Der Verwaltervertrag in der WEG: Was hineingehört, was ins Leere geht und wer ihn unterschreibt

Die Antwort vorweg

Der Verwaltervertrag regelt die Arbeit, der Bestellungsbeschluss das Amt. Über Bestellung und Abberufung beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG); der Vertrag daneben legt Leistungsumfang, Vergütung, Termine und die Abwicklung am Ende fest. Beides gehört auf dieselbe Tagesordnung, bleibt rechtlich aber getrennt: Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre laufen, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG), die Verwaltung kann jederzeit abberufen werden, und ein Vertrag mit ihr endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Von diesen Regeln darf kein Vertrag abweichen — § 26 Abs. 5 WEG erklärt Abweichungen von den Absätzen 1 bis 3 ausdrücklich für unzulässig. Alles Übrige verhandelt die Gemeinschaft selbst, und genau dort entscheidet sich, ob sie später Auskünfte bekommt oder hinterherlaufen muss.

Warum sind Bestellung und Vertrag zwei Ebenen?

Die Trennung ist keine juristische Spitzfindigkeit, sie hat einen praktischen Grund. Die Bestellung verleiht das Amt und damit die Vertretungsmacht: Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten, beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags aber nur aufgrund eines Beschlusses (§ 9b Abs. 1 WEG). Eine Beschränkung des Umfangs dieser Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam — im Innenverhältnis kann der Vertrag also viel regeln, gegenüber dem Handwerksbetrieb oder der Versicherung zählt allein das Amt.

Der Vertrag beschreibt daneben, was die Verwaltung für ihr Geld tut. Er ist im Regelfall ein Dienstvertrag über eine Geschäftsbesorgung, und darüber greifen die Auftragsvorschriften des BGB: Wer ein fremdes Geschäft besorgt, muss die erforderlichen Nachrichten geben, auf Verlangen Auskunft über den Stand des Geschäfts erteilen und nach Ausführung Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB), und er muss alles herausgeben, was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt (§ 667 BGB) — beide gelten über § 675 Abs. 1 BGB entsprechend. Diese Pflichten bestehen, auch wenn im Vertrag kein Wort davon steht.

Weil beide Ebenen getrennt sind, fasst eine Versammlung zwei Beschlüsse: einen über die Bestellung samt Laufzeit und einen über den Abschluss des Vertrags mit einem konkreten, den Eigentümern vorher zugegangenen Entwurf. Beschlossen wird jeweils mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).

Wie lange darf ein Verwaltervertrag laufen?

Die Höchstdauer knüpft an die Bestellung an. Sie kann auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, im Fall der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum aber auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 Satz 1 WEG). Eine wiederholte Bestellung ist zulässig, sie braucht jedoch einen erneuten Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann (Satz 2). Eine Klausel, nach der sich der Vertrag ohne Beschluss automatisch um weitere Jahre verlängert, läuft damit gegen § 26 Abs. 2 und Abs. 5 WEG.

Sinnvoll ist es, die Vertragslaufzeit deckungsgleich zur Bestellungszeit zu vereinbaren. Fällt der Vertrag länger aus als das Amt, zahlt die Gemeinschaft im Zweifel für eine Leistung, die niemand mehr erbringen darf. Endet er früher, steht sie ohne vereinbarte Vergütung da, obwohl die Verwaltung noch im Amt ist.

Für den Ausstieg gilt: Abberufen werden kann jederzeit und ohne Grund (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG), der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate danach (Satz 2). Wer schneller heraus will, braucht einen wichtigen Grund; für Dienstverhältnisse erlaubt § 626 Abs. 1 BGB die Kündigung ohne Einhaltung einer Frist, wenn dem Kündigenden die Fortsetzung nicht zugemutet werden kann, und zwar nur innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen (Abs. 2). Wie der Wechsel im Ganzen abläuft, steht im Beitrag zum Verwalterwechsel; den umgekehrten Fall behandelt Wenn die Hausverwaltung kündigt.

Was gehört in den Verwaltervertrag?

Das Gesetz schreibt keinen Mindestinhalt vor. Es liefert aber die Pflichten, an denen sich ein Vertrag messen lassen muss, und ergänzt alles, was die Parteien offenlassen. Diese Punkte sollten geregelt sein:

Regelungspunkt	Was der Vertrag festhalten sollte	Gesetzlicher Bezug
Leistungsumfang	Welche Aufgaben zur Grundleistung zählen und welche gesondert vergütet werden	Die gesetzlichen Befugnisse des Verwalters können durch Beschluss eingeschränkt oder erweitert werden (§ 27 Abs. 1 und 2 WEG)
Vergütung	Betrag je Einheit und Monat, Anlass und Höhe von Sondervergütungen, eine nachvollziehbare Anpassungsregel	Die Kosten laufen über die Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG)
Laufzeit	Beginn und Ende, abgestimmt auf den Bestellungsbeschluss	§ 26 Abs. 2 WEG
Berichtswesen	Termine für Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht	§ 28 Abs. 1, 2 und 4 WEG
Versammlung und Beschlüsse	Zahl der Versammlungen im Jahr, Niederschrift, Führung der Beschluss-Sammlung	§ 24 Abs. 6, 7 und 8 WEG
Unterlagen	Wo die Verwaltungsunterlagen liegen und wie Eigentümer Einsicht nehmen	§ 18 Abs. 4 WEG
Zahlungsverkehr	Konten auf den Namen der Gemeinschaft, getrennt vom Vermögen der Verwaltung	Die Gemeinschaft ist rechtsfähig und hat eigenes Gemeinschaftsvermögen (§ 9a Abs. 1 und 3 WEG)
Versicherung	Bestehen und Deckungssumme einer Vermögensschadenhaftpflicht	Für gewerbliche Wohnimmobilienverwalter ist der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung Erlaubnisvoraussetzung (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO)
Vertragsende	Herausgabe von Unterlagen und Guthaben, Schlussabrechnung, Frist dafür	§§ 666, 667 i. V. m. § 675 Abs. 1 BGB

Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Die erste ist der Leistungsumfang. Von Gesetzes wegen darf und muss der Verwalter nur die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Alles darüber hinaus braucht einen Beschluss der Wohnungseigentümer, die diese Rechte und Pflichten nach § 27 Abs. 2 WEG einschränken oder erweitern können. Wer eine Auftragsgrenze für kleinere Reparaturen möchte, beschließt sie also — und schreibt sie zusätzlich in den Vertrag, damit beide Seiten dieselbe Zahl kennen.

Die zweite ist die Vergütung. Es gibt keine gesetzliche Gebührenordnung für WEG-Verwaltungen. Verhandelbar ist damit alles, und lohnend ist vor allem die Trennlinie zwischen Grundleistung und Sondervergütung: Mahnwesen, Belegkopien, die Begleitung einer Sanierung, die Teilnahme an einer zweiten Versammlung im Jahr. Steht diese Linie nicht im Vertrag, taucht sie später in der Jahresabrechnung auf, und die Diskussion darüber führt die Gemeinschaft mit sich selbst. Wie die Beträge in die Planung kommen, zeigt der Beitrag zum Wirtschaftsplan.

Welche Klauseln gehen ins Leere?

Manche Vertragsentwürfe enthalten Punkte, die das Gesetz überschreibt. Sie sorgen für Streit, ohne je zu wirken:

1. Eine feste Vertragsbindung ohne Abberufungsmöglichkeit oder eine Kündigungsfrist von mehr als sechs Monaten nach Abberufung. § 26 Abs. 3 WEG lässt die jederzeitige Abberufung zu und beendet den Vertrag spätestens sechs Monate danach; § 26 Abs. 5 WEG verbietet Abweichungen.
2. Eine automatische Verlängerung der Bestellung ohne neuen Beschluss. Die wiederholte Bestellung bedarf nach § 26 Abs. 2 Satz 2 WEG eines erneuten Beschlusses.
3. Eine Vollmacht, die dem Verwalter den Abschluss von Darlehens- oder Grundstückskaufverträgen ohne Beschluss erlaubt. § 9b Abs. 1 WEG verlangt dafür ausdrücklich einen Beschluss der Wohnungseigentümer.
4. Der Ausschluss der Rechenschafts- und Herausgabepflichten am Vertragsende. Sie folgen aus §§ 666, 667 i. V. m. § 675 Abs. 1 BGB und lassen sich durch eine Formularklausel nicht abräumen.
5. Ein pauschaler Haftungsausschluss. Wo der Vertrag als vorformulierte Bedingung gestellt wird, unterliegt er der Inhaltskontrolle des § 307 BGB; ein Ausschluss der Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie für grobes Verschulden ist nach § 309 Nr. 7 Buchst. a und b BGB unwirksam, soweit die Klauselverbote im Einzelfall anwendbar sind.

Bei Punkt fünf lohnt der genaue Blick: Ob die strengen Klauselverbote der §§ 308 und 309 BGB unmittelbar greifen, hängt davon ab, wie die Gemeinschaft im konkreten Fall einzuordnen ist. Die allgemeine Inhaltskontrolle nach § 307 BGB gilt in jedem Fall, und sie nimmt Bestimmungen die Wirkung, die mit wesentlichen Grundgedanken der gesetzlichen Regelung nicht zu vereinbaren sind (§ 307 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Wer einen Entwurf der Gegenseite unterschreiben soll, lässt ihn bei größeren Anlagen anwaltlich prüfen.

Wer unterschreibt für die Gemeinschaft?

Diese Frage wird regelmäßig übersehen, und die Antwort steht klar im Gesetz. Vertragspartnerin ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, die Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen kann (§ 9a Abs. 1 WEG). Vertreten wird sie sonst durch den Verwalter — dem Verwalter gegenüber jedoch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss dazu ermächtigten Wohnungseigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG). Niemand unterschreibt also seinen eigenen Vertrag für beide Seiten.

Praktisch heißt das: Gibt es einen Verwaltungsbeirat, unterschreibt dessen Vorsitzende oder Vorsitzender. Gibt es keinen, ermächtigt die Versammlung im selben Beschluss eine Eigentümerin oder einen Eigentümer namentlich dazu. Fehlt beides, hängt die Unterschrift in der Luft, und die Gemeinschaft streitet später darüber, ob überhaupt ein Vertrag zustande gekommen ist.

Der Bestellungsbeschluss selbst sollte sauber protokolliert werden, denn er ist der Nachweis nach außen: Soweit die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden muss, genügt die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG bezeichneten Personen (§ 26 Abs. 4 WEG). Wer Beschlüsse und Niederschriften ordentlich führt, hat diesen Nachweis im Zweifel in einer Stunde beisammen — mehr dazu im Beitrag zum Protokoll der Eigentümerversammlung.

Was gilt, wenn ein Eigentümer selbst verwaltet?

Auch die Selbstverwaltung braucht diese beiden Beschlüsse. Wird eine Eigentümerin oder ein Eigentümer zum Verwalter bestellt, bleibt es bei § 26 WEG mit allen Fristen, und für die Vergütung gilt eine zusätzliche Regel: Nach § 25 Abs. 4 WEG ist ein Wohnungseigentümer nicht stimmberechtigt, wenn die Beschlussfassung die Vornahme eines auf die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bezüglichen Rechtsgeschäfts mit ihm betrifft. Beim Beschluss über den Vertrag mit der eigenen Person zählt die Stimme also nicht mit. Das gehört ins Protokoll, sonst ist der Beschluss angreifbar; die Fristen dafür nennt der Beitrag zum Beschluss anfechten.

Die Frage der Zertifizierung stellt sich in kleinen Gemeinschaften oft gar nicht. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG, „es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer (§ 25 Absatz 2) verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters“ (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die drei Bedingungen müssen zusammen vorliegen; Einzelheiten stehen im Beitrag zum zertifizierten Verwalter. Wer die Verwaltung berufsmäßig für andere übernimmt, braucht dagegen die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO samt Berufshaftpflichtversicherung und muss sich in 20 Stunden je drei Kalenderjahre weiterbilden (§ 34c Abs. 2a GewO).

Für selbstverwaltete Gemeinschaften hängt der Vertrag an drei Dingen: an einer klaren Aufgabenliste, an Terminen für Plan, Abrechnung und Vermögensbericht und an einem Ort, an dem die Unterlagen für alle einsehbar liegen. Eine digitale Verwaltung führt Beschlüsse, Belege und Termine an einer Stelle, jeder Eigentümer sieht denselben Stand, und bei rechtlichen Rückfragen steht ein fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden bereit. Wie das im Alltag abläuft, zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Braucht eine WEG überhaupt einen schriftlichen Verwaltervertrag?

Das Gesetz schreibt keine Form vor; wirksam wird die Verwaltung bereits mit dem Bestellungsbeschluss. Ohne schriftlichen Vertrag gelten für Leistungsumfang und Abwicklung nur die gesetzlichen Regeln — § 27 WEG für die Befugnisse, §§ 666, 667 i. V. m. § 675 Abs. 1 BGB für Auskunft, Rechenschaft und Herausgabe. Was vergütet wird und wann welcher Bericht kommt, steht dann nirgends. Für alles, was über eine sehr kleine Anlage hinausgeht, ist die Schriftform deshalb die praktische Untergrenze.

Kann die Gemeinschaft den Vertrag vor Ablauf beenden?

Die Abberufung ist jederzeit möglich (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG) und braucht keinen Grund. Der Vertrag endet dadurch nicht sofort, sondern spätestens sechs Monate nach der Abberufung (Satz 2). Eine sofortige Beendigung setzt einen wichtigen Grund voraus; § 626 BGB verlangt dafür, dass die Fortsetzung unzumutbar ist, und bindet die Kündigung an eine Frist von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen.

Darf sich der Vertrag automatisch verlängern?

Für die Bestellung nicht. Eine wiederholte Bestellung bedarf eines erneuten Beschlusses der Wohnungseigentümer, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG), und Abweichungen davon sind unzulässig (§ 26 Abs. 5 WEG). Eine Verlängerungsklausel im Vertrag ersetzt diesen Beschluss nicht.

Wer bekommt den Vertrag zu sehen?

Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG); der Verwaltervertrag gehört dazu. Der Beschluss über seinen Abschluss steht zudem im Wortlaut in der Beschluss-Sammlung, in die jedem Wohnungseigentümer und jedem von ihm ermächtigten Dritten auf Verlangen Einsicht zu geben ist (§ 24 Abs. 7 WEG).

Was passiert mit Unterlagen und Guthaben am Ende?

Die Verwaltung muss herausgeben, was sie aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§ 667 i. V. m. § 675 Abs. 1 BGB), und nach Ausführung Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB). Dazu zählen Belege, Beschluss-Sammlung, Verträge und die Kontoguthaben der Gemeinschaft. Ein Vertrag, der eine Frist für die Übergabe und eine Schlussabrechnung zum Stichtag nennt, macht diesen Anspruch durchsetzbar, statt ihn nur zu haben.

Zwei Beschlüsse, ein Termin

Ein Verwaltervertrag wird selten gelesen, wenn alles läuft, und immer dann, wenn es klemmt. Die Punkte, die im Konfliktfall zählen, sind unspektakulär: Wer schuldet welche Leistung zum Grundhonorar, bis wann liegen Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht vor, wo liegen die Unterlagen, und was passiert am letzten Tag.

Für die nächste Versammlung heißt das: den Entwurf mit der Einladung verschicken, Bestellung und Vertragsschluss als zwei Tagesordnungspunkte aufnehmen, die Laufzeiten aufeinander abstimmen und im Beschluss festhalten, wer für die Gemeinschaft unterschreibt. Die Fristen des § 26 WEG gelten ohnehin. Alles andere gilt nur, wenn es jemand aufgeschrieben hat.