Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG: Wann eine Gemeinschaft ihn bestellen muss — und welche Ausnahme Selbstverwalter entlastet

Die Antwort vorweg

Zertifizierter Verwalter darf sich nach § 26a Abs. 1 WEG nennen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört seit dem 1. Dezember 2023 die Bestellung eines solchen Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG i. V. m. § 48 Abs. 4 Satz 1 WEG). Diese Pflicht entfällt jedoch, wenn drei Voraussetzungen zugleich vorliegen: Es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt, und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Genau diese Ausnahme ist der gesetzliche Rahmen, in dem viele kleine Gemeinschaften ihre Verwaltung selbst in die Hand nehmen.

Was regelt § 26a WEG eigentlich — und was nicht?

Ein verbreitetes Missverständnis lohnt sich gleich zu Beginn aufzulösen: § 26a WEG ist keine Berufszulassung. Die Vorschrift bestimmt, wer eine bestimmte Bezeichnung führen darf — nicht, wer eine Wohnungseigentümergemeinschaft verwalten darf. Wer das Amt ohne dieses Zertifikat übernimmt, handelt deshalb nicht verbotswidrig.

Die eigentliche Wirkung entsteht an anderer Stelle, nämlich über den Katalog der ordnungsmäßigen Verwaltung. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zählt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a ausdrücklich zu den Maßnahmen, die zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehören. Und jeder einzelne Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft eine Verwaltung verlangen, die dem Interesse der Gesamtheit nach billigem Ermessen entspricht (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Aus einer Bezeichnungsregel wird so ein Anspruch — allerdings nur außerhalb der gesetzlichen Ausnahme.

Der Gesetzgeber hat den Übergang großzügig gestaltet: Nach § 48 Abs. 4 WEG ist § 19 Abs. 2 Nr. 6 erst ab dem 1. Dezember 2023 anwendbar, und wer am 1. Dezember 2020 bereits Verwalter einer Gemeinschaft war, galt gegenüber deren Wohnungseigentümern bis zum 1. Juni 2024 als zertifizierter Verwalter. Beide Schonfristen sind abgelaufen. Wer heute nach dem Nachweis fragt, fragt nach dem aktuellen Rechtszustand.

Die Einzelheiten der Prüfung regelt die Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV) vom 2. Dezember 2021 (BGBl. I S. 5182), die das Bundesministerium der Justiz auf Grundlage der Ermächtigung in § 26a Abs. 2 WEG erlassen hat.

Wann muss unsere Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellen?

Die Ausnahme des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG ist als Halbsatz formuliert und wird deshalb leicht überlesen. Ihre drei Bedingungen sind kumulativ — fällt eine weg, greift die Pflicht.

Merkmal	Was der Gesetzestext verlangt	Worauf es in der Praxis ankommt
Größe	weniger als neun Sondereigentumsrechte	Gezählt werden die Sondereigentumsrechte, nicht die Personen. Die Teilungserklärung gibt die Zahl vor; wie eigenständige Teileigentumseinheiten wie Garagen zu behandeln sind, klärt man im Zweifel vorab fachkundig.
Person des Verwalters	ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt	Das Amt liegt bei einem Mitglied der Gemeinschaft. Wird eine externe Verwaltung bestellt, ist die Ausnahme von vornherein verschlossen.
Wille der Gemeinschaft	weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer (§ 25 Abs. 2) verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters	Gezählt wird nach Köpfen: Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme. Erreicht das Verlangen ein Drittel, endet die Ausnahme.

Ein Beispiel macht die Rechnung greifbar. Eine Gemeinschaft mit sechs Wohnungen und sechs Eigentümern hat eine Miteigentümerin zur Verwalterin bestellt. Solange höchstens ein Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt, bleibt alles beim Alten — zwei von sechs wären bereits ein Drittel und damit zu viel. Kommt eine neunte Einheit durch eine Aufteilung hinzu, spielt das Drittel keine Rolle mehr: Die Größenschwelle ist dann allein maßgeblich.

Und wenn die Pflicht greift, die Gemeinschaft aber dennoch einen Verwalter ohne Zertifikat bestellt? Dann entspricht der Bestellungsbeschluss nicht ordnungsmäßiger Verwaltung. Jeder Wohnungseigentümer kann ihn mit der Anfechtungsklage angreifen; das Gericht kann ihn für ungültig erklären (§ 44 Abs. 1 Satz 1 WEG). Die Fristen sind knapp: Klage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung, Begründung innerhalb zweier Monate (§ 45 WEG). Wer die Frage vor der Abstimmung klärt, spart sich diesen Weg.

Wer gilt auch ohne Prüfung als zertifizierter Verwalter?

Die Verordnung stellt vier Qualifikationen der bestandenen Prüfung gleich. Nach § 7 Satz 1 ZertVerwV ist einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt, wer

1. die Befähigung zum Richteramt,
2. eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann, zur Kauffrau oder zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft,
3. einen anerkannten Abschluss als Geprüfte Immobilienfachwirtin oder Geprüfter Immobilienfachwirt oder
4. einen Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt

besitzt. Diese Personen dürfen sich nach § 7 Satz 2 ZertVerwV ausdrücklich als zertifizierte Verwalter bezeichnen.

Für Unternehmen gilt eine eigene Regel: Juristische Personen und Personengesellschaften dürfen die Bezeichnung führen, wenn die bei ihnen Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder nach § 7 gleichgestellt sind (§ 8 ZertVerwV). Maßgeblich ist also nicht die Geschäftsführung an der Spitze, sondern das Team, das die Gemeinschaft tatsächlich betreut. Wer ein Angebot vergleicht, fragt deshalb sinnvollerweise nach der Person, die den eigenen Bestand bearbeitet — und lässt sich die Bescheinigung nach Anlage 2 der ZertVerwV zeigen.

Wie läuft die Prüfung ab?

Die Prüfung kann vor jeder Industrie- und Handelskammer abgelegt werden, die sie anbietet (§ 2 Abs. 1 ZertVerwV); den Ausschuss richtet die Kammer ein, mehrere Kammern dürfen einen gemeinsamen bilden. Sie besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil, wobei der mündliche Teil das Bestehen des schriftlichen voraussetzt (§ 3 Abs. 1). Der schriftliche Teil dauert mindestens 90 Minuten und prüft die Themenbereiche anhand praxisbezogener Aufgaben in einem ausgewogenen Verhältnis (§ 3 Abs. 2). Im mündlichen Teil werden höchstens fünf Prüflinge gleichzeitig geprüft, auf jeden entfallen mindestens 15 Minuten, und er soll sich zumindest auf das Wohnungseigentumsgesetz beziehen (§ 3 Abs. 3 i. V. m. Nummer 2.1 der Anlage 1).

Bestanden ist die Prüfung, wenn beide Teile bestanden sind: schriftlich in allen Themenbereichen jeweils mindestens 50 Prozent der erreichbaren Punkte, mündlich ebenfalls mindestens 50 Prozent (§ 5 Abs. 2). Eine Wiederholung ist beliebig oft möglich (§ 6 Abs. 1).

Inhaltlich zeigt Anlage 1 der ZertVerwV, worauf es ankommt — und liest sich zugleich wie eine Landkarte der Aufgaben, die jede Gemeinschaft ohnehin zu bewältigen hat:

• Rechtliche Grundlagen (vertiefte Kenntnisse): Wohnungseigentumsgesetz von der Teilungserklärung bis zu den Rechten des Verwaltungsbeirats, Bürgerliches Gesetzbuch, Grundbuchrecht, Zivilprozess- und Zwangsvollstreckungsrecht, Berufsrecht sowie Heizkosten- und Trinkwasserverordnung.
• Kaufmännische Grundlagen (vertiefte Kenntnisse): Grundzüge ordnungsgemäßer Buchführung, Sonderumlagen und Erhaltungsrücklage, Erstellung von Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan, Hausgeld und Mahnwesen.
• Technische Grundlagen (vertiefte Kenntnisse): Haustechnik, Erkennen von Mängeln, Verkehrssicherungspflichten, Erhaltungsplanung, energetische Sanierung, Fördermitteleinsatz und Dokumentation.
• Grundlagen der Immobilienwirtschaft (Grundkenntnisse): Bauzeichnungen, Versicherungsarten, Umwelt- und Energiethemen.

Wer diese Liste neben die eigene Tagesordnung legt, erkennt schnell, welche Themen im eigenen Haus gerade offen sind — von der Erhaltungsrücklage über den Wirtschaftsplan bis zur Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung.

Zertifikat, Gewerbeerlaubnis, Weiterbildung — drei verschiedene Dinge

In Gesprächen werden regelmäßig drei Anforderungen vermischt, die rechtlich nichts miteinander zu tun haben:

• Die Zertifizierung nach § 26a WEG betrifft die Bezeichnung und — über § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG — die Frage, wen die Gemeinschaft ordnungsmäßig bestellt.
• Die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO betrifft, wer gewerbsmäßig gemeinschaftliches Eigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Wohnraum-Mietverhältnisse verwalten will. Sie setzt unter anderem Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung voraus (§ 34c Abs. 2 GewO). Eine Gemeinschaft, die sich selbst organisiert, betreibt damit typischerweise kein Gewerbe; wer für den eigenen Fall Sicherheit möchte, klärt das vorab mit der zuständigen Behörde.
• Die Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren trifft Gewerbetreibende nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO und die unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten (§ 34c Abs. 2a GewO) — also die berufsmäßige Verwaltung, nicht die Gemeinschaft selbst.

Für eine Selbstverwaltung bedeutet das: Das Gesetz verlangt von ihr keine Gewerbeerlaubnis und keine Weiterbildungsstunden. Was es verlangt, ist eine Verwaltung, die dem Interesse aller nach billigem Ermessen entspricht — und im Konfliktfall die Bereitschaft, einen zertifizierten Verwalter zu bestellen, sobald ein Drittel der Eigentümer das möchte.

Fünf Schritte für die nächste Versammlung

1. Sondereigentumsrechte zählen. Die Teilungserklärung nennt sie; das Ergebnis entscheidet über die Größenschwelle des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG.
2. Amt und Person klären. Nur wenn ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt ist, kommt die Ausnahme überhaupt in Betracht.
3. Stimmung abfragen, bevor abgestimmt wird. Ein kurzer Punkt auf der Tagesordnung („Bestellung eines zertifizierten Verwalters — Meinungsbild“) macht sichtbar, ob das Drittel erreicht wird.
4. Bestelldauer im Blick behalten. Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre möglich, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre; eine wiederholte Bestellung braucht einen erneuten Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden kann (§ 26 Abs. 2 WEG).
5. Ergebnis sauber protokollieren. Beschlusstext, Zählweise und — falls einschlägig — der Nachweis der Zertifizierung gehören in die Niederschrift; wie das aussieht, zeigt der Beitrag zum Protokoll der Eigentümerversammlung.

Steht am Ende doch ein Wechsel an, beschreibt der Leitfaden Verwalterwechsel Schritt für Schritt den Ablauf von der Abberufung bis zur Übergabe der Unterlagen. Und wer wissen möchte, wie sich der Alltag ohne externe Verwaltung organisieren lässt, findet die Grundlagen im Beitrag zur WEG-Selbstverwaltung in Eigenregie.

Genau an dieser Stelle zahlt sich eine digitale Organisation aus: Teilungserklärung, Beschlüsse, Bestellungsurkunden und Fristen liegen an einem Ort, die Zahlen stehen nachvollziehbar in Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, und für rechtliche Rückfragen steht ein fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden bereit. Wie die Plattform Schritt für Schritt arbeitet, zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Muss unser Verwalter aus den eigenen Reihen zertifiziert sein?

Nur dann nicht, wenn alle drei Bedingungen des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zugleich erfüllt sind: weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer als Verwalter und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer, das die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Fehlt eine dieser Bedingungen, gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung.

Wie wird das Drittel gezählt — nach Köpfen oder nach Anteilen?

Nach Köpfen. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG verweist ausdrücklich auf § 25 Abs. 2 WEG, und dort gilt: Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme. Steht ein Wohnungseigentum mehreren gemeinschaftlich zu, können sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben.

Gilt die alte Übergangsregelung noch?

Nein. § 48 Abs. 4 WEG hat zwei Stichtage gesetzt: § 19 Abs. 2 Nr. 6 ist seit dem 1. Dezember 2023 anwendbar, und die Fiktion für Verwalter, die am 1. Dezember 2020 im Amt waren, endete am 1. Juni 2024. Beide Zeitpunkte liegen in der Vergangenheit.

Kann sich ein Miteigentümer ohne Immobilienberuf zertifizieren lassen?

Ja. § 26a Abs. 1 WEG knüpft allein an die bestandene Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer an, nicht an einen Beruf oder einen vorherigen Abschluss. Die Prüfung darf zudem beliebig oft wiederholt werden (§ 6 Abs. 1 ZertVerwV). Wer die Themenliste der Anlage 1 durchgeht, sieht zugleich, welche Bereiche im eigenen Haus Aufmerksamkeit verdienen.

Was passiert, wenn ein Drittel der Eigentümer die Bestellung verlangt, die Mehrheit aber ablehnt?

Dann ist die Ausnahme nicht mehr eröffnet, und die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Bleibt eine notwendige Beschlussfassung aus, kann das Gericht auf Klage eines Wohnungseigentümers den Beschluss fassen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). In der Praxis lohnt sich vorher das Gespräch: Oft steht hinter dem Verlangen weniger der Wunsch nach einem Titel als der nach verlässlicher Organisation.

Die Tür bleibt offen

Die Regelung zum zertifizierten Verwalter wird häufig als Hürde gelesen, die kleinen Gemeinschaften die Selbstverwaltung verbaut. Der Gesetzestext sagt etwas anderes: Er hält die Tür ausdrücklich offen — für Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer das Amt übernimmt und die Runde diesen Weg mitträgt.

Dabei wird sichtbar: Der Prüfungskatalog der ZertVerwV beschreibt exakt die Aufgaben, die in jeder Gemeinschaft anfallen — Beschlüsse, Abrechnung, Rücklage, Technik, Fristen. Er ist damit weniger eine Zugangsschranke als eine sehr gute Checkliste. Wer diese Themen sauber organisiert und die Nachweise griffbereit hat, führt eine Verwaltung, die dem Anspruch des § 18 Abs. 2 WEG entspricht — ob mit Zertifikat oder innerhalb der Ausnahme.