Vermietete Eigentumswohnung: Warum Hausgeldabrechnung und Betriebskostenabrechnung zwei verschiedene Dokumente sind

Die Antwort vorweg

Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft und die Betriebskostenabrechnung für den Mieter sind zwei getrennte Dokumente mit zwei getrennten Rechtsgrundlagen. Die erste stellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres auf und weist alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft aus (§ 28 Abs. 2 WEG); sie verteilt die Kosten unter den Eigentümern. Die zweite erstellt der vermietende Eigentümer selbst. In sie darf nur, was die Betriebskostenverordnung als Betriebskosten führt und was der Mietvertrag als umlagefähig vereinbart hat (§ 556 Abs. 1 BGB). Verwaltungskosten und alles, was Instandhaltung oder Instandsetzung ist, bleiben ausdrücklich draußen (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Und die Abrechnung muss den Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erreichen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB) — unabhängig davon, wann der Verwalter liefert.

Warum die Hausgeldabrechnung nicht einfach weitergereicht werden kann

Das monatliche Hausgeld ist ein Vorschuss auf die Kosten der Gemeinschaft, beschlossen auf Grundlage des Wirtschaftsplans (§ 28 Abs. 1 WEG). Es bündelt vier sehr unterschiedliche Blöcke: Betriebskosten, Verwaltungskosten, laufende Erhaltung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Was darin steckt und wie der Betrag zustande kommt, beschreibt der Leitfaden zum Hausgeld.

Für den Mieter ist von diesen vier Blöcken nur einer relevant. Betriebskosten sind nach § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Das Wort „laufend“ trägt die halbe Abgrenzung: Eine Ausgabe, die alle zwanzig Jahre anfällt, ist keine Betriebskostenposition. Die andere Hälfte erledigt § 1 Abs. 2 BetrKV, der zwei Gruppen ausdrücklich ausnimmt — die Verwaltungskosten samt dem Wert der persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit (Nummer 1) und die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also alles, was der Beseitigung von Mängeln durch Abnutzung, Alterung und Witterung dient (Nummer 2).

Dazu kommt eine Hürde, die vor jeder inhaltlichen Frage steht: Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Ohne diese Vereinbarung im Mietvertrag sind die Kosten mit der Miete abgegolten, gleichgültig wie sauber die Gemeinschaft abrechnet.

Position aus der Jahresabrechnung	Auf den Mieter umlegbar	Grundlage
Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Müll	Ja	§ 2 Nr. 1, 2, 3, 8 BetrKV
Heizung und Warmwasser	Ja, verbrauchsabhängig	§ 2 Nr. 4, 5, 6 BetrKV, HeizkostenV
Aufzug, Beleuchtung, Gartenpflege, Gebäudereinigung	Ja	§ 2 Nr. 7, 9, 10, 11 BetrKV
Gebäude- und Haftpflichtversicherung	Ja	§ 2 Nr. 13 BetrKV
Hausmeister, soweit er keine Verwaltung oder Instandhaltung leistet	Anteilig ja	§ 2 Nr. 14 BetrKV
Verwaltervergütung, Kontoführung, Buchhaltung	Nein	§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV
Zuführung zur Erhaltungsrücklage	Nein	keine laufend entstehende Kostenart
Reparaturen, Sanierung, Dachdeckerrechnung	Nein	§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV
Sonderumlage für eine Sanierung	Nein	§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV

Der letzte Punkt sorgt regelmäßig für Streit. Eine Sonderumlage trifft den Eigentümer als Eigentümer, nicht als Vermieter — sie finanziert eine Maßnahme am Gebäude und gehört damit zu den Instandsetzungskosten. Dasselbe gilt für die Beträge, die aus der Erhaltungsrücklage entnommen werden.

Nach welchem Schlüssel wird auf den Mieter umgelegt?

An dieser Stelle weicht das Gesetz von seiner eigenen Grundregel ab. Der Grundfall des § 556a Abs. 1 BGB verteilt Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche, verbrauchsabhängige Kosten nach dem erfassten Verbrauch. Für vermietetes Wohnungseigentum gilt das aber gerade nicht: Nach § 556a Abs. 3 BGB sind die Betriebskosten, wenn die Parteien nichts anderes vereinbart haben, nach dem Maßstab umzulegen, der für die Verteilung zwischen den Wohnungseigentümern gilt. In aller Regel ist das der Miteigentumsanteil aus dem Grundbuch (§ 16 Abs. 2 Satz 1 WEG) oder ein davon abweichender, von der Gemeinschaft beschlossener Schlüssel.

Damit erspart die Vorschrift dem Vermieter das Umrechnen zwischen zwei Verteilungslogiken und die Differenz, die dabei am Ende bei ihm hängen bliebe. Eine Grenze zieht Satz 2: Widerspricht der WEG-Maßstab billigem Ermessen, wird nach Absatz 1 umgelegt. Praktisch wird das dort relevant, wo Miteigentumsanteile aus der Teilungserklärung mit den tatsächlichen Größenverhältnissen wenig zu tun haben.

Zwei Folgerungen für die Praxis. Erstens: Beschließt die Gemeinschaft nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG für einzelne Kostenarten einen abweichenden Schlüssel, wirkt dieser Beschluss über § 556a Abs. 3 BGB in das Mietverhältnis hinein, sofern der Mietvertrag nichts Eigenes regelt. Zweitens: Enthält der Mietvertrag einen ausdrücklichen Schlüssel, geht dieser vor. Wer einen Mietvertrag neu aufsetzt, sollte deshalb bewusst entscheiden, statt eine Standardklausel zu übernehmen.

Welche Frist gilt — und was tun, wenn der Verwalter spät liefert?

Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Nach Ablauf dieser Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Satz 3). Ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt — die Ausschlussfrist trifft nur die Nachzahlung. Umgekehrt hat der Mieter zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben (Satz 5).

Für Eigentumswohnungen entsteht daraus ein Zeitproblem. Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft für das Jahr 2026 wird häufig erst im Frühjahr oder Sommer 2027 fertig und kommt in der ordentlichen Versammlung auf die Tagesordnung. Die Mieterabrechnung muss aber bis zum 31. Dezember 2027 beim Mieter sein. Wer auf die Versammlung wartet und dort vertagt wird, verliert die Nachforderung.

Ein Blick in den Wortlaut des § 28 Abs. 2 WEG entschärft das. Beschlossen wird seit der WEG-Reform 2020 nur noch über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse; die Jahresabrechnung selbst ist die Rechnungslegung, die der Verwalter „zu diesem Zweck“ aufzustellen hat. Für die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter braucht es diesen Beschluss nicht: Maßgeblich sind die tatsächlich im Abrechnungsjahr angefallenen Kosten und die Belege, die dahinterstehen. Liegt die Abrechnung des Verwalters vor, kann der Vermieter sie auswerten, ohne den Versammlungstermin abzuwarten.

Drei Punkte helfen, die Frist zu halten:

1. Zahlen früh anfordern: Ein formloses Schreiben an die Verwaltung im Januar, das die Abrechnung für die eigene Einheit samt Belegen erbittet, kostet nichts und dokumentiert das Bemühen.
2. Belegeinsicht nutzen: Jeder Wohnungseigentümer darf die Belege einsehen; der Mieter wiederum kann vom Vermieter Einsicht in die Unterlagen verlangen, die der Abrechnung zugrunde liegen (§ 556 Abs. 4 BGB). Die Bereitstellung darf elektronisch erfolgen.
3. Nicht auf die Ausnahme bauen: Ob eine späte Verwalterabrechnung den Vermieter im Sinne des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB entlastet, entscheidet sich am Einzelfall. Wer die Frist aktiv verfolgt, muss diese Frage gar nicht erst stellen.

Wie eine ordnungsgemäße Abrechnung auf der Gemeinschaftsseite aufgebaut ist und woran sie in der Praxis scheitert, zeigt der Beitrag zur Jahresabrechnung.

Wie werden Heizung und Warmwasser behandelt?

Wärme und Warmwasser folgen eigenen Regeln, und zwar auf beiden Ebenen. Die Heizkostenverordnung ist auf Wohnungseigentum anzuwenden, unabhängig davon, ob die Eigentümer durch Vereinbarung oder Beschluss abweichende Bestimmungen über die Verteilung getroffen haben (§ 3 Satz 1 HeizkostenV). Eine Gemeinschaft kann sich also nicht per Mehrheit auf eine reine Flächenverteilung der Heizkosten einigen.

Für die Verteilung gilt § 7 Abs. 1 HeizkostenV: Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum. In schlecht gedämmten Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung und überwiegend gedämmten freiliegenden Leitungen schreibt Satz 2 einen Verbrauchsanteil von 70 Prozent vor.

Für den Vermieter heißt das: Die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters, die für die Gemeinschaft erstellt wird, liefert die nutzerbezogenen Werte bereits mit. Sie wandert als eigener Block in die Mieterabrechnung. Welche Pflichten bei der Verbrauchserfassung inzwischen gelten, behandelt der Beitrag zu den fernablesbaren Heizkostenverteilern.

Ein zweiter Sonderfall betrifft Kabel und Glasfaser. Das frühere Nebenkostenprivileg für Gemeinschafts-Antennenanlagen und Breitbandanschlüsse ist ausgelaufen: § 2 Nr. 15 Buchst. a und b BetrKV erlaubt die dort genannten Entgelte nur noch bis zum 30. Juni 2024; für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet worden sind, gelten beide Buchstaben von vornherein nicht. Geblieben ist der Betriebsstrom sowie, unter den Voraussetzungen des § 2 Nr. 15 Buchst. c BetrKV, ein Glasfaserbereitstellungsentgelt — das der Mieter nach § 556 Abs. 3a BGB allerdings nur bei wirtschaftlicher Umsetzung der Maßnahme zu tragen hat.

Von der Jahresabrechnung zur Mieterabrechnung in sechs Schritten

1. Vertrag prüfen: Ist die Umlage von Betriebskosten vereinbart, und welche Positionen nennt der Vertrag? „Sonstige Betriebskosten“ nach § 2 Nr. 17 BetrKV tragen nur, wenn sie im Mietvertrag konkret bezeichnet sind.
2. Jahresabrechnung zerlegen: Jede Zeile bekommt eine von drei Markierungen — umlagefähig, nicht umlagefähig, gemischt (typisch beim Hausmeister).
3. Nicht umlagefähige Blöcke herausnehmen: Verwaltervergütung, Rücklagenzuführung, Reparaturen, Sonderumlagen, Kontoführungsgebühren, Bankspesen.
4. Schlüssel festlegen: Ohne abweichende Vereinbarung der WEG-Maßstab (§ 556a Abs. 3 BGB), bei Heizung und Warmwasser die Werte aus der Heizkostenabrechnung.
5. Vorauszahlungen gegenrechnen und das Ergebnis ausweisen. Nach der Abrechnung darf jede Vertragspartei die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).
6. Fristgerecht zustellen und die Belege bereithalten.

Diese Kette lebt davon, dass die Zahlen der Gemeinschaft geordnet vorliegen. Genau dort setzt dotega an: Kostenkategorien, Belege, Rücklagenstand und Wirtschaftsplan liegen an einem Ort, jede Position bleibt für alle Eigentümer nachvollziehbar, und für rechtliche Rückfragen steht ein fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden bereit. Wie die Plattform Schritt für Schritt arbeitet, zeigt So funktioniert’s. Wer den Wirtschaftsplan fürs Folgejahr ohnehin gerade aufstellt, findet die passenden Ansätze im Leitfaden zum Wirtschaftsplan.

Häufige Fragen

Darf ich dem Mieter die Jahresabrechnung der WEG einfach als Anlage schicken?

Als zusätzlicher Beleg ist das möglich und oft hilfreich. Als Abrechnung genügt es nicht. Der Mieter schuldet eine Abrechnung über seine Vorauszahlungen, die nur umlagefähige Positionen enthält, den vereinbarten oder gesetzlichen Verteilungsschlüssel anwendet und mit den geleisteten Vorauszahlungen abschließt. Eine Gemeinschaftsabrechnung enthält Zeilen, die den Mieter nichts angehen, und rechnet gegen andere Vorschüsse ab.

Ist die Zuführung zur Erhaltungsrücklage umlagefähig?

Nein. Die Rücklage sammelt Mittel für künftige Erhaltungsmaßnahmen; sie entsteht dem Eigentümer nicht laufend durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes im Sinne des § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB. Auch die spätere Entnahme ändert daran nichts, weil die damit bezahlte Maßnahme unter § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV fällt.

Was gilt, wenn die Wohnung mitten im Jahr vermietet oder verkauft wurde?

Abgerechnet wird für den Zeitraum, in dem das Mietverhältnis bestand. Die Positionen der Jahresabrechnung werden dafür zeitanteilig aufgeteilt, verbrauchsabhängige Kosten anhand der Ablese- oder Zwischenablesewerte. Beim Eigentümerwechsel ist zusätzlich zu klären, wem der Anspruch gegen den Mieter zusteht — das regelt üblicherweise der Kaufvertrag.

Muss ich abrechnen, wenn eine Pauschale vereinbart ist?

Bei einer echten Betriebskostenpauschale entfällt die Abrechnung; dafür ist der Vermieter an die Pauschale gebunden und kann Erhöhungen nur unter den Voraussetzungen des § 560 Abs. 1 BGB weitergeben, und auch nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Sinken die Betriebskosten, ist die Pauschale herabzusetzen (§ 560 Abs. 3 BGB). Für Heizung und Warmwasser bleibt die verbrauchsabhängige Abrechnung nach der Heizkostenverordnung davon unberührt.

Kann der Mietvertrag die Zwölf-Monats-Frist verlängern?

Eine Vereinbarung, die von § 556 Abs. 3 BGB zum Nachteil des Mieters abweicht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Dasselbe gilt für Absatz 1, Absatz 2 Satz 2 und Absatz 3a. Klauseln, die dem Vermieter mehr Zeit einräumen, weil er auf die Hausverwaltung angewiesen sei, tragen deshalb nicht.

Zwei Abrechnungen, eine Datenbasis

Der Aufwand für die Mieterabrechnung entsteht selten beim Rechnen. Er entsteht davor: beim Suchen der Belege, beim Klären, ob eine Rechnung Wartung oder Reparatur war, beim Nachfragen nach Zahlen, die im Sommer noch niemand zusammengestellt hat. Wo die Gemeinschaft ihre Kosten sauber kategorisiert führt, ist die Trennung zwischen umlagefähig und nicht umlagefähig eine Frage von Minuten.

Für Eigentümer, die vermieten, lohnt sich deshalb ein Blick auf die Verwaltung ihrer Gemeinschaft. Eine Abrechnung, die im Februar vorliegt, verschafft zehn Monate Puffer bis zur Ausschlussfrist. Eine Abrechnung, die im Oktober kommt, macht aus einer Routineaufgabe eine Terminsache — und aus einer vergessenen Woche im Dezember eine Nachzahlung, die niemand mehr geltend machen kann.