Fristen zum Jahreswechsel in der WEG: was bis zum 31. Dezember entschieden sein muss

Zum Jahreswechsel laufen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft drei Arten von Terminen zusammen. Erstens echte gesetzliche Stichtage, allen voran die Pflicht, nicht fernablesbare Erfassungsgeräte bis zum 31. Dezember 2026 nachzurüsten oder auszutauschen (§ 5 Abs. 3 Satz 1 Heizkostenverordnung – HeizkostenV). Zweitens Entscheidungen, die nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums wirksam werden und deshalb vor dem 1. Januar fallen müssen, etwa die Änderung des Heizkostenschlüssels (§ 6 Abs. 4 letzter Satz HeizkostenV). Drittens Termine, die im Gesetz überhaupt kein Datum haben, darunter die Jahresabrechnung: Das Wohnungseigentumsgesetz verlangt sie lediglich „nach Ablauf des Kalenderjahres“ (§ 28 Abs. 2 WEG), ohne Monatsfrist. Wer die drei Gruppen auseinanderhält, spart sich die meisten Dezember-Diskussionen.

Welche Fristen laufen zum Jahreswechsel wirklich ab?

Die folgende Übersicht enthält nur Termine, die aus dem Gesetzestext selbst stammen. Alles, was in Ratgebern sonst noch als Jahresfrist kursiert, steht weiter unten im Abschnitt über die Termine ohne Frist.

Zwei Zeilen dieser Tabelle treffen jede Gemeinschaft mit zentraler Heizung, zwei weitere nur Eigentümer, die vermieten. Der Rest hängt davon ab, wann die laufende Verwalterbestellung endet und ob im Dezember überhaupt beschlossen wird.

Warum die Nachrüstpflicht Ende 2026 der härteste Termin ist

Seit dem 1. Dezember 2021 müssen neu installierte Zähler und Heizkostenverteiler fernablesbar sein, also ohne Zugang zu einzelnen Nutzeinheiten abgelesen werden können (§ 5 Abs. 2 Satz 1 und 2 HeizkostenV). Für den Bestand gilt eine eigene Regel: Geräte, die bis zum 1. Dezember 2021 installiert wurden, müssen bis zum 31. Dezember 2026 die Anforderungen an Fernablesbarkeit und Interoperabilität durch Nachrüstung oder Austausch erfüllen (§ 5 Abs. 3 Satz 1 HeizkostenV). Diese Frist endet also in der laufenden Heizperiode und wird nicht verlängert.

Die Verordnung kennt dazu eine enge Ausnahme. Satz 2 derselben Vorschrift lässt die Pflicht entfallen, wenn die Umstellung im Einzelfall wegen besonderer Umstände technisch nicht möglich ist oder durch einen unangemessenen Aufwand oder in sonstiger Weise zu einer unbilligen Härte führen würde. Beides ist eine Einzelfallentscheidung und keine Pauschale für ein ganzes Haus; wer sich darauf stützt, lässt sich die Gründe vom Messdienst oder Fachbetrieb schriftlich geben und legt sie zu den Verwaltungsunterlagen. Was an der Umstellung sonst noch hängt, von der monatlichen Verbrauchsinformation bis zum Vertrag mit dem Messdienst, führt der Beitrag zu den fernablesbaren Heizkostenverteilern aus.

Beschlossen wird eine solche Umstellung mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG), denn sie gehört zur ordnungsmäßigen Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG); die Kosten tragen alle nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 Satz 1 WEG). Steht der Beschluss erst im Dezember an, bleibt für die Montage kaum Zeit, weshalb der Punkt in jede Versammlung des laufenden Jahres gehört.

Welche Entscheidungen nur zum Jahresbeginn wirken?

Die wichtigste steht in der Heizkostenverordnung. Die Wahl der Abrechnungsmaßstäbe liegt beim Gebäudeeigentümer, und sie lässt sich für künftige Abrechnungszeiträume nur aus drei Gründen ändern: bei Einführung einer Vorerfassung nach Nutzergruppen, nach baulichen Maßnahmen, die nachhaltig Einsparungen von Heizenergie bewirken, oder aus anderen sachgerechten Gründen nach der erstmaligen Bestimmung (§ 6 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 bis 3 HeizkostenV). Entscheidend ist der Schlusssatz derselben Vorschrift: Festlegung und Änderung sind nur mit Wirkung zum Beginn eines Abrechnungszeitraumes zulässig. Wer im Februar beschließt, den verbrauchsabhängigen Anteil von 50 auf 70 vom Hundert anzuheben, verschiebt die Wirkung damit um elf Monate. Die Spanne selbst liegt bei mindestens 50 und höchstens 70 vom Hundert (§ 7 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV), und sie ist in bestimmten Gebäuden auf 70 vom Hundert festgelegt (§ 7 Abs. 1 Satz 2). Welche Posten überhaupt in die Abrechnung gehören, trennt der Beitrag zur Heizkostenabrechnung.

Der zweite Punkt mit Jahresbezug ist der Wirtschaftsplan. Der Verwalter stellt ihn jeweils für ein Kalenderjahr auf, und die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen (§ 28 Abs. 1 WEG). Ein Datum nennt das Gesetz dafür nicht. Praktisch gehört der Beschluss trotzdem vor den 1. Januar, weil die monatlichen Zahlungen sonst ohne frisch beschlossene Grundlage weiterlaufen; ob und wie lange die Vorschüsse aus dem alten Plan fortgelten, ist eine Einzelfallfrage, die sich am sichersten durch einen ausdrücklichen Fortgeltungsbeschluss erledigen lässt. Wie der Plan entsteht und welche Positionen hineingehören, zeigt der Beitrag zum Wirtschaftsplan; was daraus monatlich wird, beschreibt der Beitrag zum Hausgeld.

Dritter Punkt ist die Höhe der Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Ihre Ansammlung gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG), und der Betrag wird mit dem Wirtschaftsplan beschlossen. Steht im kommenden Jahr eine größere Maßnahme an, entscheidet dieser Beschluss darüber, ob später eine Sonderumlage nötig wird. Die angemessene Höhe und ihre Berechnung behandelt der Beitrag zur Erhaltungsrücklage.

Welche Fristen treffen Eigentümer, die vermieten?

Hier ist der 31. Dezember ein harter Termin. Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 und 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 läuft diese Frist damit am 31. Dezember 2026 ab. Nach Fristablauf ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 3). Umgekehrt hat der Mieter seine Einwendungen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen (Satz 5). Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Diese Frist hängt nicht am Beschluss der Gemeinschaft. Seit der Reform 2020 beschließen die Wohnungseigentümer nur noch über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG); die Mieterabrechnung lässt sich deshalb auf die Zahlen der Jahresabrechnung stützen, ohne auf diesen Beschluss zu warten. Welche Posten der Gemeinschaftsabrechnung überhaupt weitergereicht werden dürfen, trennt der Beitrag zur vermieteten Eigentumswohnung.

Zum Jahreswechsel kommt die Ablesung dazu. Bei nicht fernablesbaren Geräten soll das Ableseergebnis dem Nutzer in der Regel innerhalb eines Monats mitgeteilt werden (§ 6 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Wer im Dezember ablesen lässt, hat die Werte also im Januar auf dem Tisch.

Welche Termine im Dezember gar keine Frist sind

Drei Punkte werden regelmäßig für Fristen gehalten, obwohl das Gesetz keine nennt.

Die Jahresabrechnung ist der bekannteste Fall. § 28 Abs. 2 WEG verlangt sie „nach Ablauf des Kalenderjahres“, ohne Monatsangabe. Die oft zitierte Sechsmonatsfrist stammt aus anderen Regelungswerken und steht für das Wohnungseigentum nicht im Gesetz; dasselbe gilt für den Vermögensbericht, den der Verwalter „nach Ablauf eines Kalenderjahres“ zu erstellen hat (§ 28 Abs. 4 WEG). Der Anspruch jedes Eigentümers auf eine ordnungsmäßige Verwaltung bleibt davon unberührt (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG), und wer Einsicht nehmen will, kann das nach § 18 Abs. 4 WEG verlangen. Was in eine saubere Abrechnung gehört, zeigt der Beitrag zur Jahresabrechnung.

Die Eigentümerversammlung ist der zweite Fall. Der Verwalter beruft sie mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG), ein Monat steht dort nicht. Die Einberufung erfolgt in Textform, und die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG). Wer die Dezember-Versammlung plant, rechnet also rückwärts von diesen drei Wochen, wie der Beitrag zur Eigentümerversammlung beschreibt.

Der dritte Fall ist das Hausgeld selbst. Wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind, beschließen die Wohnungseigentümer (§ 28 Abs. 3 WEG). Ein gesetzlicher Fälligkeitstag zum Monatsersten existiert nicht; er ergibt sich erst aus dem Beschluss. Dasselbe gilt für die Frage, ab wann ein säumiger Eigentümer in Verzug gerät, die der Beitrag zu den Hausgeldrückständen behandelt.

Ein echter Termin steckt dagegen im Verwaltervertrag. Die Bestellung kann auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei; eine erneute Bestellung braucht einen neuen Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann (§ 26 Abs. 2 WEG). Abberufen werden kann der Verwalter jederzeit, der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3), und von alldem darf nicht abgewichen werden (§ 26 Abs. 5). Läuft die Bestellung zum 31. Dezember aus, ist der Beschluss über die Nachfolge damit das eigentliche Jahresendthema, wie der Beitrag zum Verwalterwechsel zeigt.

In der betreuten Selbstverwaltung mit dotega hängen diese Termine als Fristen am jeweiligen Vorgang statt in einem privaten Kalender: Nachrüstung der Messtechnik, Ablauf der Bestellzeit, Beschlusstermine und die Zwölfmonatsfrist für vermietete Wohnungen sind für alle Eigentümer einsehbar hinterlegt, und ab dem Paket Komfort steht ein zertifizierter Ansprechpartner für Rückfragen bereit. Wie die Abläufe im Einzelnen aussehen, zeigt die Seite So funktioniert’s.

Wo eine Jahresend-Checkliste an Grenzen stößt

Eine Liste wie die obige deckt das Bundesrecht ab und sonst nichts. Fristen aus der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung stehen nicht darin, und sie können abweichen: Ein vereinbarter Abrechnungszeitraum, der nicht dem Kalenderjahr folgt, verschiebt sämtliche Anknüpfungen aus § 28 WEG. Wer eine Jahresendliste aufstellt, liest deshalb zuerst die eigene Urkunde.

Der zweite blinde Fleck ist das Landes- und Gemeinderecht. Räum- und Streupflichten, Feuerstättenschau, Kehrintervalle und Prüfungen technischer Anlagen folgen Satzungen und Landesvorschriften, nicht dem Bundesgesetz. Hier eine bundesweite Frist zu nennen, wäre geraten; die Auskunft gibt die Gemeinde oder der zuständige Betrieb.

Drittens hilft ein Beschluss im Dezember wenig, wenn er angefochten wird. Die Klage ist binnen eines Monats nach der Beschlussfassung zu erheben und binnen zweier Monate zu begründen (§ 45 Satz 1 WEG). Ein am 15. Dezember gefasster Beschluss ist damit bis Mitte Januar angreifbar, der Streit über den Wirtschaftsplan also möglicherweise erst im Frühjahr geklärt. Wer das vermeiden will, beschließt früher im Jahr und begründet den Antrag sauber, wie der Beitrag zum Beschluss anfechten ausführt.

Viertens ist nicht jede Frist eine Pflicht der Gemeinschaft. Die Heizungsprüfung nach § 60b GModG trifft den Verantwortlichen für die Anlage (§ 8 Abs. 1 GModG), für die zentrale Heizung also die Gemeinschaft; die Betriebskostenabrechnung nach § 556 Abs. 3 BGB schuldet dagegen jeder vermietende Eigentümer für sich. Wer beides in dieselbe Liste schreibt, sollte die Spalte „wer“ mitführen. Den Ablauf der Prüfung selbst beschreibt der Beitrag zur Heizungsprüfung.

Häufig gestellte Fragen

Muss die Jahresabrechnung bis zum 30. Juni vorliegen?

Nein. Das Wohnungseigentumsgesetz nennt für die Jahresabrechnung keine Frist, sondern nur den Zeitpunkt „nach Ablauf des Kalenderjahres“ (§ 28 Abs. 2 WEG). Eine feste Monatsfrist kann sich aus einer Vereinbarung oder einem Beschluss der Gemeinschaft ergeben, aus dem Gesetz nicht.

Was passiert, wenn die Heizkostenverteiler am 31. Dezember 2026 noch nicht fernablesbar sind?

Die Pflicht aus § 5 Abs. 3 Satz 1 HeizkostenV bleibt bestehen und ist nachzuholen. Satz 2 lässt sie nur entfallen, wenn die Umstellung im Einzelfall technisch nicht möglich ist oder zu unangemessenem Aufwand oder einer unbilligen Härte führen würde.

Können wir den Heizkostenschlüssel noch im Januar für das laufende Jahr ändern?

Nein. Festlegung und Änderung der Abrechnungsmaßstäbe sind nur mit Wirkung zum Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig (§ 6 Abs. 4 letzter Satz HeizkostenV). Ein Beschluss im Januar wirkt deshalb erst für den folgenden Abrechnungszeitraum.

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung für 2025 beim Mieter sein?

Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, bei einem Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember 2026 (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat (Satz 3).

Dürfen wir den Verwalter schon jetzt für die Zeit ab 2029 wiederbestellen?

Nur, wenn die laufende Bestellungszeit innerhalb eines Jahres endet. Ein Wiederbestellungsbeschluss kann frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG), und von dieser Regel darf nicht abgewichen werden (§ 26 Abs. 5 WEG).

Zwei Blätter reichen für den Dezember

Auf dem ersten stehen die Termine mit Datum: die Nachrüstung der Messtechnik bis zum 31. Dezember 2026, eine etwaige Änderung des Heizkostenschlüssels mit Wirkung zum 1. Januar, die Zwölfmonatsfrist der Betriebskostenabrechnung und das Ende der laufenden Verwalterbestellung. Jede dieser Zeilen trägt eine Fundstelle und einen Namen, der sie bearbeitet.

Auf dem zweiten stehen die Punkte ohne gesetzliche Frist, die trotzdem ins Jahresende gehören: Wirtschaftsplan und Rücklagenzuführung fürs Folgejahr, der Termin der nächsten Versammlung samt dreiwöchiger Einladungsfrist und die Vorbereitung der Abrechnung. Diese Liste altert nicht. Sie lässt sich im Dezember abhaken und im nächsten Jahr erneut verwenden.

Miriam Berger

Fachautorin für WEG-Finanzen

Foto: Symbolbild

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