Verwaltungsbeirat in der WEG: Wer prüft, wer unterschreibt und wer am Ende haftet

Die Antwort vorweg

Der Verwaltungsbeirat ist das Kontrollorgan der Wohnungseigentümer: Er unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben (§ 29 Abs. 2 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz – WEG). Seine wichtigste konkrete Aufgabe nennt derselbe Absatz in Satz 2 — Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vom Beirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden, bevor die Wohnungseigentümer darüber beschließen. Bestellt wird er durch Beschluss der Versammlung (§ 29 Abs. 1), eine Pflicht dazu kennt das Gesetz nicht. Entscheidungen trifft der Beirat keine: Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 18 Abs. 1 WEG), nach außen vertritt sie der Verwalter (§ 9b Abs. 1). Und beim Thema Haftung hängt alles an einem einzigen Wort: Wer unentgeltlich tätig ist, hat nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Abs. 3).

Was der Beirat prüfen soll — und wo seine Befugnis endet

Der Wortlaut des § 29 Abs. 2 WEG ist knapp, aber er beschreibt zwei verschiedene Dinge. Das eine ist die laufende Begleitung: unterstützen und überwachen. Das andere ist ein benannter Arbeitsauftrag mit festem Zeitpunkt — Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen geprüft werden, „bevor die Beschlüsse nach § 28 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Satz 1 gefasst werden“. Gemeint sind damit der Beschluss über die Vorschüsse und der Beschluss über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse. Die Prüfung gehört also vor die Versammlung, nicht in sie hinein.

Was der Beirat dagegen nicht kann, wird in der Praxis oft überschätzt. Er erteilt der Verwaltung keine wirksamen Weisungen — das tun die Wohnungseigentümer durch Beschluss, und sie können die Rechte und Pflichten des Verwalters durch Beschluss einschränken oder erweitern (§ 27 Abs. 2 WEG). Er genehmigt keine Rechnungen mit Wirkung für die Gemeinschaft, denn deren Vertretung liegt beim Verwalter, und eine Beschränkung des Umfangs der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber ohnehin unwirksam (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG). Und er hat kein eigenes Sonderrecht auf Akteneinsicht: Einsicht in die Verwaltungsunterlagen kann jeder Wohnungseigentümer verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), das Beiratsmitglied so wie alle anderen auch.

Diese Grenze ist keine Schwäche. Sie erklärt, warum ein Beirat wirkt, ohne haftungsträchtige Entscheidungen zu treffen: Er schreibt auf, was er gesehen hat, und die Versammlung entscheidet mit dieser Information im Rücken.

Wie wird ein Verwaltungsbeirat bestellt?

Durch Beschluss, mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 29 Abs. 1 Satz 1, § 25 Abs. 1 WEG). Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, steht ein Wohnungseigentum mehreren gemeinschaftlich zu, können sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2). Der Tagesordnungspunkt gehört mit der Einladung angekündigt; wie eine Versammlung formal einzuberufen ist, steht im Beitrag zur Eigentümerversammlung.

Drei Punkte aus dem Gesetzestext lohnen die Aufmerksamkeit:

• Eine Mitgliederzahl nennt § 29 WEG nicht. Die frühere Festlegung auf drei Personen steht seit der Reform 2020 nicht mehr im Gesetz — die Gemeinschaft beschließt die Größe selbst und kann auch einen einzelnen Beirat bestellen.
• Hat der Verwaltungsbeirat mehrere Mitglieder, ist ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen (§ 29 Abs. 1 Satz 2). An dieser Bestimmung hängen die Rechte, um die es im nächsten Abschnitt geht.
• Absatz 1 spricht von Wohnungseigentümern, die zum Mitglied bestellt werden. Wer eine externe Fachperson einbinden möchte, ist mit einem Beratungsauftrag der Gemeinschaft auf der sichereren Seite als mit einer Bestellung in den Beirat.

Einberufen wird der Beirat vom Vorsitzenden nach Bedarf (§ 29 Abs. 1 Satz 3). Feste Sitzungstermine, Protokolle oder Beschlussmehrheiten innerhalb des Gremiums schreibt das Gesetz nicht vor; wer sie will, beschließt sie in der Versammlung mit.

Aufgabe	Wer ist zuständig	Grundlage
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung aufstellen	Verwalter	§ 28 Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 Satz 2 WEG
Beides vor dem Beschluss prüfen und eine Stellungnahme abgeben	Verwaltungsbeirat	§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG
Über Vorschüsse und Nachschüsse beschließen	Eigentümerversammlung	§ 28 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Satz 1 WEG
Die Gemeinschaft nach außen vertreten	Verwalter	§ 9b Abs. 1 WEG
Die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter vertreten	Beiratsvorsitz oder ermächtigter Eigentümer	§ 9b Abs. 2 WEG
Versammlung einberufen, wenn der Verwalter fehlt oder sich weigert	Beiratsvorsitz, Vertreter oder ermächtigter Eigentümer	§ 24 Abs. 3 WEG
Die Niederschrift mitunterschreiben	Beiratsvorsitz oder sein Vertreter	§ 24 Abs. 6 WEG

Warum der Vorsitz mehr ist als ein Titel

Drei Vorschriften außerhalb des § 29 WEG geben allein dem Vorsitzenden — und teils seinem Vertreter — eine Rolle, die kein anderes Beiratsmitglied hat.

Die erste betrifft den Verwaltervertrag. Dem Verwalter gegenüber vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG). Wer den Vertrag unterschreibt, eine Kündigung erklärt oder Ansprüche gegen die Verwaltung geltend macht, steht damit fest, sobald ein Vorsitz bestellt ist. Ohne Beirat braucht es für jeden dieser Schritte einen eigenen Ermächtigungsbeschluss. Was in einen solchen Vertrag gehört, behandelt der Beitrag zum Verwaltervertrag.

Die zweite betrifft die Versammlung selbst. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung einzuberufen, so kann sie auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden (§ 24 Abs. 3 WEG). Für eine Gemeinschaft, deren Verwaltung kurzfristig ausfällt, ist das der Rettungsanker — vorausgesetzt, der Vorsitz war vorher bestellt.

Die dritte ist eine Unterschrift mit Folgen. Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen; sie ist vom Vorsitzenden der Versammlung und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6 WEG). Daran hängt der Nachweis nach außen: Soweit die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden muss, genügt die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit den öffentlich beglaubigten Unterschriften genau dieser Personen (§ 26 Abs. 4 WEG). Fehlt die Unterschrift des Beiratsvorsitzes, wird der Gang zum Grundbuchamt oder zur Bank unangenehm. Wie eine belastbare Niederschrift aufgebaut ist, zeigt der Beitrag zum Protokoll der Eigentümerversammlung.

Wie prüft der Beirat den Wirtschaftsplan fürs kommende Jahr?

Im Herbst wird der Plan für das folgende Kalenderjahr aufgestellt — der Verwalter hat ihn jeweils für ein Kalenderjahr zu erstellen, und er enthält über die Vorschüsse hinaus die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben (§ 28 Abs. 1 Satz 2 WEG). Genau hier setzt die Prüfung nach § 29 Abs. 2 Satz 2 an, und sie hat einen praktischen Vorteil gegenüber der Prüfung der Jahresabrechnung: Was jetzt auffällt, lässt sich noch ändern, bevor es ein Jahr lang falsche Vorschüsse produziert.

Eine Prüfung, die ihren Namen verdient, geht die folgenden Punkte durch:

1. Vollständigkeit der Positionen — stehen alle wiederkehrenden Verträge im Plan, und sind angekündigte Preisanpassungen bei Versicherung, Wärme und Wasser eingerechnet?
2. Verteilung — entspricht der angewandte Schlüssel dem Verhältnis der Miteigentumsanteile oder einer wirksam beschlossenen Abweichung (§ 16 Abs. 2 WEG)?
3. Rücklage — ist der Beitrag zur Erhaltungsrücklage angemessen im Sinne des § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG und trägt er die absehbaren Arbeiten der nächsten Jahre?
4. Soll-Ist-Abgleich — wie weit lag der Vorjahresplan daneben, und ist die Abweichung im neuen Plan berücksichtigt?
5. Beschlussfähigkeit der Vorlage — trennt der Beschlussvorschlag sauber zwischen der Festsetzung der Vorschüsse und den übrigen Angaben?

Das Ergebnis gehört in eine schriftliche Stellungnahme, die mit der Einladung an alle geht — nicht in einen mündlichen Vortrag am Versammlungsabend. Der Sinn der Vorschrift liegt darin, dass die Eigentümer informiert in die Abstimmung gehen. Wie ein Wirtschaftsplan rechnerisch aufgebaut ist, steht im Beitrag zum Wirtschaftsplan; für den Blick zurück auf das abgelaufene Jahr gilt derselbe Ablauf, dort beschrieben unter Jahresabrechnung.

Ein Punkt wird dabei regelmäßig übersehen: Neben der Abrechnung hat der Verwalter nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält und jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen ist (§ 28 Abs. 4 WEG). Er ist die schnellste Kontrolle, die eine Gemeinschaft hat — und in vielen Beiratsprotokollen taucht er gar nicht auf.

Wie haftet ein Verwaltungsbeirat?

Der Maßstab steht in einem einzigen Satz: Sind Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Abs. 3 WEG). Ein Prüfungsfehler aus leichter Unachtsamkeit bleibt damit folgenlos, solange niemand für das Amt bezahlt wird.

Die Kehrseite liegt im selben Satz. Eine Vergütung darf die Gemeinschaft beschließen; sobald sie es tut, greift die Erleichterung nicht mehr. Dann gilt der allgemeine Maßstab: Der Schuldner hat Vorsatz und Fahrlässigkeit zu vertreten, und fahrlässig handelt, wer die im Verkehr erforderliche Sorgfalt außer Acht lässt (§ 276 Abs. 1 und 2 BGB). Eine Aufwandsentschädigung für Porto und Fahrtkosten ist etwas anderes als ein Honorar; wo die Grenze im Einzelfall verläuft, sollte ein Beschluss, der Geld zuspricht, deshalb ausdrücklich benennen.

Praktisch führen drei Gewohnheiten weit:

• Die Stellungnahme beschreibt, was geprüft wurde, und ebenso, was nicht geprüft werden konnte. Ein Beirat ist kein Wirtschaftsprüfer, und niemand erwartet das von ihm.
• Prüfunterlagen und Datum werden festgehalten. Das ist im Zweifel der beste Nachweis dafür, dass sorgfältig gearbeitet wurde.
• Ob eine Vermögensschaden-Haftpflicht für Beiratsmitglieder sinnvoll ist, klärt die Gemeinschaft vor dem Beschluss mit dem eigenen Versicherer — die Pflichtdeckungen des § 19 Abs. 2 Nr. 3 WEG betreffen das Gebäude und die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht, nicht automatisch die Tätigkeit des Beirats. Welche Policen zur Grundausstattung gehören, behandelt der Beitrag zur Gebäudeversicherung.

Braucht eine selbstverwaltete WEG überhaupt einen Beirat?

Die Frage stellt sich anders als bei einer externen Verwaltung, denn hier überwacht der Beirat einen Nachbarn. Gerade deshalb lohnt er sich. Eine kleine Gemeinschaft darf von der Bestellung eines zertifizierten Verwalters absehen, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Einzelheiten dieser Ausnahme stehen im Beitrag zum zertifizierten Verwalter. Wer diesen Weg geht, hat Verwaltung und Eigentum in einer Hand — ein zweites Augenpaar auf Plan und Abrechnung ist dann der einfachste Ausgleich.

Zwei Regeln greifen in dieser Konstellation zusätzlich. Die Vertretung gegenüber dem Verwalter liegt beim Beiratsvorsitz (§ 9b Abs. 2 WEG), und das ist bei einem Verwalter aus den eigenen Reihen die Person, die im Streitfall für die Gemeinschaft spricht. Und beim Beschluss über ein Rechtsgeschäft mit einem Wohnungseigentümer oder über die Einleitung eines Rechtsstreits gegen ihn ist der Betroffene nicht stimmberechtigt (§ 25 Abs. 4 WEG) — der selbstverwaltende Eigentümer stimmt über seinen eigenen Vertrag also nicht mit.

Was der Beirat in dieser Lage braucht, ist Zugang zu denselben Zahlen wie die Verwaltung, und zwar laufend statt einmal im Jahr. In einer digital geführten Selbstverwaltung liegen Kontostand, Sollstellungen, Belege und Beschlüsse an einer Stelle, jede Eigentümerin sieht denselben Stand, und für rechtliche Rückfragen steht ein fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden bereit. Aus der Prüfung wird damit ein Abgleich von Daten, die ohnehin vorliegen; wie das im Alltag aussieht, zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Muss jede WEG einen Verwaltungsbeirat haben?

Nein. § 29 WEG stellt die Bestellung frei — die Wohnungseigentümer können durch Beschluss Mitglieder bestellen, sie müssen es nicht. Ohne Beirat fallen allerdings die Sonderrechte des Vorsitzes weg: Die Vertretung gegenüber dem Verwalter (§ 9b Abs. 2 WEG) und die Einberufung bei fehlendem Verwalter (§ 24 Abs. 3 WEG) brauchen dann jeweils einen Beschluss, der eine Person ausdrücklich ermächtigt.

Kann ein Beiratsmitglied abberufen werden?

Bestellt wird durch Beschluss, und für die Abberufung gilt derselbe Weg über die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Der Tagesordnungspunkt gehört in die Einladung, damit alle wissen, worüber abgestimmt wird. Wer einen Beschluss für fehlerhaft hält, muss die Fristen des § 45 Satz 1 WEG einhalten — ein Monat für die Erhebung der Anfechtungsklage, zwei Monate für die Begründung, jeweils ab der Beschlussfassung.

Was passiert, wenn der Beirat die Abrechnung nicht prüft?

Der Beschluss über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse wird dadurch nicht automatisch unwirksam; § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG ist als Soll-Vorschrift formuliert. Ob eine unterbliebene Prüfung im Einzelfall ein Anfechtungsgrund ist, entscheidet das Gericht auf eine Beschlussklage hin (§ 44 Abs. 1 WEG) — wer darauf setzt, sollte das vorher anwaltlich prüfen lassen. Der Ablauf einer solchen Klage steht im Beitrag zum Beschluss anfechten.

Darf der Beirat Rechnungen freigeben?

Gegenüber Dritten nicht mit eigener Wirkung — die Gemeinschaft wird durch den Verwalter vertreten, und eine Beschränkung der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam (§ 9b Abs. 1 WEG). Im Innenverhältnis lässt sich ein Vier-Augen-Prinzip aber beschließen: Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten des Verwalters durch Beschluss einschränken oder erweitern (§ 27 Abs. 2 WEG), etwa mit einer Betragsgrenze, oberhalb derer die Verwaltung die Zustimmung des Beirats einholt.

Bekommt der Beirat eine Vergütung?

Nur wenn die Gemeinschaft sie beschließt. Das Gesetz setzt in § 29 Abs. 3 WEG voraus, dass eine Tätigkeit auch entgeltlich sein kann, nennt aber keine Höhe. Wichtig ist die Folge: Mit der Vergütung entfällt die Haftungserleichterung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, und es gilt der Maßstab des § 276 BGB.

Der Herbstbeschluss entscheidet über das nächste Jahr

Ein Verwaltungsbeirat wirkt nicht durch Befugnisse, sondern durch Zeitpunkte. Wer im November eine schriftliche Stellungnahme zum Wirtschaftsplan bekommt, stimmt anders ab als jemand, der die Zahlen zehn Minuten vor der Abstimmung zum ersten Mal sieht. Und eine Gemeinschaft, die den Vorsitz besetzt hat, kann handeln, wenn die Verwaltung ausfällt — statt erst eine Versammlung zu brauchen, um eine Versammlung einberufen zu dürfen.

Für die nächste Tagesordnung ergibt das drei Punkte: die Bestellung des Beirats samt Vorsitz und Stellvertretung mit einer klaren Aussage zur Unentgeltlichkeit, ein fester Termin für die Prüfung von Plan und Abrechnung mit Versand der Stellungnahme spätestens mit der Einladung, und die Entscheidung, ob oberhalb einer Betragsgrenze das Vier-Augen-Prinzip gelten soll. Danach ist die Kontrolle eine Routine im Kalender und keine Vertrauensfrage im Treppenhaus.

Mit dotega sieht der Beirat dieselben Zahlen wie die Verwaltung, und der Prüftermin für Plan und Abrechnung steht als fester Punkt im Jahreskalender.