Verwalterwechsel in der WEG: Abberufung, Neubestellung und Übergabe Schritt für Schritt

Die Antwort vorweg

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft kann ihre Verwaltung jederzeit abberufen — so steht es wörtlich in § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG. Nötig ist dafür ein Beschluss der Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG), der mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst wird (§ 25 Abs. 1 WEG); ein wichtiger Grund muss dafür seit der WEG-Reform ausdrücklich nicht mehr vorliegen. Der Verwaltervertrag endet davon getrennt, spätestens jedoch sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Von diesen Regeln kann weder die Teilungserklärung noch der Verwaltervertrag abweichen (§ 26 Abs. 5 WEG). Der eigentliche Aufwand eines Wechsels liegt deshalb selten im Beschluss — er liegt in der Übergabe von Unterlagen, Konten und Zugängen.

Wann darf eine WEG die Verwaltung abberufen?

Immer, wenn die Eigentümer es beschließen. § 26 Abs. 1 WEG weist Bestellung und Abberufung der Beschlusskompetenz der Wohnungseigentümer zu, § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG stellt die Abberufung ausdrücklich frei. Vor der Reform war eine Abberufung häufig an einen wichtigen Grund gekoppelt; solche Klauseln laufen heute ins Leere, weil § 26 Abs. 5 WEG Abweichungen von den Absätzen 1 bis 3 untersagt.

Für die Praxis heißt das: Eine Gemeinschaft, die mit Erreichbarkeit, Abrechnungsqualität oder Kosten ihrer Verwaltung unzufrieden ist, muss dafür keine Pflichtverletzung nachweisen. Sie muss lediglich zwei Dinge sauber organisieren — den Beschluss und die Nachfolge.

Wichtig ist die Trennung der beiden Ebenen:

• Die Abberufung beendet die Stellung als Verwalter. Sie wirkt mit dem im Beschluss genannten Zeitpunkt.
• Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag und endet nach seinen eigenen Regeln — spätestens aber sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Läuft er ohnehin aus, ist eine gesonderte Kündigung entbehrlich.

Auf die Tagesordnung gehören deshalb im Zweifel beide Punkte: die Abberufung und die Kündigung des Verwaltervertrags zum nächstmöglichen Termin. Erklärt wird die Kündigung gegenüber der Verwaltung nicht von irgendwem: Der Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter steht der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer vor (§ 9b Abs. 2 WEG). Diese Ermächtigung gehört in denselben Beschluss.

Ausgangslage	Rechtlicher Hebel	Was dabei zu beachten ist
Bestellzeit läuft in den nächsten Monaten aus	Es genügt, keinen Wiederbestellungsbeschluss zu fassen und rechtzeitig einen Nachfolger zu bestellen	Die Wiederbestellung ist frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit beschlussfähig (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG)
Bestellzeit läuft noch lange, die Gemeinschaft will früher wechseln	Abberufungsbeschluss nach § 26 Abs. 1, Abs. 3 Satz 1 WEG	Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG)
Vertragsklausel verlangt einen wichtigen Grund	Die Klausel ist unbeachtlich	Abweichungen von § 26 Abs. 1 bis 3 WEG sind unzulässig (§ 26 Abs. 5 WEG)
Die Verwaltung hat ihrerseits gekündigt	Es geht um Fristen und Übergabe, nicht um die Abberufung	Der Sofortplan für diesen Fall beschreibt die Schritte in den ersten Wochen

Wie wird der Nachfolger bestellt?

Ebenfalls durch Beschluss (§ 26 Abs. 1 WEG), und am besten in derselben Versammlung wie die Abberufung. Drei gesetzliche Vorgaben strukturieren diesen Beschluss:

Die Bestellzeit ist begrenzt. Bestellt werden darf auf höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 Satz 1 WEG). Eine wiederholte Bestellung ist zulässig, braucht aber einen erneuten Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der laufenden Bestellungszeit gefasst werden kann (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG).

Der Beschluss braucht einen Anfangstermin. Er sollte nahtlos an das Ende der alten Verwaltung anschließen. Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist der Klassiker, weil dann Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sauber zueinander passen — Details dazu im Beitrag zur Jahresabrechnung.

Der zertifizierte Verwalter ist der Regelfall. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG. Eine Ausnahme gilt für kleine Gemeinschaften: Sie greift, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Zertifiziert nennen darf sich, wer die Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer abgelegt hat (§ 26a Abs. 1 WEG).

Für Grundbuchamt, Banken und Versicherer wird der Nachweis der Verwaltereigenschaft gebraucht. Dafür genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, wenn die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG bezeichneten Personen öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG). Diese Beglaubigung sollte man direkt nach der Versammlung organisieren, sonst stockt später der Kontowechsel.

Wie Einladung, Tagesordnung und Beschlussfassung in Eigenregie ablaufen, beschreibt der Leitfaden zur Eigentümerversammlung. Zu beachten ist dabei die Einberufung in Textform mit einer Frist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG) sowie die Anfechtungsfrist: Eine Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Bis zu einer Ungültigerklärung bleibt der Beschluss wirksam — die Vorbereitung des Wechsels läuft also weiter.

Was muss die alte Verwaltung herausgeben?

Alles, was sie für die Gemeinschaft in Händen hält. Der Verwaltervertrag ist ein Vertrag über eine entgeltliche Geschäftsbesorgung; über § 675 Abs. 1 BGB gilt deshalb § 667 BGB: Der Beauftragte ist verpflichtet, dem Auftraggeber alles herauszugeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt. Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Dienstleister. Flankierend kann jeder einzelne Eigentümer von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).

Die Übergabe-Checkliste für den Termin:

1. Beschluss-Sammlung im Wortlaut, fortlaufend nummeriert (§ 24 Abs. 7 WEG). Fehlt vorübergehend ein Verwalter, führt sie der Vorsitzende der Versammlung, sofern die Eigentümer nichts anderes beschließen (§ 24 Abs. 8 WEG).
2. Niederschriften aller Versammlungen samt Anwesenheits- und Stimmlisten — was hineingehört, steht im Beitrag zu Protokoll und Beschluss-Sammlung.
3. Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne der zurückliegenden Jahre (§ 28 Abs. 1 und 2 WEG) sowie der letzte Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG).
4. Buchhaltung und Belege, Kontoauszüge, offene Posten, Rückstände einzelner Eigentümer.
5. Konten und Zugriffsrechte. Das Gemeinschaftskonto gehört der Gemeinschaft — welche Kontoform sauber ist, erklärt der Beitrag zum WEG-Konto. Vollmachten der alten Verwaltung werden zum Stichtag gelöscht, die neuen Zeichnungsberechtigungen vorher eingerichtet.
6. Verträge mit Versorgern, Versicherern, Handwerkern, Hausmeisterdienst, Aufzugswartung — jeweils mit Laufzeit und Kündigungsfrist.
7. Technische Unterlagen: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Baupläne, Prüfprotokolle, Wartungsnachweise, Energieausweis, Schlüssel und Schließanlagenverzeichnis.
8. Laufende Vorgänge: Gerichtsverfahren, Mahnläufe, Versicherungsschäden, offene Angebote und beschlossene, aber noch nicht umgesetzte Maßnahmen.

Zwei Punkte machen die Übergabe belastbar: ein schriftliches Übergabeprotokoll, das jede Position abhakt und beide Seiten unterschreiben, und ein fester Termin deutlich vor dem Stichtag — nicht danach. Wer erst im Januar merkt, dass Belege fehlen, verliert Monate.

Was gilt in der Zeit ohne Verwalter?

Diese Lücke ist beherrschbar, sollte aber bewusst geplant sein. Ohne Verwalter wird die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Eine Versammlung kann in diesem Fall auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Und die Beschluss-Sammlung führt, wie oben beschrieben, der Vorsitzende der Versammlung (§ 24 Abs. 8 WEG).

Kommt eine notwendige Beschlussfassung gar nicht zustande — etwa weil sich in der Versammlung keine Mehrheit für einen Nachfolger findet —, kann das Gericht auf Klage eines Wohnungseigentümers den Beschluss fassen (Beschlussersetzungsklage, § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Das ist der Notausgang; in der Praxis lohnt vorher ein zweiter Anlauf mit besser vorbereiteten Alternativen.

Der Ablauf in sieben Schritten

1. Bestandsaufnahme. Verwaltervertrag, Bestellungsbeschluss und Bestellzeit nebeneinanderlegen. Wann endet was?
2. Nachfolge klären, bevor abberufen wird. Externe Verwaltung, Eigenregie oder betreute Selbstverwaltung — die Optionen und ihre Kosten gehören auf den Tisch, bevor die Versammlung tagt.
3. Einladung in Textform mit mindestens drei Wochen Vorlauf (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Tagesordnung nennt Abberufung, Vertragskündigung, Ermächtigung nach § 9b Abs. 2 WEG und Neubestellung als getrennte Punkte.
4. Beschließen und verkünden. Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG), jeder Eigentümer hat eine Stimme, soweit nichts anderes vereinbart ist (§ 25 Abs. 2 WEG). Vollmachten brauchen Textform (§ 25 Abs. 3 WEG).
5. Dokumentieren. Niederschrift unterschreiben (§ 24 Abs. 6 WEG), Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung eintragen, für den Bestellungsbeschluss die öffentliche Beglaubigung veranlassen (§ 26 Abs. 4 WEG).
6. Übergabe terminieren und die Checkliste oben als Anlage mitschicken. Konten, Vollmachten und Zugänge zum Stichtag umstellen.
7. Ankommen. Offene Posten prüfen, laufende Verträge sichten, den ersten Wirtschaftsplan der neuen Periode aufstellen.

Genau an dieser Stelle setzt dotega an: Die Gemeinschaft behält die Entscheidungen, die Plattform hält Buchhaltung, Beschlüsse, Dokumente und Fristen zusammen, und für rechtliche Rückfragen steht ein fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden bereit. Wie der Übergang Schritt für Schritt abläuft, zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Braucht die WEG für die Abberufung einen wichtigen Grund?

Nein. § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG lautet: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden.” Eine Klausel im Verwaltervertrag oder in der Gemeinschaftsordnung, die einen wichtigen Grund verlangt, ist unbeachtlich, weil Abweichungen von § 26 Abs. 1 bis 3 WEG unzulässig sind (§ 26 Abs. 5 WEG).

Welche Mehrheit ist für Abberufung und Neubestellung nötig?

Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme; steht ein Wohnungseigentum mehreren gemeinschaftlich zu, üben sie das Stimmrecht einheitlich aus (§ 25 Abs. 2 WEG). Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG).

Wann endet der Verwaltervertrag nach der Abberufung?

Spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Sieht der Vertrag ein früheres Ende oder eine kürzere Kündigungsfrist vor, gilt dieses frühere Datum. Die Vergütung läuft bis zum Vertragsende weiter — auch dann, wenn die Verwaltertätigkeit schon vorher endet.

Muss die neue Verwaltung zertifiziert sein?

Im Regelfall ja: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Ausgenommen sind kleine Anlagen mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.

Was tun, wenn die alte Verwaltung Unterlagen zurückhält?

Zuerst schriftlich unter Fristsetzung anfordern und dabei die Herausgabepflicht aus § 667 BGB in Verbindung mit § 675 Abs. 1 BGB benennen — mit einer konkreten Liste statt einer Pauschalforderung. Parallel sichert die Gemeinschaft, was sie ohnehin hat: Kontoauszüge über die Bank, Verträge über die Vertragspartner, Beschlüsse über die eigenen Protokolle. Bleibt die Herausgabe aus, ist der Anspruch gerichtlich durchsetzbar; ein anwaltliches Aufforderungsschreiben löst die Sache in vielen Fällen schneller.

Fazit

Der Verwalterwechsel ist rechtlich einer der klarsten Vorgänge im Wohnungseigentum: abberufen kann die Gemeinschaft jederzeit, bestellen ebenfalls, und beides mit einfacher Mehrheit. Anspruchsvoll ist die Logistik — Stichtag, Konten, Vollmachten, Unterlagen.

Wer den Wechsel gewinnt, tut deshalb dreierlei: Er klärt die Nachfolge, bevor er abberuft. Er schreibt die Übergabe als Liste mit Terminen auf. Und er lässt sich für die Beglaubigung des Bestellungsbeschlusses genug Zeit. Der Spätsommer ist dafür ein gutes Fenster: Wer jetzt die Optionen sichtet und den Beschluss für die Herbstversammlung vorbereitet, startet zum 1. Januar mit sauberer Abrechnungsperiode — und mit einer Verwaltung, die zur Gemeinschaft passt.