Protokoll und Beschluss-Sammlung in der WEG: Was hineingehört, wer sie führt und welche Fristen gelten

Die Antwort vorweg

Das Wohnungseigentumsgesetz verlangt nach jeder Versammlung zwei getrennte Dokumente. Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen; sie wird vom Vorsitzenden, von einem Wohnungseigentümer und — falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist — zusätzlich von dessen Vorsitzendem oder Vertreter unterschrieben (§ 24 Abs. 6 WEG). Unabhängig davon ist eine Beschluss-Sammlung zu führen, in die der Wortlaut jedes verkündeten und jedes schriftlichen Beschlusses fortlaufend nummeriert eingetragen wird (§ 24 Abs. 7 WEG). Geführt wird sie vom Verwalter; fehlt ein Verwalter, ist der Vorsitzende der Versammlung dazu verpflichtet, sofern die Eigentümer nicht mit Stimmenmehrheit jemand anderen dafür bestellt haben (§ 24 Abs. 8 WEG). Das eine ist das Gedächtnis eines Termins, das andere das Gedächtnis der Gemeinschaft.

Worin unterscheiden sich Protokoll und Beschluss-Sammlung?

Beide Dokumente halten Beschlüsse fest — aber mit verschiedener Aufgabe, verschiedenem Umfang und verschiedener Lebensdauer. Wer sie verwechselt, führt am Ende zwei unvollständige Ordner statt einer belastbaren Dokumentation.

Merkmal	Niederschrift (Protokoll)	Beschluss-Sammlung
Rechtsgrundlage	§ 24 Abs. 6 WEG	§ 24 Abs. 7 und 8 WEG
Bezugspunkt	eine einzelne Versammlung	die gesamte Gemeinschaft, fortlaufend
Inhalt	die in der Versammlung gefassten Beschlüsse	Wortlaut der verkündeten und der schriftlichen Beschlüsse, Urteilsformeln
Form	Unterschriften nach § 24 Abs. 6 WEG	fortlaufende Eintragung und Nummerierung, Eintragungen mit Datum
Zeitpunkt	unverzüglich nach der Versammlung	unverzüglich nach jedem einzelnen Vorgang
Zuständig	der Versammlungsvorsitz	Verwalter, sonst der Versammlungsvorsitzende (§ 24 Abs. 8 WEG)
Einsicht	über § 18 Abs. 4 WEG (Verwaltungsunterlagen)	ausdrücklich auf Verlangen (§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG)

Der praktische Merksatz: Das Protokoll beantwortet die Frage „Was ist an diesem Abend passiert?”. Die Beschluss-Sammlung beantwortet die Frage „Was gilt in dieser Gemeinschaft?” — und genau die stellt jeder Kaufinteressent, jede finanzierende Bank und jeder neue Eigentümer.

Was muss in die Niederschrift?

Das Gesetz formuliert knapp: Aufzunehmen ist eine Niederschrift über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG). Ein Wortprotokoll der Diskussion verlangt es nicht — ein Ergebnisprotokoll genügt. Damit dieses Ergebnis später trägt, gehören sechs Angaben hinein:

1. Rahmen des Termins: Ort, Datum, Beginn und Ende der Versammlung sowie die Person, die den Vorsitz geführt hat.
2. Teilnehmer und Vertretungen: wer anwesend war, wer wen mit Vollmacht vertreten hat. Ein Anwesenheitsverzeichnis als Anlage reicht.
3. Der Beschlussantrag im Wortlaut — und zwar in der Fassung, über die tatsächlich abgestimmt wurde, nicht in der Fassung der Einladung.
4. Das Abstimmungsergebnis in Zahlen: Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen. Enthaltungen zählen bei der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG) nicht mit — festgehalten werden sollten sie trotzdem.
5. Die Verkündung des Ergebnisses: die Feststellung, dass der Beschluss angenommen oder abgelehnt wurde.
6. Die Unterschriften nach § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG.

Der wichtigste Punkt steht dabei zwischen den Zeilen: Der Beschluss entsteht in der Versammlung, nicht im Protokoll. Das zeigt schon die Anfechtungsfrist — die Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung zu erheben und innerhalb zweier Monate nach der Beschlussfassung zu begründen (§ 45 Satz 1 WEG). Gezählt wird also ab dem Versammlungstag, nicht ab dem Tag, an dem das Protokoll im Briefkasten liegt. Wer die Niederschrift wochenlang liegen lässt, verkürzt den Eigentümern faktisch die Zeit zur Prüfung — und produziert genau die Unruhe, die eine saubere Dokumentation vermeiden soll.

Wer unterschreibt — und was gilt ohne Unterschrift?

§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG benennt die Unterzeichner abschließend: der Vorsitzende, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch dessen Vorsitzender oder sein Vertreter. In der Selbstverwaltung ist das unkompliziert, wenn die Gemeinschaft die Versammlungsleitung zu Beginn festlegt und einen Eigentümer als Mitunterzeichner bestimmt — beides gehört als erster Punkt in die Tagesordnung.

Fehlt eine Unterschrift, wird der Beschluss dadurch nicht ungültig; er ist ja bereits gefasst. Das Dokument verliert aber seinen Wert als Nachweis, und an einer Stelle wird das teuer: Soll die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden, genügt die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG bezeichneten Personen öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG). Banken und Grundbuchämter fragen genau danach. Ein Protokoll, dem eine der vorgeschriebenen Unterschriften fehlt, taugt dafür nicht.

Wie wird die Beschluss-Sammlung geführt?

Hier ist das Gesetz ungewöhnlich detailliert — und deshalb leicht zu befolgen. Die Beschluss-Sammlung enthält nur den Wortlaut von drei Arten von Einträgen (§ 24 Abs. 7 Satz 2 WEG):

• Verkündete Beschlüsse aus der Versammlung, mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung.
• Schriftliche Beschlüsse, mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung. Das betrifft die Beschlüsse im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG — auch sie müssen also verkündet, das heißt den Eigentümern bekannt gegeben werden.
• Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß § 43 WEG, mit Datum, Gericht und Parteien.

Erfasst werden diese Beschlüsse und Entscheidungen, soweit sie nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Alles Ältere bleibt draußen — was ältere Gemeinschaften spürbar entlastet.

Für die Führung gelten vier Regeln aus § 24 Abs. 7 Sätze 3 bis 7 WEG:

Fortlaufend eintragen und nummerieren. Jeder Eintrag bekommt seine Nummer; Lücken oder nachträgliche Einschübe entwerten die Sammlung.

Anfechtung und Aufhebung anmerken. Ist ein Beschluss angefochten oder aufgehoben worden, wird das vermerkt. Bei einer Aufhebung darf statt der Anmerkung auch die Eintragung gelöscht werden.

Bedeutungslose Einträge dürfen gelöscht werden, wenn sie für die Wohnungseigentümer aus einem anderen Grund keine Bedeutung mehr haben — etwa ein Beschluss über eine längst durchgeführte einmalige Maßnahme.

Unverzüglich und mit Datum. Eintragungen, Vermerke und Löschungen sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Das Datum ist kein Schmuck: Es macht später nachvollziehbar, wann welcher Stand galt.

Die Form ist frei. Ein sauber geführtes digitales Dokument erfüllt die Anforderungen genauso wie ein Ordner — solange Nummerierung, Wortlaut, Datum und Anmerkungen stimmen und jeder Eigentümer Einsicht nehmen kann.

Wer führt die Beschluss-Sammlung ohne externen Verwalter?

Das ist die Frage, die in Eigenregie zuerst kommt — und das Gesetz beantwortet sie ausdrücklich. Nach § 24 Abs. 8 WEG führt der Verwalter die Sammlung; fehlt ein Verwalter, ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung dazu verpflichtet, sofern die Wohnungseigentümer nicht durch Stimmenmehrheit einen anderen für diese Aufgabe bestellt haben.

Selbstverwaltete Gemeinschaften haben damit zwei saubere Wege: Entweder die Aufgabe folgt automatisch dem Versammlungsvorsitz — oder die Gemeinschaft beschließt mit einfacher Mehrheit eine feste Person dafür. Der zweite Weg ist der stabilere, weil die Zuständigkeit dann nicht jedes Jahr mit der Versammlungsleitung wandert. Wie sich die übrigen Aufgaben in Eigenregie verteilen lassen, zeigt unser Leitfaden zur Selbstverwaltung in Eigenregie.

Ein Sonderfall verdient Aufmerksamkeit: Beim Wechsel der Verwaltung gehören Beschluss-Sammlung und Protokolle zu den Unterlagen, die herausgegeben werden — sie sind Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft, nicht Eigentum des Verwalters. Was bei einer Trennung sonst noch zu regeln ist, steht im Beitrag Wenn die Hausverwaltung kündigt.

Wer darf Einsicht nehmen?

Zwei Vorschriften greifen ineinander. In die Beschluss-Sammlung ist einem Wohnungseigentümer oder einem von ihm ermächtigten Dritten auf sein Verlangen Einsicht zu geben (§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG) — der ermächtigte Dritte ist in der Praxis der Kaufinteressent, sein Notar oder seine Bank. Darüber hinaus kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG); dazu zählen Protokolle, Verträge und Belege.

Das ist mehr als eine Formalie. Wer eine Wohnung kauft, übernimmt die Beschlusslage der Gemeinschaft: laufende Sanierungsbeschlüsse, beschlossene Sonderumlagen, Nutzungsregelungen. Eine lückenhafte Sammlung führt zu Rückfragen im Verkaufsprozess und im Zweifel zu Preisabschlägen. Welche Zahlungspflichten dabei besonders häufig strittig sind, zeigt der Beitrag zur Sonderumlage.

Praxis: die Woche nach der Versammlung in sieben Schritten

Ein fester Ablauf erledigt beide Pflichten in weniger als zwei Stunden:

1. Noch im Termin: Beschlusstexte in der abgestimmten Fassung mitschreiben, Ergebnisse in Zahlen festhalten, Verkündung notieren.
2. Tag 1: Niederschrift schreiben — Rahmen, Teilnehmer, Anträge, Ergebnisse, Verkündungen.
3. Tag 2: Unterschriften einholen (Vorsitz, ein Eigentümer, ggf. Beiratsvorsitz). Nicht auf die nächste Gelegenheit warten.
4. Tag 3: Niederschrift an alle Eigentümer versenden — Textform genügt.
5. Tag 3: Beschlüsse im Wortlaut in die Beschluss-Sammlung eintragen, fortlaufend nummeriert, mit Ort und Datum der Versammlung, jeder Eintrag mit Datum.
6. Laufend: Geht später eine Anfechtungsklage ein oder wird ein Beschluss aufgehoben, wird der Eintrag angemerkt — ebenfalls unverzüglich und mit Datum.
7. Einmal jährlich: Sammlung durchsehen, erledigte Einträge prüfen, Zuständigkeit für das kommende Jahr bestätigen.

Genau diesen Ablauf hält dotega zusammen: Einladung, Beschlussvorlagen, Protokoll und die fortlaufende Beschluss-Sammlung liegen an einem Ort, Fristen bleiben sichtbar, und für rechtliche Rückfragen steht Ihr fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden bereit. Wie die Plattform Schritt für Schritt arbeitet, sehen Sie unter So funktioniert’s. Den vollständigen Ablauf des Termins selbst beschreibt unser Leitfaden zur Eigentümerversammlung.

Häufige Fragen

Wie schnell muss das Protokoll vorliegen?

Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG). Eine Zahl nennt das Gesetz nicht. Praktischer Maßstab ist die Anfechtungsfrist: Sie läuft ab der Beschlussfassung, die Klage ist binnen eines Monats zu erheben und binnen zweier Monate zu begründen (§ 45 Satz 1 WEG). Wer innerhalb weniger Tage versendet, gibt allen die volle Prüfzeit.

Muss die Diskussion im Protokoll stehen?

Nein. Das Gesetz verlangt eine Niederschrift über die gefassten Beschlüsse (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG), also ein Ergebnisprotokoll. Wortbeiträge dürfen aufgenommen werden, wenn die Gemeinschaft das so hält — Pflicht sind sie nicht.

Zählt eine Enthaltung als Nein-Stimme?

Nein. Beschlossen wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); Enthaltungen gelten nicht als abgegebene Stimmen. In der Niederschrift sollten sie dennoch ausgewiesen werden, damit das Ergebnis später rechnerisch nachvollziehbar bleibt.

Gehören Beschlüsse aus dem Umlaufverfahren in die Beschluss-Sammlung?

Ja. § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 2 WEG nennt die schriftlichen Beschlüsse ausdrücklich, einzutragen mit Ort und Datum der Verkündung. Ein Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG braucht die Zustimmung aller Wohnungseigentümer in Textform, sofern die Eigentümer für den einzelnen Gegenstand nicht zuvor die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügen lassen.

Kann ein Kaufinteressent die Beschluss-Sammlung einsehen?

Nicht aus eigenem Recht, aber über den Verkäufer: Einsicht ist einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, auf Verlangen zu geben (§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG). Eine kurze schriftliche Ermächtigung des Verkäufers genügt.

Was passiert, wenn keine Beschluss-Sammlung geführt wird?

Die Führung ist Pflicht (§ 24 Abs. 7 Satz 1 WEG), und die Zuständigkeit ist gesetzlich zugewiesen (§ 24 Abs. 8 WEG). Praktisch trifft die Lücke die Gemeinschaft selbst: Ohne belegten Wortlaut lässt sich Jahre später kaum klären, was gilt. Ist ein Verwalter bestellt, können die Wohnungseigentümer ihn jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG); der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Fazit

Protokoll und Beschluss-Sammlung sind die beiden Dokumente, an denen sich Jahre später entscheidet, ob eine Gemeinschaft ihre eigene Geschichte belegen kann. Die Anforderungen sind überschaubar: eine unverzügliche Niederschrift über die gefassten Beschlüsse mit den drei vorgeschriebenen Unterschriften — und eine fortlaufend nummerierte Sammlung, die den Wortlaut jedes verkündeten und jedes schriftlichen Beschlusses samt Ort, Datum und Anmerkungen führt.

In der Selbstverwaltung ist das eher eine Frage der Routine als der Rechtskenntnis. Wer die Zuständigkeit einmal per Beschluss festlegt und den Ablauf der Woche nach der Versammlung standardisiert, hat den Teil erledigt, der bei jedem Verkauf, jeder Finanzierung und jeder Rückfrage zuerst auf den Tisch kommt.