Software für die WEG-Selbstverwaltung: Was sie können muss und wie Sie Anbieter vergleichen

Eine Software für die WEG-Selbstverwaltung muss liefern, was das Wohnungseigentumsgesetz von jeder Verwaltung verlangt: einen Wirtschaftsplan für das Kalenderjahr, eine Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht (§ 28 WEG), eine fortlaufend nummerierte Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) sowie Einladungen, Vollmachten und Umlaufbeschlüsse in Textform (§ 24 Abs. 4, § 25 Abs. 3, § 23 Abs. 3 WEG). Ein bestimmtes Programm schreibt das Gesetz dagegen nirgends vor. Am Markt stehen drei Gruppen nebeneinander: Verwalterprogramme für gewerbliche Hausverwaltungen, Plattformen für die betreute Selbstverwaltung und der Eigenbau aus Tabelle, Online-Banking und Ordner. Die erste Frage beim Vergleich gilt deshalb der Zielgruppe: Für welche dieser drei Gruppen wurde ein Angebot gebaut?

Was muss eine Software für die Selbstverwaltung leisten?

Der Pflichtenkatalog steht im Gesetz und lässt sich vor jeder Testphase abhaken. Er ist kürzer, als die Funktionslisten der Anbieter vermuten lassen, und er ist der einzige Maßstab, an dem sich jedes Programm messen lassen muss.

Aufgabe	Was das Gesetz verlangt	Fundstelle
Wirtschaftsplan	jeweils für ein Kalenderjahr aufstellen, dazu voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben	§ 28 Abs. 1 WEG
Jahresabrechnung	nach Ablauf des Kalenderjahres, Grundlage für den Beschluss über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse	§ 28 Abs. 2 WEG
Vermögensbericht	Stand der Rücklagen und Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, jedem Eigentümer zur Verfügung gestellt	§ 28 Abs. 4 WEG
Beschluss-Sammlung	Wortlaut der Beschlüsse mit Ort und Datum, fortlaufend nummeriert, Eintragungen unverzüglich und mit Datum, Einsicht auf Verlangen	§ 24 Abs. 7 WEG
Einladung	in Textform, Frist soll mindestens drei Wochen betragen, Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet	§ 24 Abs. 4, § 23 Abs. 2 WEG
Umlaufbeschluss	Zustimmung aller Eigentümer in Textform, für einen einzelnen Gegenstand ist die Mehrheit beschließbar	§ 23 Abs. 3 WEG
Vollmacht zur Versammlung	Textform	§ 25 Abs. 3 WEG
Niederschrift	unverzüglich aufnehmen; zu unterschreiben von Vorsitz und einem Wohnungseigentümer, bei bestelltem Beirat auch von dessen Vorsitz	§ 24 Abs. 6 WEG
Unterlagen	Einsicht in die Verwaltungsunterlagen auf Verlangen jedes Eigentümers	§ 18 Abs. 4 WEG

An einer Stelle wird es technischer, als es klingt. Textform heißt nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, abgegeben auf einem dauerhaften Datenträger — also einem Medium, das dem Empfänger das Aufbewahren ermöglicht und die Erklärung unverändert wiedergibt. Eine E-Mail mit angehängtem PDF erfüllt das. Ob eine bloße Benachrichtigung im Portal genügt, hängt davon ab, wie das Portal Speicherung und unveränderte Wiedergabe sicherstellt. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt Einladungen und Abstimmungsunterlagen zusätzlich versenden. Die Formanforderungen an den schriftlichen Beschluss sammelt der Beitrag zum Umlaufbeschluss.

Zwei Dinge fallen auf. Das Gesetz verlangt nirgends eine bestimmte Datei, eine bestimmte Oberfläche oder überhaupt einen Computer. Und es adressiert die Aufstellungspflichten an den Verwalter (§ 28 Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 Satz 2) — in einer Gemeinschaft ohne bestelltes Verwalteramt hat diese Arbeit keinen gesetzlichen Adressaten, was der Beitrag zur WEG ohne Verwalter im Einzelnen auseinandernimmt.

Welche Arten von Software gibt es, und für wen sind sie gebaut?

Die Vergleichsportale, die bei der Suche nach „WEG-Software“ oben stehen, listen überwiegend Programme der ersten Gruppe. Das erklärt, warum viele Selbstverwalter nach einer Testphase ratlos sind: Sie haben ein Werkzeug für einen anderen Beruf getestet.

Gruppe	Gebaut für	Stärke	Wo es in der Selbstverwaltung hakt
Verwalterprogramm	gewerbliche Hausverwaltungen mit vielen Objekten	Mandantenverwaltung, Mietverwaltung, Buchhaltungstiefe	setzt Fachwissen voraus, das die Gemeinschaft erst aufbauen muss; keine Begleitung
Plattform für betreute Selbstverwaltung	Eigentümergemeinschaften, die das Amt selbst besetzen	geführte Abläufe entlang der gesetzlichen Fristen, Vorlagen, fester Ansprechpartner	weniger Spielraum für Sonderfälle, laufende Kosten je Einheit
Eigenbau aus Tabelle und Banking	sehr kleine Gemeinschaften mit stabiler Besetzung	keine Lizenzkosten, volle Kontrolle über die Dateien	Beschluss-Sammlung, Abrechnung und Fristen bleiben vollständig Handarbeit

Für die dritte Gruppe spricht mehr, als ihr Ruf vermuten lässt. Eine Gemeinschaft mit vier Einheiten, einem Konto und zwei Handwerkerrechnungen im Jahr kommt mit einer sauberen Tabelle und einem Ordner weit. Die Grenze liegt dort, wo Fristen zusammenlaufen: Beschluss-Sammlung fortlaufend führen, Abrechnung erstellen, Einladung drei Wochen vorher versenden, Belege für die Einsicht bereithalten. Die Richtwerte für die Rücklage, die in jeden Wirtschaftsplan gehören, stehen im Beitrag zur Erhaltungsrücklage.

dotega gehört in die zweite Gruppe. Die Plattform führt durch Wirtschaftsplan, Abrechnung und Beschlüsse, die Gemeinschaft behält ihr bestehendes onlinefähiges Bankkonto, und ein zertifizierter Ansprechpartner bleibt derselbe. Wie sich dieses Modell vom Angebot des bekanntesten Mitbewerbers unterscheidet, steht im Beitrag zur Matera-Alternative; wie Selbstverwaltung im Alltag abläuft, im Beitrag zur Verwaltung in Eigenregie.

Was kostet Software für die WEG-Selbstverwaltung?

Die Zahlen lassen sich nur vergleichen, wenn die Bezugsgröße dieselbe ist. Verwalterprogramme rechnen meist je Einheit und Monat, gestaffelt nach Größe und oft mit Modulen für Bankanbindung oder Versand. Plattformen für die Selbstverwaltung rechnen ebenfalls je Einheit, schließen aber Betreuung ein. Eine klassische Fremdverwaltung liegt in Deutschland üblicherweise bei 45 bis 70 Euro je Einheit und Monat (Marktbeobachtung dotega, 2026) — das ist die Größe, gegen die eine Gemeinschaft rechnet, wenn sie die Verwaltung selbst übernimmt.

Bei dotega beginnt die betreute Selbstverwaltung nach der Preisübersicht (Stand September 2026) bei 9,80 Euro je Einheit und Monat; der Einheitenpreis sinkt mit der Größe der Gemeinschaft und mit der gewählten Laufzeit von 6, 12 oder 24 Monaten. Alle Bänder stehen samt Rechner auf der Seite Preise. Bei zwölf Einheiten liegt zwischen einer externen Verwaltung und einer Plattformlösung ein dreistelliger Betrag im Monat. Der Unterschied ist keine Zauberei: Die Arbeit bleibt in der Gemeinschaft, eingekauft werden Software, Betreuung und Versicherung.

Drei Kostenpunkte tauchen in Angeboten unterschiedlich auf und gehören vor der Unterschrift geklärt: die einmalige Einrichtung samt Datenübernahme, der Postversand an Eigentümer ohne E-Mail-Adresse und die Frage, ob Bankkonten einzeln berechnet werden.

Woran erkennen Sie, dass eine Plattform zur Selbstverwaltung passt?

Acht Fragen bringen in einer Testphase mehr als jede Funktionsliste. Sie lassen sich in einer halben Stunde beantworten, und jede einzelne hat einen gesetzlichen Hintergrund.

• Bankkonto: Bleibt das Konto auf die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als Rechtsperson geführt, und darf die WEG ihr bestehendes Konto behalten? Das Geld ist Gemeinschaftsvermögen (§ 9a Abs. 1 und 3 WEG); die Einzelheiten stehen im Beitrag zum WEG-Konto.
• Beschluss-Sammlung: Entsteht sie automatisch aus den gefassten Beschlüssen, mit fortlaufender Nummer, Datum und der Möglichkeit, eine Anfechtung anzumerken (§ 24 Abs. 7 WEG)?
• Rollen: Lassen sich die Rechte trennen, sodass die Person im Verwalteramt etwas anderes sehen und tun kann als die übrigen Eigentümer, und lässt sich ein Stimmverbot nach § 25 Abs. 4 WEG in der Abstimmung abbilden?
• Versammlung: Unterstützt die Plattform die Teilnahme per elektronischer Kommunikation, die nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG einen Beschluss voraussetzt, und die rein virtuelle Versammlung, für die § 23 Abs. 1a WEG drei Viertel der abgegebenen Stimmen und eine Befristung auf höchstens drei Jahre verlangt?
• Abrechnung: Entstehen Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht aus denselben Buchungen, oder muss jede Zahl zweimal erfasst werden? Woran eine Abrechnung scheitert, zeigt der Beitrag zur Jahresabrechnung.
• Belege: Können Eigentümer Einsicht nehmen, ohne dass jemand Papier kopiert (§ 18 Abs. 4 WEG)?
• Datenschutz: Liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO vor, und wo stehen die Server?
• Ausstieg: Was genau bekommt die Gemeinschaft bei Kündigung heraus, in welchem Format, und wie lange bleibt der Zugang bestehen? Ein Recht auf Datenübertragbarkeit hat nach Art. 20 DSGVO die betroffene Person, nicht die Gemeinschaft als Kundin — deshalb gehört der Export in den Vertrag.

Wer die Antworten notiert, hat nebenbei die Grundlage für den Beschluss, mit dem die Gemeinschaft die Plattform einführt. Was in einen Vertrag mit einem Dienstleister gehört, steht im Beitrag zum Verwaltervertrag.

Wo Software an ihre Grenzen stößt

Kein Programm ändert etwas an der Haftung. Wer das Verwalteramt übernimmt, steht der Gemeinschaft für Pflichtverletzungen ein und hat dabei Vorsatz und Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 280 Abs. 1, § 276 Abs. 1 BGB). Eine Software kann Fristen anzeigen und Belege ordnen; einstehen muss weiterhin ein Mensch. Die drei Haftungsebenen sortiert der Beitrag zur Haftung in der Selbstverwaltung.

Rechtsberatung leistet eine Plattform ebenfalls nicht. Vorlagen für Beschlusstexte helfen bei Standardfällen, und genau dort enden sie: Ob ein bestimmter Beschluss die nötige Beschlusskompetenz hat, ob eine Kostenverteilung nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG geändert werden darf, ob ein Bauvorhaben bauliche Veränderung oder Erhaltung ist, entscheidet sich am Einzelfall.

Auch der Zeitaufwand verschwindet nicht. Er verlagert sich von der Suche nach Unterlagen auf das Prüfen und Entscheiden. Eine Gemeinschaft, in der niemand bereit ist, regelmäßig eine Stunde im Monat einzuplanen, wird mit Software nicht glücklicher — sie braucht eine externe Verwaltung. Ein Kontrollorgan hilft in beiden Fällen, weil es die Prüfung auf mehrere Schultern verteilt.

Eine rechtliche Schwelle kommt dazu. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die drei Voraussetzungen müssen zusammen vorliegen; Einzelheiten stehen im Beitrag zum zertifizierten Verwalter. Für größere Gemeinschaften ist die Software also nur die halbe Antwort.

Schließlich kostet der Umzug Kraft. Alte Abrechnungen, Beschlüsse seit dem 1. Juli 2007 (die Grenze der Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG), Verträge und offene Forderungen müssen übernommen werden. Wer mitten im Jahr wechselt, plant dafür realistisch ein paar Abende ein.

Häufig gestellte Fragen

Schreibt das WEG eine bestimmte Software vor?

Nein. Das Wohnungseigentumsgesetz benennt Ergebnisse und Fristen — Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 28), Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7), Textform für Einladung, Vollmacht und Umlaufbeschluss (§ 24 Abs. 4, § 25 Abs. 3, § 23 Abs. 3). Womit eine Gemeinschaft diese Ergebnisse erzeugt, steht ihr frei.

Dürfen Beschlüsse digital gefasst werden?

Ja. Auch ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären; für einen einzelnen Gegenstand können die Eigentümer beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 WEG). Textform erfüllt eine E-Mail, sofern die Person des Erklärenden genannt ist (§ 126b BGB).

Darf die Eigentümerversammlung online stattfinden?

Die Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikation setzt einen Beschluss voraus (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Eine Versammlung ganz ohne physische Präsenz können die Eigentümer mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen für höchstens drei Jahre beschließen; sie muss hinsichtlich Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein (§ 23 Abs. 1a WEG).

Muss die Beschluss-Sammlung digital geführt werden?

Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor, wohl aber den Inhalt: Wortlaut der Beschlüsse mit Ort und Datum, fortlaufende Nummerierung, Anmerkung bei Anfechtung oder Aufhebung, unverzügliche Erledigung mit Datum und Einsicht auf Verlangen (§ 24 Abs. 7 WEG). Fehlt ein Verwalter, führt der Vorsitzende der Versammlung die Sammlung, sofern die Eigentümer niemand anderen bestellt haben (§ 24 Abs. 8 Satz 2 WEG).

Was passiert mit unseren Daten, wenn wir den Anbieter wechseln?

Das regelt der Vertrag. Sinnvoll sind ein Export der Buchungen in einem gängigen Format, die Beschluss-Sammlung als durchsuchbare Datei und eine Frist, in der der Zugang nach Vertragsende noch offen bleibt. Wer das vorab schriftlich festhält, muss beim Wechsel nicht mehr darüber verhandeln.

Vor der Testphase gehören vier Punkte geklärt

Der erste ist die Gruppe: Ein Programm für gewerbliche Verwaltungen lässt sich nicht in eine Selbstverwaltung umwidmen, indem man weniger Module bucht. Der zweite ist das Konto — bleibt es bei der Gemeinschaft, bleibt die Gemeinschaft handlungsfähig, auch wenn der Anbieter gewechselt wird.

Der dritte ist die Beschluss-Sammlung. Sie ist die einzige Pflicht, die rückwirkend kaum zu heilen ist, und der beste Prüfstein für eine Software: Wer sie automatisch und nachvollziehbar führt, hat auch den Rest verstanden. Wie ein Protokoll den Weg dorthin vorbereitet, steht im Beitrag zum Protokoll der Eigentümerversammlung.

Der vierte ist der Kalender. Die Termine für Wirtschaftsplan, Abrechnung und Versammlung stehen fest, bevor irgendjemand eine Software auswählt; der Beitrag zum Wirtschaftsplan zeigt, wann was vorliegen muss. Eine Plattform, die dieses Jahr abbildet, ist die richtige. Eine, die es erst nachträglich dokumentiert, nicht.