Eigentümerversammlung: Einladung, Fristen, Ablauf und Beschlussfähigkeit — der Leitfaden für die WEG

Die Antwort vorweg

Die Eigentümerversammlung ist das Entscheidungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft: Über alle Angelegenheiten, die die Eigentümer per Beschluss regeln können, wird nach § 23 Abs. 1 WEG in der Versammlung entschieden. Der Verwalter beruft sie mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG), die Einladung erfolgt in Textform mit einer Frist von in der Regel mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG) und muss jeden Beschlussgegenstand benennen (§ 23 Abs. 2 WEG). Ein Anwesenheitsquorum kennt das Gesetz seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 nicht mehr — die Versammlung ist immer beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen. Entschieden wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).

Wer lädt ein — und wie oft muss die Versammlung stattfinden?

Zuständig ist der Verwalter. Er beruft die Versammlung mindestens einmal jährlich ein; in selbstverwalteten Gemeinschaften übernimmt das die Person, die die Gemeinschaft nach ihrem Beschluss vertritt. Darüber hinaus gibt es zwei Wege zu einer zusätzlichen Versammlung:

• Minderheitsrecht der Eigentümer. Verlangt mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer die Einberufung in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen, muss der Verwalter einladen (§ 24 Abs. 2 WEG).
• Ersatzweise Einberufung. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, dürfen der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Genau diese Klausel macht die Selbstverwaltung möglich: Die Gemeinschaft ist nie darauf angewiesen, dass ein externer Verwalter tätig wird.

Der Termin selbst ist frei wählbar — praktisch bewährt hat sich das erste Halbjahr, weil Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan dann auf einer Versammlung erledigt werden können.

Welche Frist gilt für die Einladung?

Die Einberufung erfolgt in Textform — E-Mail genügt also, eine Unterschrift ist nicht nötig. Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG). „Soll” heißt: Eine kürzere Ladung macht die Beschlüsse nicht automatisch nichtig, sie sind aber anfechtbar, wenn die kurze Frist das Ergebnis beeinflusst haben kann. Wer die drei Wochen einhält und die Einladung nachweisbar versendet, nimmt diesem Streit von vornherein den Boden.

Inhaltlich entscheidend ist die Tagesordnung: Nach § 23 Abs. 2 WEG ist für die Gültigkeit eines Beschlusses erforderlich, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist. Jeder Eigentümer soll erkennen können, worüber abgestimmt wird — „Verschiedenes” trägt deshalb keinen Beschluss. Formulieren Sie die Punkte konkret: nicht „Fassade”, sondern „Beschluss über die Sanierung der Südfassade auf Grundlage der Angebote A, B und C”.

Ist die Versammlung beschlussfähig, wenn nur wenige kommen?

Ja. Das ist die wohl wichtigste Änderung der WEG-Reform, die am 1. Dezember 2020 in Kraft getreten ist: Die frühere Regel, nach der mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten sein musste, ist ersatzlos gestrichen. Im heutigen § 25 WEG steht keine Beschlussfähigkeitsregel mehr — die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der erschienenen Eigentümer beschlussfähig.

Für die Praxis heißt das: Zweitversammlungen („Wiederholungsversammlung mit gleicher Tagesordnung”) sind überflüssig geworden, und eine Handvoll Anwesender kann wirksam über die ganze Gemeinschaft beschließen. Das beschleunigt die Verwaltung — verlangt aber Fairness: Wer schwierige Themen auf einen Termin in den Sommerferien legt und knapp einlädt, handelt zwar formal richtig, beschädigt aber das Vertrauen in der Gemeinschaft. Gut geführte WEGs stimmen den Termin frühzeitig ab und bieten Vollmachten aktiv an.

Wie läuft die Versammlung ab?

Ein bewährter Ablauf in sechs Schritten:

1. Eröffnung und Feststellung. Der Vorsitzende eröffnet; Anwesenheit und Vollmachten werden erfasst. Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG) — in der Selbstverwaltung wählt die Gemeinschaft die Versammlungsleitung selbst.
2. Berichte. Verwaltungsbericht, Stand der laufenden Maßnahmen, Rückblick auf die Umsetzung der Vorjahresbeschlüsse.
3. Finanzen. Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan — die beiden Dauergäste jeder Tagesordnung. Beschlossen wird jeweils über die Zahlungspflichten der Eigentümer.
4. Sachthemen. Erhaltung, Sanierung, bauliche Veränderungen, Verträge. Zu jedem Punkt gehört ein ausformulierter Beschlussantrag.
5. Abstimmung und Verkündung. Der Vorsitzende zählt aus und verkündet das Ergebnis. Erst mit der Verkündung existiert der Beschluss.
6. Niederschrift. Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG).

Wie wird abgestimmt — und wer darf mitstimmen?

Entschieden wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen und Nichterschienene zählen dabei nicht mit: Bei 8 Ja-, 5 Nein-Stimmen und 6 Enthaltungen ist der Beschluss gefasst.

Das Stimmgewicht folgt dem gesetzlichen Kopfprinzip — jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, gehört eine Einheit mehreren gemeinsam, können sie nur einheitlich abstimmen (§ 25 Abs. 2 WEG). Weil die Eigentümer nach § 10 Abs. 1 Satz 2 WEG abweichende Vereinbarungen treffen dürfen, sieht die Gemeinschaftsordnung häufig etwas anderes vor: Stimmen nach Miteigentumsanteilen oder nach Wohnungen. Der Blick in die Teilungserklärung vor der Versammlung lohnt sich deshalb immer.

Punkt	Das gilt nach dem WEG
Einberufung	durch den Verwalter, mindestens einmal jährlich (§ 24 Abs. 1)
Verlangen der Eigentümer	mehr als ein Viertel, in Textform mit Zweck und Gründen (§ 24 Abs. 2)
Form der Einladung	Textform, z. B. E-Mail (§ 24 Abs. 4)
Ladungsfrist	soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4)
Tagesordnung	jeder Beschlussgegenstand muss bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2)
Beschlussfähigkeit	kein Quorum — die Versammlung ist immer beschlussfähig
Mehrheit	Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1)
Stimmrecht	eine Stimme je Eigentümer, abweichende Vereinbarung möglich (§ 25 Abs. 2)
Vollmacht	Textform genügt (§ 25 Abs. 3)
Niederschrift	unverzüglich, mit den vorgeschriebenen Unterschriften (§ 24 Abs. 6)
Anfechtung	Klage binnen eines Monats, Begründung binnen zwei Monaten (§ 45)

Zwei Sonderfälle sind wichtig. Stimmverbote: Ein Eigentümer darf nicht mitstimmen, wenn es um ein Rechtsgeschäft mit ihm selbst oder um einen Rechtsstreit gegen ihn geht (§ 25 Abs. 4 WEG) — betrifft etwa den Eigentümer, der zugleich Handwerker der Gemeinschaft ist. Vollmachten: Sie brauchen nur Textform (§ 25 Abs. 3 WEG); wer verhindert ist, kann seine Stimme also formlos per E-Mail übertragen. Vor größeren Beschlüssen ist eine Vollmachtsvorlage in der Einladung ein einfaches Mittel, die Beteiligung hochzuhalten.

Was passiert nach der Versammlung?

Drei Dinge, die häufig unterschätzt werden:

Niederschrift. Sie ist unverzüglich zu erstellen und vom Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und — falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist — auch von dessen Vorsitzendem oder Vertreter zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6 WEG). Das Protokoll dokumentiert, was beschlossen wurde; entstanden ist der Beschluss aber bereits mit der Verkündung.

Beschluss-Sammlung. Nach § 24 Abs. 7 WEG ist eine Beschluss-Sammlung zu führen: fortlaufend nummeriert, mit dem Wortlaut der verkündeten und der schriftlichen Beschlüsse sowie den Urteilsformeln einschlägiger Gerichtsentscheidungen, jeweils mit Anmerkung, wenn ein Beschluss angefochten oder aufgehoben wurde. Jeder Eigentümer kann Einsicht verlangen. Fehlt ein Verwalter, führt sie der Versammlungsvorsitzende, sofern die Gemeinschaft niemand anderen bestellt (§ 24 Abs. 8 WEG). Spätestens beim Wohnungsverkauf fragt jeder Käufer danach.

Anfechtungsfrist. Ein Beschluss bleibt gültig, solange er nicht rechtskräftig für ungültig erklärt ist (§ 23 Abs. 4 WEG). Wer ihn angreifen möchte, muss die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erheben und innerhalb von zwei Monaten begründen (§ 45 WEG). Nur Beschlüsse, die gegen unverzichtbares Recht verstoßen, sind von vornherein nichtig.

Geht es auch ohne Versammlung — oder online?

Ja, in drei Varianten:

Umlaufbeschluss. Auch ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären (§ 23 Abs. 3 WEG). Weil das bei größeren Gemeinschaften selten gelingt, erlaubt das Gesetz einen eleganten Zwischenweg: Die Versammlung kann beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. So lässt sich ein einzelnes Thema später im Umlauf entscheiden, ohne alle an einen Tisch zu holen.

Hybride Teilnahme. Die Eigentümer können beschließen, dass an der Versammlung auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilgenommen und Rechte im Wege elektronischer Kommunikation ausgeübt werden können (§ 23 Abs. 1 WEG).

Rein virtuelle Versammlung. Mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen kann die Gemeinschaft beschließen, dass die Versammlung für einen Zeitraum von längstens drei Jahren ohne physische Präsenz stattfindet (§ 23 Abs. 1a WEG); sie muss einer Präsenzversammlung bei Teilnahme und Rechteausübung vergleichbar sein. Übergangsweise gilt: Wird ein solcher Beschluss vor dem 1. Januar 2028 gefasst, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG). Ein Verstoß dagegen macht die virtuell gefassten Beschlüsse allerdings weder nichtig noch anfechtbar.

Selbstverwaltung: die Versammlung als Jahreshöhepunkt

In der Selbstverwaltung liegt die Versammlung in den Händen der Gemeinschaft — und genau das macht sie planbar. Die wiederkehrenden Bausteine sind immer dieselben: Termin und Tagesordnung festlegen, fristgerecht in Textform einladen, Beschlussanträge vorformulieren, auszählen, verkünden, protokollieren, in die Beschluss-Sammlung eintragen.

Dabei unterstützt dotega: Die Plattform hält Einladungen, Beschlüsse, Protokolle und Fristen Ihrer Gemeinschaft an einem Ort, die Beschluss-Sammlung bleibt fortlaufend gepflegt, und bei rechtlichen Fragen ist Ihr fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden erreichbar. Wie der Alltag in Eigenregie insgesamt organisiert wird, zeigt unser Leitfaden zur Selbstverwaltung in Eigenregie — und wie die Plattform Schritt für Schritt arbeitet, sehen Sie unter So funktioniert’s.

Für die beiden großen Tagesordnungspunkte gibt es eigene Beiträge: Wirtschaftsplan für die WEG und Jahresabrechnung der WEG. Und bevor größere Aufträge auf die Tagesordnung kommen, lohnt der Blick auf die BGH-Rechtsprechung zu Vergleichsangeboten.

Häufige Fragen zur Eigentümerversammlung

Wie lange vorher muss die Einladung da sein?

Die Ladungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen, außer es liegt ein Fall besonderer Dringlichkeit vor (§ 24 Abs. 4 WEG). Maßgeblich ist der Zugang der Einladung in Textform bei jedem Eigentümer.

Was passiert, wenn nur drei von zwanzig Eigentümern kommen?

Die Versammlung ist trotzdem beschlussfähig — ein Quorum kennt das WEG seit dem 1. Dezember 2020 nicht mehr. Beschlossen wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).

Darf über einen Punkt abgestimmt werden, der nicht auf der Tagesordnung steht?

Für die Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). Spontane Beschlüsse zu nicht angekündigten Themen sind daher anfechtbar — diskutieren darf die Versammlung natürlich trotzdem und den Punkt für die nächste Einladung vormerken.

Kann ich mich vertreten lassen?

Ja. Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG), eine E-Mail genügt also. Ob die Gemeinschaftsordnung den Kreis möglicher Bevollmächtigter einschränkt, sollten Sie vorab prüfen.

Bis wann kann ich einen Beschluss angreifen?

Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Danach ist der Beschluss bestandskräftig — auch wenn er inhaltlich fehlerhaft war.

Muss der Verwalter die Versammlung leiten?

Er führt den Vorsitz, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Selbstverwaltete Gemeinschaften bestimmen die Versammlungsleitung schlicht selbst.

Fazit

Die Eigentümerversammlung wirkt komplizierter, als sie ist: Einladung in Textform mit drei Wochen Vorlauf, jeder Beschlussgegenstand konkret benannt, Mehrheit der abgegebenen Stimmen, Verkündung, Niederschrift, Eintrag in die Beschluss-Sammlung. Weil das Gesetz seit der Reform 2020 kein Anwesenheitsquorum mehr verlangt, ist die Versammlung immer handlungsfähig — die Verantwortung liegt damit bei der Gemeinschaft selbst, den Termin fair zu wählen und sauber zu dokumentieren.

Wer diese Routine einmal aufgesetzt hat, führt sie Jahr für Jahr in der gleichen Reihenfolge durch. Genau darin liegt die Stärke der Selbstverwaltung: Die Gemeinschaft entscheidet über ihr Eigentum selbst — pünktlich, nachvollziehbar und ohne auf einen externen Terminkalender zu warten.