WEG ohne Verwalter: Wer vertritt die Gemeinschaft, wenn niemand bestellt ist

Die Antwort vorweg

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ohne Verwalter bleibt vollständig rechtsfähig: Sie kann Rechte erwerben, Verbindlichkeiten eingehen, klagen und verklagt werden (§ 9a Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz – WEG). Nur die Vertretung wechselt. Hat die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer keinen Verwalter, wird sie durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Jeder Vertrag mit Handwerkern, Versorgern oder der Bank trägt damit die Unterschrift aller Eigentümer. Ein Zwang, eine Verwaltung zu bestellen, steht nicht im Gesetz — eine Pflicht zur ordnungsmäßigen Verwaltung dagegen schon, und die kann jeder einzelne Eigentümer einfordern (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Verwalterlos ist deshalb ein Übergangszustand, kein Modell.

Was bedeutet gemeinschaftliche Vertretung im Alltag?

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 18 Abs. 1 WEG). Das ändert sich nicht, wenn eine Verwaltung ausfällt — geändert hat sich nur, wer für die Gemeinschaft nach außen auftritt. Statt einer Person handeln jetzt alle zusammen, und zwar tatsächlich alle: Eine Beschränkung des Umfangs der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG), aber eine Mehrheit ersetzt die fehlenden Unterschriften nicht.

In einer Gemeinschaft mit sechs Wohnungen ist das eine Unbequemlichkeit. In einer mit sechzig ist es ein Stillstand. Der Heizungsnotdienst will einen Auftrag, die Bank will eine Kontovollmacht, der Versicherer will eine Vertragsanpassung — und jedes Mal müsste die vollständige Eigentümerliste unterzeichnen. Praktisch behilft man sich mit Vollmachten, doch deren Reichweite hängt am Einzelfall und daran, wie sauber sie beschlossen und dokumentiert sind. Wer größere Verträge auf diesem Weg schließt, lässt die Konstruktion vorher anwaltlich bestätigen, statt später über die Wirksamkeit zu streiten.

Zwei Dinge bleiben trotzdem verlässlich. Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, ohne Zustimmung der anderen die Maßnahmen zu treffen, die zur Abwendung eines dem gemeinschaftlichen Eigentum unmittelbar drohenden Schadens notwendig sind (§ 18 Abs. 3 WEG) — der Rohrbruch am Sonntag ist also abgedeckt. Und die Haftung nach außen ist klar verteilt: Jeder Eigentümer haftet einem Gläubiger nach dem Verhältnis seines Miteigentumsanteils für Verbindlichkeiten der Gemeinschaft, die während seiner Zugehörigkeit entstanden oder fällig geworden sind (§ 9a Abs. 4 WEG).

Was ersatzlos wegfällt, sind die Befugnisse des Verwalters aus § 27 Abs. 1 WEG: Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und solche, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind, treffen ohne Verwalter niemanden mehr kraft Amtes. Eine Frist, die niemand im Blick hat, läuft trotzdem ab.

Wer beruft die Eigentümerversammlung ein, wenn kein Verwalter da ist?

Die Versammlung der Wohnungseigentümer wird von dem Verwalter mindestens einmal im Jahr einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Für den Ausfall hat das Gesetz einen Ersatzweg: Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung einzuberufen, so kann sie auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden (§ 24 Abs. 3 WEG).

Damit steht und fällt alles an einer Frage, die Jahre vorher entschieden wird: Gibt es einen Beiratsvorsitz oder eine ermächtigte Person? Wenn ja, ist der Ausfall organisatorisch beherrschbar. Wenn nein, fehlt der Gemeinschaft im ungünstigsten Fall der Weg zu der Versammlung, in der sie genau diese Ermächtigung beschließen könnte. Wer die Aufgaben des Beirats und die Sonderrechte seines Vorsitzes im Einzelnen nachlesen will, findet sie im Beitrag zum Verwaltungsbeirat.

Für die Versammlung selbst gelten die gewohnten Regeln weiter. Die Einberufung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern keine besondere Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG), und der Gegenstand muss bei der Einberufung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG). Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5) — ohne Verwalter bleibt nur die zweite Variante, die Versammlung wählt ihren Vorsitz also selbst. Die Niederschrift unterschreiben der Vorsitzende und ein Wohnungseigentümer, bei bestelltem Beirat zusätzlich dessen Vorsitzender oder sein Vertreter (§ 24 Abs. 6). Wie eine tragfähige Niederschrift aufgebaut ist, zeigt der Beitrag zum Protokoll der Eigentümerversammlung; die Formalien der Einladung stehen im Beitrag zur Eigentümerversammlung.

Eine Pflicht regelt das Gesetz für den verwalterlosen Zustand ausdrücklich. Die Beschluss-Sammlung ist vom Verwalter zu führen; fehlt ein Verwalter, so ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verpflichtet, die Beschluss-Sammlung zu führen, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit keinen anderen für diese Aufgabe bestellt haben (§ 24 Abs. 8 WEG). Diese Aufgabe ruht also nicht, sie wandert.

Aufgabe	Mit Verwalter	Ohne Verwalter	Grundlage
Vertretung nach außen	Verwalter	alle Wohnungseigentümer gemeinschaftlich	§ 9b Abs. 1 Satz 1 und 2 WEG
Versammlung einberufen	Verwalter	Beiratsvorsitz, dessen Vertreter oder ermächtigter Eigentümer	§ 24 Abs. 1 und 3 WEG
Vorsitz in der Versammlung	Verwalter	wer die Versammlung dazu bestimmt	§ 24 Abs. 5 WEG
Beschluss-Sammlung führen	Verwalter	Versammlungsvorsitz oder ein mehrheitlich Bestellter	§ 24 Abs. 8 WEG
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung aufstellen	Verwalter	im Gesetz nicht zugewiesen — Beschluss nötig	§ 28 Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 Satz 2 WEG
Über Vorschüsse und Nachschüsse beschließen	Wohnungseigentümer	Wohnungseigentümer	§ 28 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Satz 1 WEG
Eilmaßnahmen bei drohendem Schaden	Verwalter und jeder Eigentümer	jeder Eigentümer	§ 27 Abs. 1 Nr. 2, § 18 Abs. 3 WEG

Wer stellt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung auf?

Hier lohnt der genaue Blick in den Wortlaut, weil § 28 WEG zwei verschiedene Adressaten hat. Über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen beschließen die Wohnungseigentümer (Abs. 1 Satz 1); nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen sie über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (Abs. 2 Satz 1). Diese beiden Beschlüsse kann eine Gemeinschaft jederzeit fassen, auch ohne Verwaltung.

Die jeweils folgenden Sätze richten sich dagegen an den Verwalter: Er hat den Wirtschaftsplan für ein Kalenderjahr aufzustellen (Abs. 1 Satz 2) und die Jahresabrechnung zu erstellen (Abs. 2 Satz 2), ebenso den Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und einer Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens (Abs. 4). Ohne Verwalter hat diese Arbeit keinen gesetzlichen Adressaten mehr — sie bleibt trotzdem geschuldet, weil jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen kann (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG) und die Festsetzung von Vorschüssen ausdrücklich dazugehört (§ 19 Abs. 2 Nr. 5).

Praktisch heißt das: Die Versammlung beschließt, wer Plan und Abrechnung erstellt, bis wann, und was die Person dafür bekommt. Bleibt eine notwendige Beschlussfassung aus, kann das Gericht auf Klage eines Wohnungseigentümers den Beschluss fassen (Beschlussersetzungsklage, § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Der Aufbau der Zahlenwerke ändert sich dadurch nicht; er steht in den Beiträgen zum Wirtschaftsplan und zur Jahresabrechnung. Wo das Geld liegt, gehört in dieselbe Tagesordnung — die Kontofrage behandelt der Beitrag zum WEG-Konto.

Ist „ohne Verwalter“ dasselbe wie Selbstverwaltung?

Nein, und die Verwechslung ist folgenreich. Selbstverwaltung heißt in aller Regel, dass ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt ist — die Gemeinschaft hat dann eine Verwaltung, sie kommt nur aus den eigenen Reihen. Verwalterlos ist die Gemeinschaft dagegen, wenn niemand bestellt wurde oder die Bestellung ausgelaufen ist.

An diesem Unterschied hängt die bekannteste Ausnahme des Gesetzes. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die drei Voraussetzungen müssen zusammen vorliegen. Wo überhaupt niemand bestellt ist, fehlt die zweite — die Ausnahme greift dann nach dem Wortlaut nicht, und ein einzelner Eigentümer kann die Bestellung nach § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG verlangen. Was die Zertifizierung verlangt und für wen sie gilt, erklärt der Beitrag zum zertifizierten Verwalter.

Die Bestellung selbst ist unkompliziert: Über Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG) mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1). Die Bestellung kann auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei (§ 26 Abs. 2). Und wenn ein Eigentümer aus den eigenen Reihen bestellt wird, greift beim Beschluss über seinen Vertrag das Stimmverbot: Wer an einem Rechtsgeschäft über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums selbst beteiligt ist, stimmt darüber nicht mit (§ 25 Abs. 4 WEG).

Der Weg zurück zur Handlungsfähigkeit

Eine Gemeinschaft, die ohne Verwaltung dasteht, kommt mit einer einzigen Versammlung weit, wenn deren Tagesordnung stimmt. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Zuerst die Einberufung klären: Gibt es einen Beiratsvorsitz oder eine durch Beschluss ermächtigte Person (§ 24 Abs. 3 WEG)? Fehlt beides, laden die Eigentümer gemeinsam ein und setzen die Ermächtigung als ersten Punkt auf die Tagesordnung.
2. Bestandsaufnahme machen: laufende Verträge, Versicherungen, Kontovollmachten, offene Forderungen und die Unterlagen der bisherigen Verwaltung. Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).
3. Eine Verwaltung bestellen, durch Beschluss, mit Beginn, Dauer und Vergütung im Beschlusstext (§ 26 Abs. 1 und 2 WEG). Auch eine Bestellung aus den eigenen Reihen ist eine Bestellung.
4. Das Zahlenwerk beauftragen: Wirtschaftsplan für das laufende Jahr, Abrechnung für das vergangene, jeweils mit festem Termin im Beschluss (§ 28 Abs. 1 und 2 WEG).
5. Die Beschluss-Sammlung sichern, also festlegen, wer sie führt, solange keine Verwaltung im Amt ist (§ 24 Abs. 8 WEG), und die fehlenden Einträge nachholen.
6. Zuständigkeiten festhalten: wer die Post der Gemeinschaft entgegennimmt, wer Rechnungen prüft, wer im Notfall beauftragt. Das ersetzt die Vertretung nicht, verhindert aber, dass jede Kleinigkeit eine Vollversammlung braucht.

Wer die Verwaltung anschließend in der Gemeinschaft behält, braucht für diese Abläufe eine gemeinsame Grundlage statt sechs privater Ordner: Belege, Beschlüsse, Sollstellungen und Kontostand an einer Stelle, für alle sichtbar, dazu ein fester Ansprechpartner für die rechtlichen Rückfragen, die im Alltag auftauchen. Wie das in der Praxis abläuft, zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Muss eine WEG einen Verwalter haben?

Eine ausdrückliche Bestellungspflicht enthält das WEG nicht. Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft aber eine Verwaltung verlangen, die dem Interesse der Gesamtheit nach billigem Ermessen entspricht (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG), und die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zählt außerhalb der Ausnahme des § 19 Abs. 2 Nr. 6 zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Verweigert die Mehrheit einen notwendigen Beschluss, führt der Weg über die Beschlussersetzungsklage (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG).

Wer unterschreibt ohne Verwalter einen Handwerkervertrag?

Alle Wohnungseigentümer gemeinsam, denn ohne Verwalter wird die Gemeinschaft durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Bei kleineren Aufträgen hilft ein Beschluss, der eine Person ausdrücklich bevollmächtigt und den Rahmen benennt; bei größeren Verträgen ist die Bestellung eines Verwalters der verlässlichere Weg, weil dessen Vertretungsmacht Dritten gegenüber nicht beschränkbar ist (§ 9b Abs. 1 Satz 3).

Sind Beschlüsse ohne Verwalter überhaupt wirksam?

Ja. Beschlüsse fassen die Wohnungseigentümer, nicht die Verwaltung. Sie entscheiden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); auch ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihm in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Wichtig sind die Formalien: Der Gegenstand muss bei der Einberufung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2), sonst ist der Beschluss angreifbar. Die Fristen dafür stehen im Beitrag zum Beschluss anfechten — ein Monat für die Erhebung, zwei Monate für die Begründung (§ 45 Satz 1 WEG).

Was passiert mit den Unterlagen der alten Verwaltung?

Sie gehören der Gemeinschaft, nicht der ausgeschiedenen Verwaltung. Solange die Herausgabe hängt, ist die Gemeinschaft handlungsunfähiger als nötig — deshalb gehört die Übergabe an den Anfang jeder Trennung und nicht ans Ende. Der Ablauf samt Herausgabeanspruch steht im Beitrag zum Verwalterwechsel.

Kann das Gericht einen Verwalter bestellen?

Ein Notverwalter auf Zuruf ist im WEG nicht vorgesehen. Der Weg führt über die Beschlussersetzungsklage: Unterbleibt eine notwendige Beschlussfassung, kann das Gericht auf Klage eines Wohnungseigentümers den Beschluss fassen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 44 Abs. 2 Satz 1), und das Urteil wirkt für und gegen alle Wohnungseigentümer (§ 44 Abs. 3). Ob und mit welchem Inhalt ein solcher Antrag im Einzelfall Aussicht hat, gehört vorher in eine anwaltliche Prüfung.

Zwei Beschlüsse, die den Ernstfall entschärfen

Der verwalterlose Zustand ist selten eine Entscheidung. Er entsteht, wenn eine Bestellung ausläuft und niemand daran gedacht hat, wenn eine Verwaltung kündigt oder wenn eine Wiederbestellung an der Tagesordnung scheitert. Vorbereitet ist eine Gemeinschaft darauf mit zwei Beschlüssen, die in ruhigen Zeiten wenige Minuten kosten: die Bestellung eines Verwaltungsbeirats samt Vorsitz und Stellvertretung, damit § 24 Abs. 3 WEG im Ernstfall greift, und eine ausdrückliche Ermächtigung für den Fall, dass kein Beirat besteht.

Wer schon mittendrin steckt, setzt die Reihenfolge oben an: einladen, Unterlagen sichern, bestellen, Zahlen beschließen. Entscheidend ist der erste Termin — jede Woche ohne Vertretung bedeutet, dass Fristen laufen, für die sich niemand zuständig fühlt.

Für genau diesen Fall gibt es die betreute Selbstverwaltung: Bei dotega übernimmt eine Person aus der Gemeinschaft die Rolle und bekommt einen zertifizierten Verwalter an die Seite, der die Fristen kennt.