Umlaufbeschluss in der WEG: So wird die Abstimmung ohne Versammlung rechtssicher

Die Antwort vorweg

Ein Beschluss der Wohnungseigentümer ist auch ohne Versammlung gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären — so der Wortlaut von § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG. Der Umlaufbeschluss verlangt damit im Grundsatz Allstimmigkeit: Eine einzige fehlende Rückmeldung genügt, damit kein Beschluss zustande kommt. Seit der WEG-Reform gibt es einen zweiten Weg: Die Eigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG). Dieser vorgeschaltete Beschluss ist der eigentliche Schlüssel — er verwandelt den Umlauf von einer Einstimmigkeitsfalle in ein alltagstaugliches Werkzeug.

Wann ist ein Beschluss ohne Versammlung gültig?

Der Regelfall der Willensbildung bleibt die Versammlung: Angelegenheiten, über die die Wohnungseigentümer durch Beschluss entscheiden können, werden nach § 23 Abs. 1 Satz 1 WEG durch Beschlussfassung in einer Versammlung geordnet, die der Verwalter mindestens einmal im Jahr einberuft (§ 24 Abs. 1 WEG). Absatz 3 stellt daneben den schriftlichen Weg. Drei Voraussetzungen müssen zusammenkommen:

Alle stimmen zu. Nicht „alle antworten”, sondern alle stimmen zu. Enthaltungen, Ablehnungen und schlichtes Schweigen wirken beim allstimmigen Umlaufbeschluss gleich: Der Beschluss kommt nicht zustande. Maßgeblich ist der Kreis der Wohnungseigentümer im Zeitpunkt der Abstimmung — wer zwischenzeitlich verkauft hat, gehört nicht mehr dazu, der neue Eigentümer dagegen schon.

Die Zustimmung erfolgt in Textform. Was das heißt, definiert § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, abgegeben auf einem dauerhaften Datenträger. Eine E-Mail erfüllt das, ebenso ein Brief, ein Fax oder eine PDF-Datei. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig — der Name in der Erklärung genügt. Eine mündliche Zusage an der Haustür oder ein Daumen-hoch-Emoji in einer Chatgruppe genügt nicht, weil dort die Person des Erklärenden nicht in der Erklärung selbst benannt ist.

Alle stimmen über denselben Text ab. Der Beschlussantrag muss so formuliert sein, dass jeder Eigentümer dieselbe Frage beantwortet. Wer nachträglich am Wortlaut feilt, weil eine Rückmeldung eine Ergänzung wünscht, startet den Umlauf faktisch neu — die bereits erteilten Zustimmungen beziehen sich dann auf einen anderen Antrag.

Wie senkt die Gemeinschaft die Hürde auf eine Mehrheit?

Über § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG. Die Vorschrift erlaubt den Wohnungseigentümern zu beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Drei Details entscheiden über die Wirksamkeit:

• „Einzelner Gegenstand” ist wörtlich zu nehmen. Die Erleichterung gilt für ein konkretes Thema, nicht als Generalvollmacht für alle künftigen Umläufe. Ein Beschluss, der pauschal für sämtliche Angelegenheiten die Mehrheit ausreichen lässt, geht über den Wortlaut hinaus.
• Der Gegenstand muss benannt sein. In der Praxis heißt das: Der Erleichterungsbeschluss beschreibt das Thema so genau, dass klar ist, worüber später im Umlauf abgestimmt wird — etwa „Vergabe der Dachrinnensanierung an eines der drei in der Versammlung vorgelegten Angebote”.
• Der Erleichterungsbeschluss selbst braucht eine Grundlage. Wird er in der Versammlung gefasst, gilt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG), und der Gegenstand muss bereits bei der Einberufung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG). Er gehört deshalb schon in die Tagesordnung.

Der praktische Ablauf ist damit zweistufig: In der Versammlung wird für ein absehbar noch offenes Thema die Erleichterung beschlossen — der eigentliche Sachbeschluss folgt später im Umlauf, wenn Angebot, Gutachten oder Förderzusage vorliegen. Wie Einladung, Tagesordnung und Beschlussfassung in Eigenregie ablaufen, beschreibt der Leitfaden zur Eigentümerversammlung.

	Beschluss in der Versammlung	Umlaufbeschluss ohne Erleichterung	Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG
Erforderliche Stimmen	Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG)	Zustimmung aller Wohnungseigentümer	Mehrheit der abgegebenen Stimmen
Form der Stimmabgabe	in der Versammlung, Vollmachten in Textform (§ 25 Abs. 3 WEG)	Textform (§ 126b BGB)	Textform (§ 126b BGB)
Vorbereitung	Einberufung in Textform, Frist im Regelfall mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG)	Versand des Beschlussantrags	Erleichterungsbeschluss für diesen Gegenstand muss vorliegen
Wirkung von Schweigen	zählt nicht als Zustimmung	verhindert den Beschluss	zählt nicht als abgegebene Stimme
Typischer Einsatz	Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Verwalterbestellung	kleine, unstrittige Einzelfragen	Auftragsvergabe nach Angebotseinholung, eilige Sanierungsentscheidungen

Muss das Ergebnis verkündet werden?

Das Gesetz geht davon aus, dass es eine Verkündung gibt. § 24 Abs. 7 Nr. 2 WEG verlangt, dass die Beschluss-Sammlung den Wortlaut der schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung enthält — eine Angabe, die nur machen kann, wer das Ergebnis zuvor förmlich festgestellt und bekannt gegeben hat. Auch praktisch ist der Punkt zentral: Erst mit der Feststellung des Ergebnisses steht fest, ob und mit welchem Inhalt ein Beschluss gefasst wurde, und erst dann wissen alle Beteiligten, woran sie sind.

Für den Umlauf heißt das: Nach Ablauf der gesetzten Frist wird ausgezählt, das Ergebnis in einem kurzen Text festgehalten — Antrag im Wortlaut, Zahl der Zustimmungen, Ablehnungen und Enthaltungen, Datum — und allen Eigentümern in Textform zugeleitet. Dieses Ergebnisschreiben ist zugleich die Vorlage für den Eintrag in die Beschluss-Sammlung.

Die Beschluss-Sammlung führt der Verwalter; fehlt ein Verwalter, führt sie der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit keinen anderen dafür bestellt haben (§ 24 Abs. 8 WEG). Eingetragen wird fortlaufend und nummeriert, Anfechtung oder Aufhebung werden angemerkt, und die Eintragungen sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen (§ 24 Abs. 7 WEG). Wie eine belastbare Dokumentation im Detail aussieht, zeigt der Beitrag zu Protokoll und Beschluss-Sammlung.

Und noch ein Grund, das Datum sauber zu führen: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate nach der Beschlussfassung begründet werden (§ 45 WEG). Ein Beschluss, der gegen eine Rechtsvorschrift verstößt, auf deren Einhaltung rechtswirksam nicht verzichtet werden kann, ist nichtig; im Übrigen bleibt er gültig, solange er nicht durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt ist (§ 23 Abs. 4 WEG). Wer den Fristlauf nicht dokumentiert, streitet später über den Startpunkt.

Welche Themen eignen sich für den Umlauf — und welche nicht?

Gut geeignet sind Entscheidungen, die wenig Diskussion und viel Termindruck haben: die Vergabe eines Auftrags, nachdem die Angebote in der Versammlung besprochen wurden; die Zustimmung zu einer Maßnahme, deren Förderfrist vor der nächsten Versammlung abläuft; eine kleine Korrektur an einem bereits gefassten Beschluss. Auch Themen, bei denen erkennbar Einigkeit herrscht, lassen sich schnell allstimmig erledigen — etwa die Zustimmung zu einer beantragten baulichen Veränderung, die niemanden beeinträchtigt.

Weniger geeignet sind Themen, die Aussprache brauchen. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung leben davon, dass Rückfragen sofort beantwortet werden; wer sie in den Umlauf schiebt, erntet Rückfragen per E-Mail statt einer Entscheidung. Dasselbe gilt für Personalfragen wie die Verwalterbestellung und für Vorhaben mit erheblicher Kostenwirkung — dazu gehören etwa größere Maßnahmen, deren Finanzierung über eine Sonderumlage läuft.

Wer die Versammlung nicht ersetzen, sondern erweitern will, hat seit der Reform noch zwei andere Werkzeuge: Die Eigentümer können beschließen, dass an der Versammlung auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilgenommen und Rechte im Wege elektronischer Kommunikation ausgeübt werden können (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Und sie können mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen für längstens drei Jahre beschließen, dass die Versammlung ohne physische Präsenz stattfindet (§ 23 Abs. 1a WEG) — diese virtuelle Versammlung muss hinsichtlich Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.

Die Anleitung in sieben Schritten

1. Weg klären. Liegt für dieses Thema ein Erleichterungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG vor? Wenn nein: Der Umlauf läuft auf Allstimmigkeit — realistisch nur bei kleinen Gemeinschaften und unstrittigen Fragen.
2. Antrag ausformulieren. Ein Beschlusstext, der für sich allein verständlich ist: Was wird beschlossen, zu welchen Kosten, aus welchen Mitteln, ab wann. Anlagen (Angebot, Plan, Kostenaufstellung) beilegen.
3. Verteiler prüfen. Aktuelle Eigentümerliste gegen das Grundbuch abgleichen. Bei mehreren Personen an einem Wohnungseigentum ist zu beachten, dass sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben können (§ 25 Abs. 2 WEG).
4. Versenden mit klarer Frist. In Textform, mit Rücklauffrist, Rücksendeweg und dem Hinweis, dass eine ausbleibende Rückmeldung keine Zustimmung ist. Wer per E-Mail versendet, ergänzt für Eigentümer ohne E-Mail-Adresse den Postweg.
5. Nachfassen. Zwei bis drei Tage vor Fristende gezielt bei denen erinnern, von denen noch nichts vorliegt. Beim allstimmigen Umlauf entscheidet genau das über Erfolg oder Misserfolg.
6. Auszählen und feststellen. Ergebnis schriftlich festhalten, Datum vermerken, allen Eigentümern in Textform mitteilen.
7. Eintragen und ablegen. Wortlaut in die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 Nr. 2 WEG), Rückmeldungen als Nachweis archivieren — sie sind der Beleg dafür, dass die Textform gewahrt wurde.

Genau diese Kette ist der Grund, warum Umlaufbeschlüsse in der Selbstverwaltung so oft im Sande verlaufen: Es fehlt nicht am guten Willen, sondern an einem Ort, an dem Antrag, Verteiler, Rückmeldungen, Ergebnis und Beschluss-Sammlung zusammenlaufen. Bei dotega liegen sie zusammen — Beschlüsse, Dokumente, Buchhaltung und Fristen an einer Stelle, und für rechtliche Rückfragen antwortet ein fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden. Wie das im Alltag aussieht, zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Genügt eine E-Mail als Zustimmung zum Umlaufbeschluss?

Ja. § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG verlangt Textform, und Textform ist nach § 126b BGB eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine E-Mail, aus der hervorgeht, wer zustimmt und wozu, erfüllt das. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich; die Nachricht sollte aber archiviert werden, weil sie der einzige Nachweis der Stimmabgabe ist.

Was passiert, wenn ein Eigentümer nicht antwortet?

Beim allstimmigen Umlaufbeschluss kommt dann kein Beschluss zustande — Schweigen ist keine Zustimmung. Anders liegt es, wenn die Eigentümer für diesen Gegenstand nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG beschlossen haben, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt: Dann bleiben die ausbleibenden Rückmeldungen einfach unberücksichtigt, gezählt werden nur die abgegebenen Stimmen.

Kann die WEG generell festlegen, dass Umlaufbeschlüsse mit Mehrheit möglich sind?

Der Wortlaut des § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG erlaubt die Erleichterung „für einen einzelnen Gegenstand”. Eine pauschale Regelung für alle künftigen Umläufe hat darin keine Grundlage. Der sichere Weg ist deshalb, die Erleichterung themenbezogen zu beschließen — und den Punkt schon in die Tagesordnung der Versammlung aufzunehmen, weil der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet sein muss (§ 23 Abs. 2 WEG).

Ab wann läuft die Anfechtungsfrist bei einem Umlaufbeschluss?

§ 45 WEG knüpft an die Beschlussfassung an: Klage binnen eines Monats, Begründung binnen zweier Monate. Weil beim Umlauf kein Versammlungstermin den Zeitpunkt markiert, ist die eigene Dokumentation entscheidend — festgestelltes Ergebnis, Datum, Mitteilung an alle Eigentümer. Genau dazu passt die Angabe von Ort und Datum der Verkündung, die § 24 Abs. 7 Nr. 2 WEG für schriftliche Beschlüsse in der Beschluss-Sammlung verlangt.

Ersetzt der Umlaufbeschluss die jährliche Versammlung?

Nein. Die Versammlung der Wohnungseigentümer wird nach § 24 Abs. 1 WEG mindestens einmal im Jahr einberufen; der Umlauf ergänzt sie, statt sie zu ersetzen. Wer den Präsenztermin entlasten möchte, hat mit der elektronischen Teilnahme (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG) und der virtuellen Versammlung (§ 23 Abs. 1a WEG) passendere Werkzeuge.

Fazit

Der Umlaufbeschluss ist kein Notbehelf, sondern ein reguläres Instrument des WEG — er hat nur eine hohe Eingangshürde. Wer sie nimmt, indem er in der Versammlung vorausschauend für absehbar noch offene Themen die Erleichterung nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG beschließt, kann zwischen zwei Versammlungen handlungsfähig bleiben, ohne rechtliches Risiko einzugehen.

Drei Dinge entscheiden über die Belastbarkeit: ein Beschlusstext, der aus sich heraus verständlich ist; ein vollständiger, aktueller Verteiler; und eine Dokumentation, die Ergebnis und Datum festhält, statt sie in einem E-Mail-Verlauf zu verstreuen. Der Spätsommer ist ein guter Moment, das zu ordnen — wer jetzt die Herbstversammlung vorbereitet, kann die Erleichterungsbeschlüsse für die anstehenden Vergaben gleich mit auf die Tagesordnung setzen.