese Termine bestimmen Ihren Zeitplan.

4) Kontenzugriff klären

Das WEG-Konto gehört der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Klären Sie, wer nach dem Ausscheiden Kontovollmacht hat, damit Versicherungsbeiträge, Energiekosten und Handwerkerrechnungen weiter bezahlt werden können.

5) Übergabe schriftlich einfordern

Fordern Sie die vollständige Übergabe aller Unterlagen schriftlich und mit Frist ein – idealerweise so, dass sie vor dem letzten Arbeitstag der Verwaltung abgeschlossen ist.

Die Übergabe: Diese Unterlagen muss die alte Verwaltung herausgeben

Die ausscheidende Verwaltung ist verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft herauszugeben – sie gehören der WEG, nicht der Verwaltung. Eine vollständige Übergabe umfasst:

Bereich	Unterlagen
Finanzen	Kontounterlagen, Buchhaltung, offene Forderungen, Jahresabrechnungen der Vorjahre, aktueller Wirtschaftsplan
Beschlüsse	Beschlusssammlung, Versammlungsprotokolle
Verträge	Versicherungen, Wartungsverträge, Energieversorger, Dienstleister
Objekt	Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Baupläne, Schlüssel
Laufendes	Offene Vorgänge, Schadensfälle, Handwerkeraufträge, Korrespondenz
Digital	Zugänge zu Portalen, Zählerdaten, Dokumentenarchive

Praxis-Tipp: Erstellen Sie ein Übergabeprotokoll und lassen Sie es von beiden Seiten unterzeichnen. Fehlende Unterlagen fallen sonst oft erst Monate später auf – zum Beispiel, wenn die nächste Jahresabrechnung erstellt werden muss und Belege fehlen.

Besonders kritisch: die Jahresabrechnung für das laufende oder vergangene Jahr. Klären Sie ausdrücklich, wer sie erstellt. Nach der Rechtsprechung des BGH ist grundsätzlich der Verwalter zuständig, der zum Zeitpunkt der Fälligkeit im Amt ist – bei einem Wechsel kann die Pflicht also auf die Nachfolgelösung übergehen. Umso wichtiger, dass die Buchhaltungsdaten vollständig übergeben werden.

Warum die Suche nach einer neuen Verwaltung oft scheitert

Der naheliegende erste Gedanke nach einer Kündigung: schnell eine neue Verwaltung finden. Die Realität sieht für viele Gemeinschaften ernüchternd aus.

Auf rund 1,5 Millionen Eigentümergemeinschaften kommen nur noch knapp 22.000 Verwaltungen – rechnerisch betreut jede Verwaltung fast 280 Wohnungen. Die Folge: Gerade kleine und mittelgroße WEGs erhalten auf ihre Anfragen reihenweise Absagen („zu klein, lohnt sich nicht“) oder sogenannte Abwehrangebote mit Honoraren, die weit über dem Marktüblichen liegen. Mindestpauschalen von 150 bis 250 Euro pro Monat sind selbst bei zwei oder drei Einheiten keine Seltenheit.

Das heißt nicht, dass die Suche aussichtslos ist. Aber es heißt: Ihre WEG sollte parallel eine zweite Option prüfen, statt Monate in eine Suche zu investieren, die möglicherweise ins Leere läuft – während die Übergangszeit ungenutzt verstreicht.

Die drei Optionen Ihrer WEG im Vergleich

Nach der Kündigung stehen realistisch drei Wege offen:

Kriterium	Neue externe Verwaltung	Reine Selbstverwaltung	Betreute Selbstverwaltung
Verfügbarkeit	schwierig, v. a. für kleine WEGs	sofort möglich	sofort möglich
Kosten pro Einheit/Monat	oft 30–40 € und mehr	nahezu 0 €, aber sehr hoher Eigenaufwand	ab ca. 9,80 €
Aufwand für Eigentümer	gering	sehr hoch (Buchhaltung, Recht, Fristen)	gering (ca. 20–35 Min./Monat)
Fachliche Absicherung	durch Verwaltung	keine	zertifizierte WEG-Experten
Transparenz	niedrig	mittel (nur die ausführende Person hat die volle Transparenz)	hoch, alle Daten von allen Eigentümern digital einsehbar
Kontrolle	bei der Verwaltung	bei der Einzelperson	bei der Gemeinschaft

Reine Selbstverwaltung – also alles komplett in Eigenregie mit Excel und Ordnern – scheitert in der Praxis oft an der Jahresabrechnung und den rechtlichen Anforderungen. Betreute Selbstverwaltung kombiniert dagegen die Eigenständigkeit der Gemeinschaft mit einer digitalen Plattform, die die Routine übernimmt, und zertifizierten Experten im Hintergrund.

→ Einen ausführlichen Überblick über die Modelle gibt der Beitrag „WEG Selbstverwaltung: So organisieren Eigentümer die Verwaltung in Eigenregie“.

Selbstverwaltung als Ausweg: einfacher als gedacht

Für viele Gemeinschaften klingt Selbstverwaltung zunächst nach Überforderung: Wer soll die Buchhaltung machen? Wer kennt sich im WEG-Recht aus? Wer erstellt die Jahresabrechnung?

Die Antwort 2026: eine Plattform – nicht eine Person. In der betreuten Selbstverwaltung übernimmt die Software die Routine: Kontobewegungen werden automatisch verbucht, die Jahresabrechnung entsteht aus den laufenden Daten, Beschlussvorlagen und Einladungen sind rechtssicher vorformuliert, und alle Eigentümer haben jederzeit denselben Einblick. Der monatliche Aufwand liegt erfahrungsgemäß bei 20 bis 35 Minuten.

Dazu kommt der entscheidende Unterschied zur reinen Eigenregie: Ein fester, zertifizierter WEG-Experte steht als persönlicher Ansprechpartner bereit und beantwortet fachliche und rechtliche Fragen innerhalb von 24 Stunden. Die Verantwortung bleibt in der Gemeinschaft – die Sicherheit kommt von Profis.

Und die Kündigungsangst? Entfällt strukturell. Eine Gemeinschaft, die sich selbst verwaltet, kann nicht noch einmal gekündigt werden.

In fünf Schritten in die betreute Selbstverwaltung

Der Wechsel ist ein klar strukturierter Prozess – und die Kündigungsfrist der alten Verwaltung ist dafür in der Regel mehr als ausreichend.

1) Kostenloses Erstgespräch

Gemeinsam klären, ob Selbstverwaltung zur Gemeinschaft passt und wie der Zeitplan bis zum Stichtag aussieht.

2) Beschluss der Gemeinschaft

Die Eigentümerversammlung beschließt den Wechsel in die Selbstverwaltung und bestellt in der Regel einen Eigentümer als internen Verwalter. Rechtssichere Beschlussvorlagen liegen bereit.

3) Übergabe von der alten Verwaltung

Unterlagen, Beschlusssammlung, Verträge und Kontodaten werden übernommen – die Übergabe-Checkliste aus diesem Beitrag dient als Grundlage.

4) Onboarding auf der Plattform

Stammdaten, Konten und Dokumente werden in dotega eingerichtet. Jeder Eigentümer erhält einen eigenen Zugang. Auf Wunsch wird das WEG-Konto auf das integrierte Kontomodell mit getrenntem Rücklagenkonto umgestellt.

5) Start zum Stichtag

Ab dem Tag, an dem die alte Verwaltung ausscheidet, läuft die Gemeinschaft in der Selbstverwaltung weiter – ohne verwalterlose Lücke.

Zwischen Erstgespräch und Start liegen in der Regel wenige Wochen. Selbst eine dreimonatige Kündigungsfrist bietet damit ein komfortables Zeitfenster.

Wie dotega WEGs nach der Kündigung auffängt

Genau für diese Situation ist die betreute Selbstverwaltung mit dotega gebaut. Was das konkret bedeutet:

• Strukturierter Übergang: Von der Übergabe-Checkliste über rechtssichere Beschlussvorlagen bis zum Onboarding – der gesamte Wechsel wird begleitet, damit keine verwalterlose Lücke entsteht.
• Auch versäumte Abrechnungen: Hat die alte Verwaltung die Jahresabrechnung nicht mehr erstellt, lässt sie sich mit dotega nachträglich aus den übernommenen Daten erzeugen – ein häufiges Problem nach Kündigungen.
• WEG-Konto integriert: In Kooperation mit der Volksbank am Württemberg steht ein Kontomodell mit getrenntem Giro- und Rücklagenkonto bereit, direkt in die Plattform eingebunden.
• Alles an einem Ort: Buchhaltung, Beschlüsse, Dokumente, Eigentümerkommunikation – zentral, digital, für alle Eigentümer einsehbar.
• Fester WEG-Experte: Ein zertifizierter Hausverwalter als persönlicher Ansprechpartner, Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.
• Planbare Kosten: ab 9,80 € pro Einheit und Monat – bis zu 70 Prozent günstiger als eine klassische Vollverwaltung, ohne Einrichtungsgebühren im Kleingedruckten.

Viele Gemeinschaften haben die Kündigung der alten Verwaltung rückblickend als Befreiung erlebt: weg von Intransparenz und Wartezeiten, hin zu einer Lösung, bei der die Gemeinschaft selbst entscheidet – mit professioneller Struktur im Rücken.

Die ersten Wochen entscheiden

Die Kündigung der Hausverwaltung ist ein Schreck, aber kein Notfall ohne Ausweg. Entscheidend sind die ersten Wochen: Kündigung und Fristen prüfen, alle Eigentümer informieren, die Übergabe vollständig und schriftlich einfordern, Kontenzugriff sichern – und dann in Ruhe über die Nachfolge entscheiden.

Realistisch stehen drei Wege offen: die Suche nach einer neuen externen Verwaltung (für kleine WEGs zunehmend schwierig), die reine Eigenregie (fachlich riskant) oder die betreute Selbstverwaltung, die Eigenständigkeit mit digitaler Struktur und zertifizierter Begleitung verbindet. Der Vergleich lohnt sich — wegen der Kosten, vor allem aber wegen der Frage, wer künftig die Kontrolle über die eigene Immobilie hat.

Und vielleicht die wichtigste Erkenntnis: Eine Gemeinschaft, die den Schritt in die Selbstverwaltung geht, kann nie wieder gekündigt werden. Aus der Krise wird dann ein Neuanfang mit mehr Transparenz, kürzeren Wegen und deutlich geringeren Kosten.

Wenn Ihre WEG gerade in dieser Situation steckt: Im kostenlosen Erstgespräch lässt sich schnell klären, wie der Übergang für Ihre Gemeinschaft konkret aussehen würde – und ob der Zeitplan bis zum Stichtag realistisch ist.