Der erste Wirtschaftsplan ohne Vorjahreszahlen: woher die Beträge kommen

Die Pflicht entfällt nicht, wenn Vergangenheitswerte fehlen: Für jedes Kalenderjahr ist ein Wirtschaftsplan aufzustellen (§ 28 Abs. 1 Satz 2 des Wohnungseigentumsgesetzes – WEG), und die Wohnungseigentümer beschließen auf dieser Grundlage über die Vorschüsse zur Kostentragung und zur Rücklage (Satz 1). Ohne Vorjahr entstehen die Beträge aus den Verträgen, Bescheiden und Angeboten, die der Gemeinschaft vorliegen, ergänzt um veröffentlichte Richtwerte für die Erhaltungsrücklage. Eine Frist für diesen Beschluss nennt das Gesetz nicht. Eine Position, die zu niedrig geschätzt war, wird nach Ablauf des Jahres über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse ausgeglichen (§ 28 Abs. 2 WEG); teuer wird vor allem, was gar nicht erst eingeplant wurde.

Woher kommen die Zahlen, wenn es kein Vorjahr gibt?

Der Aufbau des Plans bleibt derselbe wie in jedem Folgejahr, nachzulesen im Beitrag zum Wirtschaftsplan. Nur die erste Spalte fehlt. An ihre Stelle treten fünf Quellen, die eine neue Gemeinschaft fast immer schon im Haus hat.

Die laufenden Verträge sind die härteste davon. Gebäudeversicherung, Wartung der Heizung, Aufzugsvertrag, Treppenhausreinigung und Hausmeisterdienst nennen Beträge, die für das kommende Jahr feststehen oder sich an einer vereinbarten Anpassung orientieren. Welche Deckungen überhaupt dazugehören, ordnet der Beitrag zur Gebäudeversicherung ein; die angemessene Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert und die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht gehören zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 3 WEG).

Die zweite Quelle sind die Bescheide der Kommune über Grundbesitzabgaben, Müll, Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser. Sie kommen jährlich und tragen bereits den Betrag, mit dem zu rechnen ist. Dritte Quelle sind die Abschlagspläne der Versorger für Allgemeinstrom und Wärme, die beim Erstbezug aus der Auslegung der Anlage geschätzt werden und entsprechend unsicher sind. Vierte Quelle sind Angebote für konkret geplante Arbeiten. Fünfte Quelle ist der Unterlagenbestand selbst: Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Übernimmt eine Gemeinschaft die Verwaltung selbst, liegt der Schlüssel zu brauchbaren Zahlen in der Übergabe, die der Beitrag zum Verwalterwechsel Schritt für Schritt beschreibt.

Vor der ersten Rechnung steht die Verteilung. Die Kosten der Gemeinschaft trägt jeder Wohnungseigentümer nach dem Verhältnis seines Anteils (§ 16 Abs. 2 Satz 1 WEG), und für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten können die Eigentümer eine abweichende Verteilung beschließen (Satz 2). Welcher Schlüssel gilt, steht in der Urkunde, die der Beitrag zur Teilungserklärung aufschlüsselt. Bei einer neu begründeten Gemeinschaft lohnt ein zweiter Blick: Die Hausgeldvorschau eines Bauträgers ist eine Verkaufsunterlage; gebunden ist die Gemeinschaft erst an das, was sie selbst beschließt.

Welche Richtwerte taugen für die Erhaltungsrücklage?

Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Eine Summe nennt das WEG nicht. In der Praxis wird deshalb auf die einzigen veröffentlichten, nach Gebäudealter gestaffelten Werte zurückgegriffen, die es gibt: auf § 28 Abs. 2 der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV). Diese Verordnung regelt die Wirtschaftlichkeitsberechnung im öffentlich geförderten Wohnungsbau und gilt für Wohnungseigentum nicht unmittelbar. Ihre Sätze sind außerdem Höchstsätze, keine Bedarfswerte.

Angesetzt werden dürfen dort je Quadratmeter Wohnfläche im Jahr höchstens 7,10 Euro, wenn die Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres weniger als 22 Jahre zurückliegt, höchstens 9 Euro ab 22 Jahren und höchstens 11,50 Euro ab 32 Jahren. Ist ein maschinell betriebener Aufzug vorhanden, erhöhen sich die Sätze um 1 Euro (§ 28 Abs. 2 Satz 3 II. BV). Für Garagen und ähnliche Einstellplätze gelten höchstens 68 Euro jährlich je Platz (§ 28 Abs. 5 II. BV). Die Beträge werden nach § 28 Abs. 5a in Verbindung mit § 26 Abs. 4 II. BV fortgeschrieben.

Für eine Neubauanlage mit 900 Quadratmetern Wohnfläche und ohne Aufzug ergibt der unterste Satz 6.390 Euro im Jahr, also 532,50 Euro im Monat. Verteilt auf zwölf gleich große Einheiten sind das rund 44 Euro je Einheit und Monat allein für die Rücklage. Die drei gängigen Berechnungswege samt ihrer Schwächen stellt der Beitrag zur Erhaltungsrücklage nebeneinander.

Die letzte Zeile gehört in den Plan wie jede andere Position. Für eine klassische Vollverwaltung liegen die Angebote 2026 bei 45 bis 70 Euro je Einheit und Monat; die betreute Selbstverwaltung mit dotega beginnt bei 9,80 Euro je Einheit und Monat, und den Betrag für die eigene Einheitenzahl zeigt die Seite Preise.

Was gehört in den Beschluss, und welche Mehrheit zählt?

Hier steckt der Fehler, der dem ersten Plan am häufigsten das Genick bricht. Beschlossen wird seit dem 1. Dezember 2020 nicht der Wirtschaftsplan als Ganzes, sondern die Vorschüsse, die sich aus ihm ergeben (§ 28 Abs. 1 Satz 1 WEG). Der Plan ist die Grundlage der Entscheidung und bleibt Anlage. Ein Beschlusstext, der den Plan „genehmigt“, geht an der Vorschrift vorbei; tragfähig ist die Festsetzung der monatlichen Vorschüsse je Einheit, bezogen auf einen genau bezeichneten Plan. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört genau das: die Festsetzung von Vorschüssen nach § 28 Absatz 1 Satz 1 (§ 19 Abs. 2 Nr. 5 WEG).

Formal gelten die üblichen Regeln. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); welche Gegenstände davon abweichen, sortiert der Beitrag zu den Mehrheiten. Zur Gültigkeit ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG), und die Einberufung erfolgt in Textform mit einer Soll-Frist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Ablauf und Vorsitz beschreibt der Beitrag zur Eigentümerversammlung.

Ein zweiter Beschluss gehört beim ersten Mal dazu, weil nichts eingespielt ist: Die Wohnungseigentümer können beschließen, wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind (§ 28 Abs. 3 WEG). Ohne diesen Punkt bleibt offen, ob am Dritten oder am Fünften gezahlt wird und ob per Lastschrift oder Dauerauftrag. Was in diesen Beträgen enthalten ist, erklärt der Beitrag zum Hausgeld. Wer überstimmt wird, hat einen Monat Zeit, die Anfechtungsklage zu erheben, und zwei Monate, sie zu begründen (§ 45 Satz 1 WEG).

Wie genau muss eine Schätzung sein?

Genauer, als viele erste Pläne sind, und ungenauer, als die Sorge vermuten lässt. Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG), und dafür stellt die Verwaltung eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf (Satz 2). Das System korrigiert sich also selbst, wie der Beitrag zur Jahresabrechnung zeigt. Dass einzelne Betriebskostenpositionen im ersten Jahr spürbar danebenliegen, ist der Regelfall und kein Mangel des Plans.

Zwei Dinge korrigiert dieser Mechanismus allerdings nicht. Das eine ist die Liquidität: Eine neue Gemeinschaft startet ohne Guthaben, und die erste große Rechnung kommt, bevor zwölf Monatsvorschüsse eingegangen sind. Ein Zuschlag von etwa einer Monatsrate auf die Summe der Betriebskosten verschafft dem Konto Luft, das der Beitrag zum WEG-Konto beschreibt. Das andere sind größere Einzelbeträge, die im laufenden Jahr auftauchen und die Rücklage übersteigen. Dafür ist die Sonderumlage da, mit den Voraussetzungen aus dem Beitrag zur Sonderumlage.

Einen Termin, bis zu dem all das stehen muss, gibt das Gesetz nicht vor. § 28 Abs. 1 WEG nennt das Kalenderjahr als Planungszeitraum und kein Datum für den Beschluss. Welche Fristen im Jahreslauf wirklich im Gesetz stehen und welche nur in Ratgebern, trennt der Beitrag zu den Fristen zum Jahreswechsel.

Wo die Schätzung ohne Vorjahr an ihre Grenzen kommt

Die Richtwerte der II. BV sind Höchstsätze einer Kostenmiete und kennen das konkrete Gebäude nicht. Ein Flachdach, das in vier Jahren fällig wird, steht in keiner nach Baujahr gestaffelten Tabelle. Wer nur nach Quadratmetern rechnet, bekommt eine Zahl, die sich gut verteidigen lässt und trotzdem zu klein sein kann.

Beim Neubau trügt zusätzlich die Ruhe. Gewährleistungsansprüche decken Mängel ab, nicht die Abnutzung, und die ersten teuren Erneuerungen liegen weit genug entfernt, um in der ersten Versammlung niemanden zu beunruhigen. Eine Rücklage, die am untersten Satz ausgerichtet wird, verschiebt die Last auf spätere Jahre und damit auf Eigentümer, die heute noch nicht am Tisch sitzen.

Am unsichersten sind die verbrauchsabhängigen Positionen. Wärme, Wasser und Allgemeinstrom hängen am Wetter und an der tatsächlichen Belegung, und beim Erstbezug steht oft nicht einmal fest, wie viele Wohnungen im Januar bewohnt sein werden. Diese Zeilen werden im ersten Jahr eher zu hoch als zu niedrig angesetzt, weil ein Guthaben leichter zu erklären ist als ein Nachschuss. Fällt die Schätzung dauerhaft zu knapp aus, treffen im zweiten Jahr zwei Belastungen zusammen: der Nachschuss für das abgelaufene Jahr und die erhöhten Vorschüsse für das laufende.

Eine Grenze zieht schließlich das Steuerrecht. Ob eine Aufwandsentschädigung für ein Mitglied der Gemeinschaft einkommensteuerlich zu erfassen ist und wie mit Umsatzsteuer umzugehen ist, hängt am Einzelfall und gehört in die Hand einer Steuerberatung. Im Plan steht dafür eine Position mit einem Betrag, nicht die Beurteilung.

Häufig gestellte Fragen

Braucht eine neu gegründete WEG schon im ersten Jahr einen Wirtschaftsplan?

Ja. § 28 Abs. 1 Satz 2 WEG verlangt den Wirtschaftsplan für jedes Kalenderjahr und macht keine Ausnahme für das erste. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer entsteht mit Anlegung der Wohnungsgrundbücher (§ 9a Abs. 1 Satz 2 WEG); ab diesem Zeitpunkt entstehen auch Kosten, die verteilt werden müssen.

Bis wann muss der erste Wirtschaftsplan beschlossen sein?

Ein Datum nennt das Gesetz nicht. § 28 Abs. 1 WEG bestimmt nur den Zeitraum, für den geplant wird. In der Praxis wird der Beschluss vor Beginn des geplanten Jahres gefasst, weil die Vorschüsse sonst erst später fließen; ein Beschluss im laufenden Jahr ist deswegen nicht unwirksam.

Was passiert, wenn die geschätzten Kosten zu niedrig waren?

Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG). Die Differenz wird also nachgefordert, und die laufenden Beträge werden für das neue Jahr angehoben.

Welche Erhaltungsrücklage ist bei einem Neubau angemessen?

Das Gesetz verlangt eine angemessene Rücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG) und nennt keinen Betrag. Als Einstieg dient der unterste Satz des § 28 Abs. 2 Nr. 1 II. BV von 7,10 Euro je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Sobald konkrete Maßnahmen absehbar sind, tritt an die Stelle des Richtwerts eine Rechnung über den tatsächlichen Bedarf.

Dürfen die Vorschüsse ohne Wirtschaftsplan festgesetzt werden?

Davon ist abzuraten. § 28 Abs. 1 WEG verbindet beides: Die Eigentümer beschließen über die Vorschüsse, und zu diesem Zweck wird der Plan aufgestellt. Ein Beschluss ohne diese Grundlage lässt sich innerhalb der Monatsfrist des § 45 Satz 1 WEG angreifen.

Was die erste Zahlenreihe für das zweite Jahr wert ist

Der erste Plan hat eine Aufgabe, die über das Geld hinausgeht: Er legt die Struktur fest, in der die Gemeinschaft von nun an rechnet. Welche Kostenkategorien es gibt, wie sie heißen und nach welchem Schlüssel sie verteilt werden, entscheidet sich jetzt. Wer die Positionen sauber trennt, hat nach zwölf Monaten eine echte Vergleichsgröße. Wer alles unter „Betriebskosten“ bucht, startet im zweiten Jahr wieder bei null.

Deshalb ist die Dokumentation der Annahmen die Arbeit, die sich am stärksten auszahlt. Neben jeden geschätzten Betrag gehört ein Satz dazu, woher er stammt: aus dem Versicherungsschein, aus dem Abfallgebührenbescheid, aus einem Angebot oder aus dem Richtwert der II. BV. In der betreuten Selbstverwaltung mit dotega bekommt jede Kostenkategorie im ersten Plan eine eigene Zeile samt Herkunft der Schätzung, und die gebuchten Beträge laufen im Jahresverlauf daneben mit; der zertifizierte Ansprechpartner geht die geschätzten Positionen vor der Versammlung mit der Gemeinschaft durch. Im nächsten Jahr ist der Plan dann keine Schätzung mehr.

Miriam Berger

Fachautorin für WEG-Finanzen

Foto: Symbolbild

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