Heizkostenabrechnung in der WEG: Nach welchem Schlüssel verteilt wird und was Eigentümer prüfen können

Die Heizkosten einer Wohnungseigentümergemeinschaft werden zu einem Teil nach gemessenem Verbrauch und zum anderen Teil nach Fläche verteilt. Die Heizkostenverordnung gibt den Rahmen vor: Von den Kosten der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch abzurechnen, der Rest nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum (§ 7 Abs. 1 Heizkostenverordnung – HeizkostenV). Für das Warmwasser gilt derselbe Rahmen (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV). Welche Quote innerhalb dieser Spanne gilt, entscheidet die Gemeinschaft — mit einer Ausnahme, bei der die Verordnung 70 Prozent zwingend anordnet. Eine abweichende Vereinbarung oder ein abweichender Beschluss der Eigentümer ändert daran nichts: Die Verordnung ist auf Wohnungseigentum anzuwenden, unabhängig davon, was in der Gemeinschaftsordnung steht (§ 3 Satz 1 HeizkostenV).

Warum gilt die Heizkostenverordnung auch dann, wenn die Gemeinschaft etwas anderes beschlossen hat?

Weil die Verordnung das ausdrücklich so sagt. Außer bei Gebäuden mit höchstens zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, gehen ihre Vorschriften rechtsgeschäftlichen Bestimmungen vor (§ 2 HeizkostenV). Für das Wohnungseigentum wird das noch einmal eigens klargestellt: Die Vorschriften sind anzuwenden, gleich ob durch Vereinbarung oder Beschluss abweichende Bestimmungen über die Verteilung der Wärme- und Warmwasserkosten getroffen wurden (§ 3 Satz 1 HeizkostenV).

Der zweite Satz derselben Vorschrift ist für die Praxis mindestens so wichtig. Auf die Anbringung und Auswahl der Messgeräte sowie auf die Verteilung der Kosten und die sonstigen Entscheidungen nach den §§ 6 bis 9b und 11 HeizkostenV sind die Regeln anzuwenden, die das Wohnungseigentumsgesetz für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums vorsieht (§ 3 Satz 2 HeizkostenV). Das Ob und Wie der Erfassung schreibt also die Verordnung vor, die Entscheidung innerhalb ihres Rahmens trifft die Eigentümerversammlung durch Beschluss. Abrechnende ist die Gemeinschaft selbst: Beim Wohnungseigentum steht sie im Verhältnis zum einzelnen Eigentümer dem Gebäudeeigentümer gleich (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV). Über die Abrechnung wird dabei nicht beschlossen, sondern seit der Reform von 2020 nur noch über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG); ihren Aufbau beschreibt der Beitrag zur Jahresabrechnung.

Wann sind 70 Prozent Pflicht und nicht bloß erlaubt?

In einem eng beschriebenen Fall, und der kommt im Altbestand häufig vor. In Gebäuden, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung vom 16. August 1994 nicht erfüllen, die mit einer Öl- oder Gasheizung versorgt werden und in denen die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind, sind 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Alle drei Merkmale müssen zusammentreffen. Fehlt eines, bleibt es bei der freien Wahl zwischen 50 und 70 Prozent.

Den umgekehrten Fall regelt Satz 3 derselben Vorschrift: Sind die freiliegenden Leitungen überwiegend ungedämmt und wird deswegen ein wesentlicher Anteil des Wärmeverbrauchs gar nicht erfasst, darf der Verbrauch nach anerkannten Regeln der Technik bestimmt werden und gilt dann als erfasster Verbrauch (§ 7 Abs. 1 Sätze 3 und 4 HeizkostenV). Dahinter steckt das Rohrwärme-Problem: In Gebäuden mit ungedämmten Steigsträngen heizen die Leitungen mit, und wer sparsam ist, wird ohne Korrektur überproportional belastet.

Wer den einmal gewählten Maßstab ändern will, kann das nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums und nur aus einem der drei in § 6 Abs. 4 HeizkostenV genannten Gründe: Einführung einer Vorerfassung nach Nutzergruppen, bauliche Maßnahmen mit nachhaltiger Einsparung oder ein anderer sachgerechter Grund nach der erstmaligen Bestimmung. Einen vertraglich vereinbarten höheren Satz als 70 Prozent lässt die Verordnung unberührt (§ 10 HeizkostenV); das betrifft Altvereinbarungen, nicht einen neuen Beschluss.

Welche Kosten dürfen überhaupt in die Heizkostenabrechnung?

Der Katalog steht in § 7 Abs. 2 HeizkostenV. Er umfasst die Brennstoffkosten und ihre Lieferung, den Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, die regelmäßige Prüfung von Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, die Reinigung von Anlage und Betriebsraum, die Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz sowie Miete, Verwendung, Eichung, Berechnung und Aufteilung der Messgeräte samt der Informationen nach § 6a.

Nicht dazu gehört, was Instandhaltung oder Instandsetzung ist. Die Reparatur einer defekten Umwälzpumpe und der Austausch des Kessels laufen über die Erhaltung und werden nach dem allgemeinen Kostenschlüssel des § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG verteilt. Wo die Grenze verläuft, führt der Beitrag zur baulichen Veränderung aus; die Finanzierung eines Anlagentauschs behandelt der Beitrag zum Heizungstausch.

Sind Heizung und Warmwasserbereitung technisch verbunden, wird vorab aufgeteilt: Die auf das Warmwasser entfallende Wärmemenge ist mit einem Wärmezähler zu messen, und nur bei unzumutbar hohem Aufwand darf sie nach der Zahlenwertgleichung des § 9 Abs. 2 HeizkostenV berechnet werden. Erst danach werden beide Teile nach § 7 Abs. 1 und § 8 Abs. 1 verteilt (§ 9 Abs. 4).

Was gilt, wenn ein Heizkostenverteiler ausgefallen ist?

Dann wird der Verbrauch geschätzt, nach einer Vorgabe mit drei zugelassenen Methoden. Kann der anteilige Verbrauch wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, ist er zu ermitteln auf Grundlage des Verbrauchs derselben Räume in vergleichbaren Zeiträumen, des Verbrauchs vergleichbarer anderer Räume im selben Abrechnungszeitraum oder des Durchschnittsverbrauchs des Gebäudes oder der Nutzergruppe (§ 9a Abs. 1 HeizkostenV). Der geschätzte Wert tritt an die Stelle des erfassten Verbrauchs.

Diese Ersatzrechnung hat eine harte Grenze. Überschreitet die betroffene Wohn- oder Nutzfläche 25 Prozent der insgesamt maßgeblichen Fläche, sind die Kosten ausschließlich nach dem Flächenmaßstab zu verteilen (§ 9a Abs. 2 HeizkostenV), die verbrauchsabhängige Abrechnung entfällt dann für alle. Wer drei ausgefallene Geräte in einer Gemeinschaft mit zwölf Einheiten hat, sollte das vorher nachrechnen.

Beim Eigentümerwechsel trennt die Verordnung sauber: Die verbrauchsabhängigen Kosten werden auf Grundlage der Zwischenablesung aufgeteilt, die übrigen Wärmekosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig und die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b Abs. 2 HeizkostenV). Welche Beträge nach einem Verkauf wen treffen, ist eine eigene Frage; sie steht im Beitrag zum Eigentümerwechsel.

Gilt das Kürzungsrecht von 15 Prozent auch in der WEG?

Hier steht die Korrektur, die viele Ratgeber schuldig bleiben. Das Kürzungsrecht besteht dem Grunde nach: Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen; fehlen fernablesbare Messgeräte oder werden die Informationen nach § 6a nicht vollständig mitgeteilt, sind es 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 Sätze 1 bis 3 HeizkostenV). Satz 4 derselben Vorschrift nimmt das Wohnungseigentum jedoch ausdrücklich aus: Die Sätze 1 bis 3 sind nicht anzuwenden beim Wohnungseigentum im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer; insoweit verbleibt es bei den allgemeinen Vorschriften.

Ein Eigentümer, der mit der Abrechnung seiner eigenen Gemeinschaft unzufrieden ist, kann also nicht einfach 15 Prozent abziehen. Sein Weg führt über das Wohnungseigentumsgesetz: Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), den Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung geltend machen (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG) und einen fehlerhaften Beschluss über die Nachschüsse anfechten. Dafür gilt die Doppelfrist des § 45 Satz 1 WEG: ein Monat zum Erheben der Klage, zwei Monate zur Begründung, jeweils ab Beschlussfassung. Der Ablauf steht im Beitrag zum Beschluss anfechten.

Anders liegt es bei einer vermieteten Eigentumswohnung. Dort ist der Mieter Nutzer, der vermietende Eigentümer steht ihm gegenüber dem Gebäudeeigentümer gleich (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV), und das Kürzungsrecht greift in diesem Verhältnis. Die Abgrenzung der beiden Abrechnungen behandelt der Beitrag zur vermieteten Eigentumswohnung.

Welche Informationen muss jede Abrechnung mitliefern?

Seit dem Abrechnungszeitraum, der ab dem 1. Dezember 2021 begann, hängt an jeder Abrechnung ein Informationspaket. Beruht sie auf dem tatsächlichen Verbrauch oder auf Ablesewerten, sind den Nutzern der Anteil der eingesetzten Energieträger, die erhobenen Steuern, Abgaben und Zölle, die Entgelte für Gebrauchsüberlassung, Eichung, Ablesung und Abrechnung, Kontaktadressen von Verbraucherorganisationen und ein grafischer Vergleich des witterungsbereinigten Verbrauchs mit dem Vorzeitraum zugänglich zu machen (§ 6a Abs. 3 HeizkostenV).

Dazu kommt die laufende Information während des Jahres. Sind fernablesbare Geräte installiert, sind die Verbrauchsinformationen seit dem 1. Januar 2022 monatlich mitzuteilen (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV) und enthalten den Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden sowie den Vergleich mit Vormonat, Vorjahresmonat und einem Durchschnittsnutzer (§ 6a Abs. 2). Ohne Fernablesung gilt diese Pflicht nicht, dafür läuft die Nachrüstfrist: Nicht fernablesbare Geräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht sein (§ 5 Abs. 3 Satz 1 HeizkostenV). Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag zu den fernablesbaren Heizkostenverteilern.

Für selbstverwaltete Gemeinschaften ist das vor allem eine Ablagefrage: Der Messdienstleister liefert die Werte, jemand gibt sie weiter und bewahrt die Belege so auf, dass die Einsicht nach § 18 Abs. 4 WEG jederzeit möglich ist. In der Selbstverwaltung mit dotega liegen Abrechnung, Messdienstvertrag und die monatlichen Verbrauchsinformationen an einer Stelle, auf die jeder Eigentümer Zugriff hat, statt in einem Postfach der Verwaltung; wie die Zusammenarbeit abläuft, zeigt So funktioniert’s.

Wo die Verordnung an ihre Grenzen kommt

Drei Punkte sind belegbar, zwei Fragen bleiben offen. Beides gehört in eine ehrliche Darstellung, weil an dieser Abrechnung in vielen Gemeinschaften der meiste Streit hängt.

Die Verordnung gilt nicht überall. Ausgenommen sind unter anderem Räume in Gebäuden mit einem Heizwärmebedarf von weniger als 15 kWh je Quadratmeter und Jahr, Räume, bei denen die Erfassung nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich ist (also nicht durch die in der Regel innerhalb von zehn Jahren erzielbaren Einsparungen zu erwirtschaften), sowie Gebäude, die überwiegend mit Wärme aus Rückgewinnung, Solaranlagen, Kraft-Wärme-Kopplung oder Abwärme versorgt werden (§ 11 Abs. 1 HeizkostenV). Für das Warmwasser gilt das entsprechend (§ 11 Abs. 2).

Eine verbrauchsabhängige Abrechnung bildet nicht ab, wo eine Wohnung liegt. Die Dachgeschosswohnung an der Wetterseite verbraucht bei gleichem Heizverhalten mehr als die Wohnung im zweiten Stock zwischen zwei beheizten Nachbarn. Dafür ist der Flächenanteil da, und deshalb ist die Wahl zwischen 50 und 70 Prozent eine echte Entscheidung: Ein hoher Verbrauchsanteil belohnt sparsames Heizen und belastet exponierte Lagen, ein niedriger tut das Gegenteil. Diese Abwägung nimmt die Verordnung der Gemeinschaft nicht ab.

Wärmepumpen sind erst seit kurzem erfasst. Wurde ihr anteiliger Verbrauch am 1. Oktober 2024 noch nicht gemessen, war bis zum Ablauf des 30. September 2025 eine Ausstattung zur Verbrauchserfassung zu installieren; die Verordnung gilt dann erstmals für den Abrechnungszeitraum, der nach der Installation beginnt (§ 12 Abs. 3 Sätze 1 und 2 HeizkostenV).

Offen bleibt zweierlei. Ob ein einzelner fehlerhafter Ansatz den Beschluss über die Nachschüsse insgesamt anfechtbar macht, hängt vom Einzelfall ab und gehört in eine anwaltliche Prüfung. Und ob sich eine Gemeinschaft auf die Ausnahme der unverhältnismäßig hohen Kosten berufen kann, beantwortet nur eine Wirtschaftlichkeitsrechnung für das konkrete Gebäude, keine Faustregel.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Prozent der Heizkosten werden nach Verbrauch abgerechnet?

Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage werden nach dem erfassten Wärmeverbrauch verteilt, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt derselbe Rahmen (§ 8 Abs. 1). In unsanierten Öl- und Gas-Gebäuden mit überwiegend gedämmten freiliegenden Leitungen sind 70 Prozent zwingend (§ 7 Abs. 1 Satz 2).

Kann eine WEG beschließen, die Heizkosten nur nach Fläche zu verteilen?

Nein. Die Heizkostenverordnung gilt für Wohnungseigentum unabhängig von abweichenden Vereinbarungen oder Beschlüssen (§ 3 Satz 1 HeizkostenV). Eine reine Flächenverteilung ist nur in den Ausnahmefällen des § 11 zulässig oder dann, wenn die Schätzung nach § 9a Abs. 1 mehr als 25 Prozent der Fläche betrifft (§ 9a Abs. 2).

Darf ich als Eigentümer 15 Prozent kürzen, wenn die Abrechnung falsch ist?

Im Verhältnis zur eigenen Gemeinschaft nicht. § 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV nimmt das Wohnungseigentum vom Kürzungsrecht aus; es bleibt bei den allgemeinen Vorschriften. Als Vermieter gegenüber dem eigenen Mieter kann das Kürzungsrecht dagegen greifen.

Was passiert, wenn ich mitten im Jahr verkaufe?

Die Gemeinschaft muss eine Zwischenablesung der betroffenen Räume vornehmen (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Die verbrauchsabhängigen Kosten werden danach aufgeteilt, die übrigen Wärmekosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b Abs. 2). Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, gelten für alle Kosten die Maßstäbe für die übrigen Kosten (§ 9b Abs. 3).

Muss meine Gemeinschaft monatliche Verbrauchsinformationen verschicken?

Nur wenn fernablesbare Geräte installiert sind. Dann gilt die monatliche Information seit dem 1. Januar 2022 (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV) mit dem Verbrauch des Vormonats in Kilowattstunden und zwei Vergleichswerten (§ 6a Abs. 2). Nicht fernablesbare Geräte sind bis zum 31. Dezember 2026 nachzurüsten (§ 5 Abs. 3 Satz 1).

Vier Zahlen, mit denen sich jede Abrechnung prüfen lässt

Wer die nächste Heizkostenabrechnung in der Hand hält, braucht keine Spezialkenntnisse, sondern vier Werte. Erstens die Quote: Steht dort ein Verbrauchsanteil zwischen 50 und 70 Prozent, und ist es derselbe wie im Vorjahr? Zweitens die Fläche: Stimmt die für die eigene Einheit angesetzte Wohnfläche mit der aus der Teilungserklärung überein? Drittens die Summe der Einzelverbräuche: Ergibt sie den Gesamtverbrauch des Gebäudes, und tauchen geschätzte Werte auf? Viertens die Kostenarten: Steht dort etwas, das nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV nicht hineingehört, etwa eine Reparatur?

Die Prüfung lohnt sich vor der Versammlung. Der Verwaltungsbeirat sieht die Abrechnung ohnehin vor dem Beschluss, und die Belege liegen nach § 18 Abs. 4 WEG jedem Eigentümer offen. Was danach in den Wirtschaftsplan fürs kommende Jahr geht, ist dann eine Fortschreibung mit bekannten Zahlen statt einer Schätzung ins Blaue. Der Herbst ist dafür der passende Zeitpunkt, weil die Heizperiode gerade erst begonnen hat. Wer die laufenden Vorschüsse anpassen muss, findet die Regeln im Beitrag zum Hausgeld; wie eine einzelne Sanierungsmaßnahme finanziert wird, steht im Beitrag zur Sonderumlage.