Erhaltungsrücklage anlegen: Wo das Geld der WEG liegen darf und wer darüber entscheidet

Die Erhaltungsrücklage gehört der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht der Verwaltung und nicht den Eigentümern einzeln (§ 9a Abs. 1 und 3 Wohnungseigentumsgesetz – WEG). Sie liegt deshalb auf einem Konto, dessen Inhaberin die Gemeinschaft selbst ist; in der Praxis sind das ein Tagesgeldkonto für den Teil, der kurzfristig gebraucht werden kann, und Festgeld für den Teil, der erst in Jahren fällig wird. Eine Anlageform schreibt das Gesetz nicht vor. Es verlangt die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG) und überlässt den Weg dorthin einem Beschluss der Eigentümer. Zwei Zahlen bestimmen am Ende das Ergebnis: die Deckungssumme der Einlagensicherung von 100.000 Euro je Einleger (§ 8 Abs. 1 Einlagensicherungsgesetz) und der Steuerabzug von 25 Prozent Kapitalertragsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag auf die Zinsen.

Wem gehört das Geld auf dem Rücklagenkonto?

Der Gemeinschaft. Sie kann seit der Reform von 2020 Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen, vor Gericht klagen und verklagt werden (§ 9a Abs. 1 Satz 1 WEG) und führt dabei die gesetzliche Bezeichnung „Gemeinschaft der Wohnungseigentümer“ mit der Angabe des gemeinschaftlichen Grundstücks (§ 9a Abs. 1 Satz 3 WEG). Für ihr Vermögen gelten die Vorschriften über die Verwaltungszuständigkeit, die ordnungsmäßige Verwaltung und die Verwalterbefugnisse entsprechend (§ 9a Abs. 3 WEG). Die Rücklage ist damit weder Sondervermögen der einzelnen Eigentümer noch Vermögen der Verwaltung, und das Konto trägt folgerichtig den Namen der Gemeinschaft.

Dass das mehr als eine Formalie ist, zeigt sich, wenn die andere Seite in Schwierigkeiten gerät. Über das Gemeinschaftsvermögen selbst findet kein Insolvenzverfahren statt (§ 9a Abs. 5 WEG). Liegt die Rücklage dagegen auf einem Konto, das auf den Namen einer Verwaltung läuft, muss die Gemeinschaft im Insolvenz- oder Pfändungsfall erst einmal beweisen, dass das Geld ihr zusteht. Die Einlagensicherung sagt dazu unmissverständlich: Handelt der Kontoinhaber für Rechnung eines Dritten, kommt es auf diesen Dritten nur an, wenn das Konto in der Kontobezeichnung als offenes Treuhandkonto eindeutig gekennzeichnet ist oder hätte gekennzeichnet werden müssen und das Bestehen des Treuhandverhältnisses nachgewiesen wird (§ 7 Abs. 4a Einlagensicherungsgesetz – EinSiG).

Wie eine Gemeinschaft ihre Konten praktisch aufteilt, zeigt der Beitrag zum WEG-Konto; die Höhe der Rücklage und die Richtwerte je Quadratmeter stehen im Beitrag zur Erhaltungsrücklage.

Wer entscheidet über die Anlage: die Verwaltung oder die Versammlung?

Beschließen dürfen die Eigentümer. Soweit Verwaltung und Benutzung nicht durch Vereinbarung geregelt sind, beschließen die Wohnungseigentümer eine ordnungsmäßige Verwaltung (§ 19 Abs. 1 WEG), und zu dieser gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Der Verwalter ist demgegenüber nur zu denjenigen Maßnahmen berechtigt und verpflichtet, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Über § 9a Abs. 3 WEG gilt dieser Rahmen auch für das Gemeinschaftsvermögen.

Ein Tagesgeldkonto bei der Bank, bei der die Gemeinschaft ohnehin ihr Girokonto führt, lässt sich damit in aller Regel noch unter Nummer 1 einordnen: täglich verfügbar, jederzeit kündbar, keine erhebliche Verpflichtung. Einen sechsstelligen Betrag für drei Jahre festzulegen, ist etwas anderes. Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten aus § 27 Abs. 1 WEG durch Beschluss einschränken oder erweitern (§ 27 Abs. 2 WEG), und genau dieser Beschluss macht die Anlage sauber.

Vier Punkte trägt ein solcher Beschluss:

• Betragsrahmen: welcher Teil der Rücklage gebunden werden darf und welcher Betrag täglich verfügbar bleibt
• Laufzeit: die längste zulässige Bindung, etwa 24 oder 36 Monate
• Anlageform: Tagesgeld, Festgeld oder Sparkonto bei einem Institut mit gesetzlicher Einlagensicherung
• Institut und Betragsgrenze je Institut, damit die Deckungssumme nicht überschritten wird

Geprüft werden die Zahlen vor der Versammlung vom Verwaltungsbeirat, sofern die Gemeinschaft einen bestellt hat. Gegen einen gefassten Beschluss läuft die Klage binnen eines Monats nach der Beschlussfassung, die Begründung binnen zweier Monate (§ 45 Satz 1 WEG); den Ablauf beschreibt der Beitrag zum Beschluss anfechten.

Was Einlagensicherung und Steuer von den Zinsen übrig lassen

Der Entschädigungsanspruch eines Einlegers ist auf 100.000 Euro begrenzt (§ 8 Abs. 1 EinSiG), und zwar bezogen auf seine Gesamtforderung gegen das Institut, unabhängig von der Zahl der Konten (§ 7 Abs. 3 EinSiG). Tagesgeld, Festgeld und Spareinlagen sind Einlagen in diesem Sinne (§ 2 Abs. 3 EinSiG).

An dieser Stelle steht eine Regel im Gesetz, die viele Ratgeber übersehen. Für Konten, die auf den Namen einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern geführt werden, gelten nicht die Gemeinschaft, sondern ihre Mitglieder als Kontoinhaber (§ 7 Abs. 5 EinSiG in Verbindung mit Abs. 4). Maßgeblich ist dann der Anteil des einzelnen Kontoinhabers; fehlen besondere Bestimmungen, wird die Einlage den Kontoinhabern zu gleichen Teilen zugerechnet (§ 7 Abs. 4 Satz 2 EinSiG). Bei einer Gemeinschaft mit zwölf Einheiten liegt die gedeckte Summe damit rechnerisch beim Zwölffachen der 100.000 Euro. Zwei Einschränkungen gehören dazu: Jedem Mitglied steht die Deckungssumme bei einem Institut nur einmal zu, und private Einlagen desselben Eigentümers bei derselben Bank zählen mit. Wer eine große Rücklage auf zwei Institute verteilt, umgeht diese Frage von vornherein.

Von den Zinsen behält die Bank Kapitalertragsteuer ein. Sie beträgt 25 Prozent des Kapitalertrags (§ 43a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 in Verbindung mit § 43 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 Buchst. b Einkommensteuergesetz), dazu kommt der Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent der Steuer (§ 4 Satz 1 Solidaritätszuschlaggesetz 1995). Zusammen sind das 26,375 Prozent des Zinsertrags. Ein Freistellungsauftrag hilft der Gemeinschaft nicht weiter: Die Abstandnahme vom Steuerabzug setzt einen unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Gläubiger und den Sparer-Pauschbetrag des § 20 Abs. 9 EStG voraus (§ 44a Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG), und die Gemeinschaft ist keine natürliche Person. Wie der Abzug in der Jahresabrechnung erscheint und ob im Einzelfall eine Erstattung in Betracht kommt, gehört in die Hände einer Steuerberatung.

Ein gegriffenes Beispiel mit 60.000 Euro Rücklage und einem unterstellten Zinssatz von 2,0 Prozent im Jahr zeigt die Größenordnung. Der Zinssatz ist eine Annahme für die Rechnung, kein aktueller Marktwert:

Diese 883,50 Euro sind Einnahmen der Gemeinschaft und gehören in die Jahresabrechnung; der Aufbau der Abrechnung ist in einem eigenen Beitrag beschrieben. Der Stand der Rücklage selbst steht im Vermögensbericht, den der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres zu erstellen und jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen hat (§ 28 Abs. 4 WEG).

Wie viel muss jederzeit verfügbar sein?

Das ergibt sich aus der Planung, nicht aus einer Faustformel. Die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen; dazu stellt der Verwalter für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben auf (§ 28 Abs. 1 WEG). Wer im Wirtschaftsplan die anstehenden Maßnahmen der nächsten Jahre grob terminiert, kann die Rücklage danach staffeln.

Die vierte Zeile ist der eigentliche Trick. Wer drei Tranchen mit Fälligkeiten in zwölf, vierundzwanzig und sechsunddreißig Monaten anlegt, hat jedes Jahr Geld frei, ohne die ganze Rücklage kurzfristig halten zu müssen. Reicht die Rücklage für eine Maßnahme trotzdem nicht, bleiben die Sonderumlage und das Darlehen; welche Wege ein Anlagentausch eröffnet, steht im Beitrag zum Heizungstausch.

Bei der Liquiditätsplanung wird ein Punkt gern vergessen: Zahlen einzelne Eigentümer ihr Hausgeld nicht, fehlt das Geld zuerst im laufenden Betrieb, und eine gebundene Rücklage macht diese Lücke schwerer zu überbrücken. Die Wege dagegen stehen im Beitrag zu den Hausgeldrückständen.

Wo die Rücklage nicht hingehört

Vier Grenzen sind belegbar, und zwei Fragen bleiben offen. Das gehört zur Ehrlichkeit einer Entscheidung, die über das Geld von zwölf oder zwanzig Haushalten getroffen wird.

Wertpapiere und Fondsanteile sind keine Einlagen im Sinne des Einlagensicherungsgesetzes (§ 2 Abs. 3 EinSiG). Die Deckungssumme von 100.000 Euro greift für sie nicht, und der Kurs kann genau dann unten stehen, wenn das Dach undicht wird. Ob ein Beschluss über eine kursabhängige Anlage ordnungsmäßiger Verwaltung im Sinne des § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG entspricht, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört vor der Versammlung in eine anwaltliche Prüfung. Für Pflichtverletzungen bei der Geschäftsbesorgung gelten dabei die allgemeinen Haftungsregeln (§ 280 Abs. 1, § 276 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch); welche Ebenen in einer Selbstverwaltung zusammenkommen, führt der Beitrag zur Haftung aus.

Ein Konto im Namen einer Privatperson ist keine Lösung, auch nicht vorübergehend. Es vermischt Vermögen, das das Gesetz getrennt hält (§ 9a Abs. 3 WEG), und es bringt den Kontoinhaber persönlich in die Pfändungs- und Erbfolge-Lage.

Ausgezahlt wird die Rücklage nicht. Wer seine Wohnung verkauft, hat keinen Anspruch auf seinen Anteil am Gemeinschaftsvermögen; wie sich das auf Kaufverträge auswirkt, beschreibt der Beitrag zum Eigentümerwechsel. Und nach welchem Schlüssel sich die Anteile überhaupt berechnen, steht in der Teilungserklärung.

Offen bleibt zweierlei. Ob Zinserträge der Gemeinschaft im Einzelfall zu einer Erklärungspflicht führen, ist eine steuerliche Frage und keine des WEG. Und wie weit eine Verwaltung ohne Beschluss anlegen darf, lässt sich nur anhand des konkreten Betrags und der konkreten Bindung beurteilen. Beides spricht für einen Beschluss, der den Rahmen vorher festlegt.

Für die laufende Arbeit ist der Rest Organisation. In der Selbstverwaltung mit dotega bleibt das Konto der Gemeinschaft bei ihrer eigenen Bank und wird an die Plattform angebunden, sodass jeder Eigentümer den Stand der Rücklage und die Bewegungen darauf sehen kann; Gemeinschaften ohne eigenes Konto nutzen häufig das gemeinsam mit der Volksbank am Württemberg entwickelte WEG-Konto aus Girokonto und Rücklagenkonto. Wie die Zusammenarbeit abläuft, zeigt So funktioniert’s.

Häufig gestellte Fragen

Darf die Verwaltung die Rücklage ohne Beschluss auf ein Festgeldkonto legen?

Nur wenn die Maßnahme untergeordnete Bedeutung hat und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führt (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG). Bei einer mehrjährigen Bindung eines größeren Betrags ist das zweifelhaft. Die Eigentümer können die Befugnisse durch Beschluss erweitern (§ 27 Abs. 2 WEG); das ist der sichere Weg.

Wie hoch ist die Einlagensicherung für ein WEG-Rücklagenkonto?

Die Deckungssumme beträgt 100.000 Euro je Einleger (§ 8 Abs. 1 EinSiG). Bei Konten auf den Namen einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern gelten die Mitglieder als Kontoinhaber (§ 7 Abs. 5 EinSiG), sodass sich die Summe rechnerisch vervielfacht. Private Einlagen eines Eigentümers bei derselben Bank zählen zu seinem Anteil hinzu.

Wer zahlt die Steuer auf die Zinsen der Rücklage?

Die Bank behält 25 Prozent Kapitalertragsteuer und darauf 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag ein (§ 43a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG, § 4 Satz 1 SolzG 1995), zusammen 26,375 Prozent. Ein Freistellungsauftrag greift für die Gemeinschaft nicht, weil er einen unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Gläubiger voraussetzt (§ 44a Abs. 1 EStG).

Auf wessen Namen muss das Rücklagenkonto laufen?

Auf den der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mit der Angabe des gemeinschaftlichen Grundstücks (§ 9a Abs. 1 Satz 3 WEG). Ältere Treuhandkonten einer Verwaltung sollten umgestellt werden; solange sie bestehen, müssen sie als offenes Treuhandkonto gekennzeichnet sein, damit die Einlagensicherung auf die Gemeinschaft durchgreift (§ 7 Abs. 4a EinSiG).

Ein Beschluss, der zwei Jahre hält

Die Anlage der Rücklage ist eine der wenigen Entscheidungen in einer WEG, die man einmal trifft und dann jahrelang nicht mehr anfassen muss. Dafür lohnt sich eine halbe Stunde Vorbereitung: den Bestand aus dem letzten Vermögensbericht nehmen, die Maßnahmen der nächsten drei Jahre grob terminieren, den täglich verfügbaren Sockel festlegen und den Rest in zwei oder drei Tranchen aufteilen. In der Einladung steht dann ein Beschlussantrag mit Betragsrahmen, Höchstlaufzeit, Anlageform und Betragsgrenze je Institut.

Zwei Fragen sind es wert, vorher geklärt zu werden. Läuft unser Rücklagenkonto tatsächlich auf den Namen der Gemeinschaft, oder steht dort noch eine frühere Verwaltung? Und liegen bei einem einzelnen Institut mehr als 100.000 Euro, ohne dass jemand die Regel des § 7 Abs. 5 EinSiG nachgerechnet hat? Wer beides beantworten kann, hat den wichtigeren Teil der Arbeit erledigt.